Щоб текст документа легше сприймався, його роз бивають на абзаци, кожен з яких розпочинається діє прислівниковим зворотом для поєднанням цих двох мовних відрізків.

Заслуговує на увагу організація тексту констатую чої частини у формі розповіді про події, явища, фак ти об'єктивної дійсності із збереженням причиново- наслідкових зв'язків.

Констатуюча частина може бути у формі розповіді, кати потрібно повідомити про певну складну управлін ську ситуацію; про події, що сталися, зберігаючи їх хро нологічний перебіг; встановити причини, що зумовити подію, факт, явище. У тако\гу разі сполучними елемен тами констатуючої та розпорядчої частин теж є прий менникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це. зважаючи на викладене, враховуючи потребу у вдоско- наїенні. Речення, які починаються такими конструк ціями, пишуть з абзацу.

В окремих випадках констатуюча частина може бути відсутня. Як правило, це буває тоді, коли нема потреби роз'яснювати підстави.

Слід звернути увагу, що розділовий знак на межі констатуючої та розпорядчої частин не проставляють, окрім випадків, кати це додатково обумовлюється пра вилами пунктуації: відокремлення дієприслівникового звороту, частин складного речення тощо.

Сполучення частин документа

Хоча констатуюча частина є автономним елементом документа і виконує функції пропозиції, налаштування на подальше сприйняття інформації, її мотивацію, акту альність, але вона поєднана з основною його частиною.

Констатуюча і основна частини — своєрідний струк- турнотлогічний сполучний елемент двох складових тек сту розпорядчих документів. Найбільш промовистим виразником їх директивності є ключові слова. їх зміню ють залежно від назви розпорядчого документа. Так, тексти наказів, розпоряджень, вказівок на підприєм ствах, що діють на засадах одноосібності прийняття рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини: «НАКАЗУЮ» — в наказах, «ПРОПОНУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ». «ДОРУЧАЮ» - в розпорядженнях, вказівках.

Ключовим словом постанови як нормативно- правового акта є: «ПОСТАНОВЛЯЄ» (Верховна Ра да), рішення — «ВИРІШИВ» (виконавчий комітет), «ВИРІШИЛА» (колегія, рада директорів тощо), «ВИРІШИЛИ» (у спільних рішеннях).

Згадані вище ключові слова є продовженням кон статуючої частини документа і початком основної. Вони пишуться з нового рядка (ліва виключка) і відо кремлюються двома міжрядковими інтервалами від основної частини. Розділовий знак (кома) перед ключо вим словом ставіять лише в тому разі, коли йому пере дує дієприкметниковий або дієприслівниковий зворот. В інших випадках кома не потрібна.

Після ключового слова ставлять двокрапку, ад же основна частина потребує додаткового пояснен ня: а саме, що.

Основна частина має бути чітко структурована. Неодмінна умова розпорядчих документів — рубри кація тексту. Пункти і підпункти розпорядчої части ни наказу нумеруються арабськими цифрами. Циф рове позначення рубрик тексту документа вказує на залежність і підпорядкування елементів його основ ної частини (додаток).

Внутрішні зв'язки основної частини документа. Схеми побудови

Залежно від обсягу інформації та функцій у вико нанні загального комунікативного завдання елемен ти цієї комплексної одиниці поділяють на ключові (визначальні, предикативні) та другорядні (релятив ні, підпорядковані предикативним). Функцію клю чової одиниці завжди виконує дієслово у неозначе ній формі (що зробити?), яке є концептуальним яд ром у складі єдиного комплексу повідомлення. Дру горядність є ознакою факультативності елемента сто совно домінуючого. Такий елемент пояснює, на що спрямована дія.

Ключовий елемент виконує призначення лише в поєднанні з релятивним, останній же вносить пояс нення, доповнення, ілюстрації, шо сприяють повнішо му розкриттю повідомлюваного в основному. Усунення другорядного елемента спричиняє неінформативність висловлюваного. Вилучення з ком плексу окремих речень усередині цих єдностей також може спричи нити недостатність змісту ключово го елемента комплексу.

Логічний поділ пунктів основної частини, шо мають організаційний характер, можна будувати так до ручення (що -зробити), термін вико нання доручення (кали, до якого ча су, з якої дати), назва посади, прізвище, іншіали вико навця або виконавців (хто має виконати доручення).

Основна частина також може будуватися за струк- турнс-логічною схемою, де першим структурним ком понентом виступає релятивний елемент. Має бути вказано назву посади, прізвище, ініціали відповідаїьного виконавця (у давальному відмінку). Функцію ключо вого слова виконує в такому випадку дієслово в нео значеній формі (що зробити?). Термін виконання як другорядний елемент логічно вплітається в загальну структуру єдності. Тобто структура основної частини така: назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення), доручення (що зробити), термін виконання доручення (коли).

У розпорядчих документах можна не зазначати, зокрема:

термін виконання дій, якщо його визначено іншими документами, наприклад інструкціями, пра вилами, нормативно-правовими актами вищого рівня тощо:

прізвище та ініціали виконавця в кожному пункті (наприклад, у наказі), якщо виконавець один. Це варто вказати наприкінці основної частини документа окре мим пунктом;

виконавців, якщо їх кількість не визначено або зазначене в документі поширюється на всіх.

Іноді в документі доцільно зазначити термін, з яко го він набирає чинності (оформляють окремим пунк том): «Наказ набирає чинності з 12 січня 2004 року».

У наказі може бути зазначено структурний під розділ. У такому разі в дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремих) розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців. До такого способу вдаються лише в ор ганізаціях з великим обсягом документообігу, а також якщо нема можливості відразу визначити відповідаль ну особу за виконання наказу.

Слід звернути увагу, шо в разі скасування проек том наказу (розпорядження) цілком або частково раніше виданих документів з того ж питання, в перед останньому пункті проекту документа необхідно їх перелічити

До наказу не слід включати пункт «Наказ довести до відома...». Підрозділи (посадовців), до відома яких