Функціонування документної комунікації у суспільстві потребує створення спеціалізованих документ них систем, що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову[53], який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи – авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації та ін.), транзитні(транспортують та розповсюджують документи – передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, документоторгівельні установи, поштові відділення, кур’єрські служби, провайдери комп’ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організовують використання документів – архіви, органи НТІ, інформаційні фірми, власники комп’ютерних серверів та ін.).

Проходячи через названі документні системи, документ ний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви.

Стаціонарні систематизовані , споряджені довідково – пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією – це документні фонди.

Тобто , документні масиви створюються , як правило, в генералізованих та транзитних документ них системах, а документні фонди – в термінальних документних системах.

Донедавна поняття «потік» та «масив» документів головним чином у контексті інформатики. Потік визначався як найрухоміша частина масиву документів або як активна частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізнялися переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву – відносна статика. Поняття «масив» та «фонд» документів використовувалися як синоніми.

Фонд – це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття «фонд» походить від латинського “fond” , що означає «основа», «фундамент». Масив – це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістом або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково – пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком , що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього , існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та використання ними.

Зв’язки у документних потоках та масивах як системних об’єктах характеризуються багатоаспектністю:

є елементарні зв’язки між документами(як змістовні , так і формальні – мовні, хронологічні , видавничі, територіальні та ін.);

зв’язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви( наприклад, відокремлювати потоки і масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо);

зв’язки між документними потоками та масивами та зовнішнім середовищем.

За напрямом розрізняють прямі і зворотні зв’язки . Документні потоки та масиви виникають у процесі установлення прямих та зворотніх зв’язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.

Відсутність або недостатній розвиток будь – якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність документ них потоків та масивів та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки ,виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Сьогодні необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв’язку для передачі даних і доступу до віддалених документ них ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизованого пошуку , впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам.

1.3 Особливості документних потоків та масивів.

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документ них комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища , а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви – це складові єдиної системи, утворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних , мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

доцільність функціонування документ них потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документ них ресурсів;

постійне відтворення документ них потоків та масивів у процесі соціально – комунікативної діяльності.

Відмінними рисами потоку, що відрізняють його від масиву, є :

динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах