Вступ

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально – комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами неможливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, збагачення соціальної пам’яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезису доводять, що соціальна комунікація – це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь – якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація – процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

У фондах різноманітних установ (публічних, наукових, спеціальних, науково – технічних та ін.) сконцентрований інформаційний потенціал суспільства, усі духовні багатства, які були накопичені людством. Фонд – це освоєний масив документів, що є основою роботи будь – якої установи і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю установи, її завдань, інтересів і запитів.

Обсяг , склад, структура фонду змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування інформаційних потреб. Крім того, масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності, розміщення, оптимальності використання та ін. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих документів до фондів допоміжного зберігання.

Актуальність дослідження. Вагомий внесок у дослідження питань документ них масивів та потоків зробили А. А. Соляник [55], Ю. Н. Столяров [53], Н. М. Кушнаренко [14,15], О. Політова [17], Г. О. Гуцал [6], В.Сочинська[20], В. М. Шейко [56], Л. І. Демчика [50] та ін. Через відсутність додаткової літератури наукові праці та підручник Н. М. Кушнаренко[14,15] та навчальний посібник А. А. Соляник[55].

Питання документних потоків та масивів є достатньо висвітленим у сучасних розробках провідних дослідників та вчених. Найбільш повно та досконало це питання розкрито вченим А.А. Соляник[55].

Слід узагальнити, що актуальність фонду – це наявність у ньому документів, що містять інформацію, яка необхідна для вирішення поточних актуальних соціальних, економічних, господарських, наукових та ін. завдань.

Оскільки головною метою сьогодення є удосконалення процесів роботи міського центру зайнятості , то вирішенням цієї проблеми стали процеси застосування автоматизованих систем, які оптимізують процеси формування документ них потоків та масивів, розширюють сферу послуг, задовольняючи вибагливий та мінливий спектр запитів.

Важливою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація, яка являє собою процеси і засоби обміну інформацією в суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

У працях Ю.Н. Столярова [53] бачимо, що кожна соціальна комунікація підтверджується документом, і всі соціальні інститути за сутністю є документ ними, оскільки надають необхідну інформацію своїм користувачам.

Отже , об’єктом дипломної роботи є документні масиви та потоки у Івано – Франківському міському центрі зайнятості.

Предметом дослідження є внутрішній та зовнішній документообіг у Івано – Франківському міському центрі зайнятості.

Мета – узагальнити, систематизувати, закріпити, дослідити та аналізувати документні потоки та масиви, поглибити знання з сфери діяльності центру зайнятості та отримати реальні практичні навички, знання та вміння інформаційного забезпечення.

При написанні дипломної роботи були поставлені такі завдання:

узагальнити сутність документних потоків та масивів;

охарактеризувати особливості документних потоків та масивів Івано – Франківського міського центру зайнятості;

аналізувати організаційну структуру та узагальнити завдання діяльності Івано – Франківського центру зайнятості;

проаналізувати нормативно – правове регулювання системи документ них потоків та масивів;

порівняти основні принципи організації збору, зберігання та обробки інформації у різних відділах установи;

класифікувати структуру документних потоків та масивів міського центру зайнятості.

У роботі використані такі методи:

аналітичні ;

комплексні;

емпіричні(спостереження, порівняння, вимірювання)

Суть аналітичного методу полягає в ґрунтовному та детальному аналізі центру зайнятості , особлива увага буде приділятися розгляду інформаційного забезпечення відділів. Використання комплексного методу допоможе в дослідженні інформаційного взаємозв’язку між відділами. У цій установі відбувається становлення нової інформаційної системи на основі локальної обчислювальної мережі. Необхідно оцінити вже досягнуті результати та визначити коло невирішених задач.

Структура роботи. Дипломна робота складається з вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел, додатків.

Перший розділ роботи – теоретичний. Тут розкрито структуру документ них потоків та масивів, їх функціонування, проаналізовано сутність документ них потоків та масивів у соціальній сфері.

Другий розділ – практичний , де подано структуру документ них потоків та масивів у міському центрі зайнятості м. Івано – Франківська. При цьому розглядається організаційна структура управління установою, а також структура та функціонування документних потоків та масивів. Список використаних джерел містить 57 назв. Основний текст доповнюють додатки.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ.

Характеристика соціальної сфери

Об’єктивна необхідність в утриманні непрацездатних членів суспільства існувала з давніх – давен. Протягом століть цю функцію виконувала церква, благодійні організації товариства взаємодопомоги.

Виникнення державного соціального забезпечення стало результатом розвитку промисловості та широкого застосування на промислових підприємствах найманої праці. Формування капіталістичного способу виробництва спричинило виникнення необхідності в організації державної системи захисту найманих працівників від соціального ризику втрати заробітку. Найчастішими причинами