Текстові комунікації розпорядчих документів

Непорозуміння між комунікатором (передавачем інформації) і реципієнтом (сприймачем) — явище досить поширене, тому дуже важливо грамотно, кваліфіковано і всебічно обґрунтовано ставитися до питання підготовки ділового документа. Документування управлінської діяльності — це та сфера, де діловодство і діловий стиль покликані успішно доповнювати одне одного

На підприємствах, в установах, організаціях регулювання діяльності фіксується в наказах, розпорядженнях, постановах, ухвалах, вказівках тощо. Інформація, яка міститься у певному тексті, обумовлена його назвою та видом документа. Так, наказами, наприклад, з основної діяльності документують питання фінансово-господарської діяльності підприємств, режиму роботи підприємства, фінансування певних програм, проектів та ін., які потребують підтвердження документами. Накази щодо особового складу належать до кадрової документації. Ними фіксують приймання, переведення, звільнення, направлення у відрядження, надання відпустки, заохочення і т. д. Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства згідно з його повноваженнями.

Дуже часто посадові особи або уповноважені ними органи для вирішення певних питань, що стосуються виробничо-господарської й адміністративної діяльності, видають розпорядження. Вони мають обмежений термін дії. Утім, як свідчить практика документування управлінської діяльності, відмінності між наказом і розпорядженням нерідко нівелюються. На жаль, трапляються випадки, коли в межах однієї організації керівник для вирішення подібних питань в одних випадках видає наказ, а в інших — розпорядження, інколи — накази, і розпорядження одночасно.

Органи управління вищого рівня із найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази. Постанови є адміністративними актами загального порядку, котрі не можуть вичерпати себе одноразовим виконанням і зберігають чинність (якшо не суперечать закону) до їх відміни.

Ухвали приймаються місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Часто ухвалою оформлюють результати діяльності колегіальних органів: колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо. Особливістю ухвали є те, що в ній зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через ЗМІ.

Розпорядження органів державної влади і управлінь виконуються один раз і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одно- осібності. державними органами, громадськими ор ганізаціями чи об'єднаннями тощо.

З питань інформаційно-методичного характеру, а також для виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління широким колом посадових осіб можуть видаватися вказівки. Як правило, вказівки готують міністри, керівники об'єднань, підприємств, їх видають при оформленні відряджень, рішень по точних організаційних питань, а також для доведен ня до відома виконавців нормативних матеріалів.

За комунікативною функцією тексти розпорядчих документів належать до директивних. Призначення таких текстів — дати припис адресату виконання пев ної дії або певної сукупності дій. Саме цим умотиво вується характерна розпорядчим документам мовна організація тексту, нагальна потреба його оптимізації і специфічна структура.

Типові ознаки тексту розпорядчих документів

Розпорядчі документи характеризуються таким сти лем викладу, за якого мають виконуватися умови до стовірності, об'єктивності змісту, нейтральності тону, повноти, аргументованості та логічності інформації, максимальної стислості викладеного. Виконання таких вимог до тексту документів зазвичай позбавляє їх по зиції суб'єктивного висловлювання мовця (автора, ініці атора) до змісту повідомлюваного.

Відсутність означень, обмежене використання зай менникових конструкцій, чіткий розмірений синтаксис, навіть більш структурований, ніж у звичному діловому мовленні, насиченість нейтральними (неемоційнимн) конструкціями створює те «магнітне поле», до якого прикуто увагу читача.

Чіткість організації текстової частини прояв ляється на різних рівнях. Показовим у розпоряд чих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (постановчої) та основ ної (розпорядчої) частин. Просторово виокремлені, логічно розмежовані, вони характеризуються певною автономністю.

Констатуюча частина спрямовує думку реципієнта, дає обгрунтування пропонованих дій, вказує на те, шо зумовило виникнення повідомлення, однак основної інформації не розкриває. Структура вступу констатую чої частини така:

анотація (перерахування проблем, викладених в основному тексті):

прагматичність (опис цільової установки наказу);

концептуальність (деякі теоретичні, методологічні й інші положення, покладеш в основу документа);

енциклрпедичність (опис робіт, що передували цій роботі. На змістовому рівні виявляється у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини: підста ва, мета, причина видання документа).

На обгрунтування дій може впливати:*

посилання на норматнвно-правовий акт ор ганізації вищого рівня або локальний раніше вида ний документ (організаційний, розпорядчий, плано вий та ін.) із зазначенням назви документа, прізвища автора, дати, номера;*

формулювання мети і завдань, шо потребують вирішення;*

опис фактів або подій, що стали причиною ви дання наказу.

Не обов'язково вказувати у констатуючій частині од ночасно і підставу, і мету, і причини видання документа. Дія розпорялчігх документів підстава може містити по силання на нормативночіравовий або локальний доку мент. Мета та причини видання наказу обумовлюються виробничими стггуашями, на вирішення яких створено документ.

Мовні засоби і єдність змісту документа

У констатуючій частині документа речення (інфор- мація-підстава) поєднуються зазвичай за допомогою усталених прийменникових конструкцій і дієприслівнико вих зворотів. Серед прийменникових конструкцій най більш уживаними є такі: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на. у зв'язку з, на впровадження та ін.

Якщо в констатуючій частині є посилання на до кумент, затверджений певним органом, обов'язково вказується, яким саме органом (посадовою особою) і коли його затверджено.

Розташування мовних засобів у реченні

Як правило, речення для зв'язку частин тексту розпорядчих документів розпочинають дієприслівни ковими зворотами і дієприслівниками. Такий спосіб поєднання двох і більше відрізків висловлювання на зивають формально-грача пічним Наприклад: 'Виконую чи розпорядження», «Впроваджуючи новітні технології», «Вивчивши та узагальнивши звіти керівників віддіїів», «Заслухавши доповідачів і обговоривши результати звітів