Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних систем, містить документи, що потенційно призначені для використання , але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно – пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості документ них потоків та масивів. Атрибутивні – це необхідні, суттєві властивості , без яких явище не існує. Прагматичні – це властивості, які виявляються в процесі використання документ них потоків та масивів.

До атрибутивних властивостей, загальних для документ них потоків та масивів належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між

документами потоку та масиву. Всі документи пов’язані між собою за будь – якою однією або кількома ознаками : тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості документних потоків та масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність документних потоків та масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв’язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети –

поки у суспільстві буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонувати документні потоки і масиви.

Дискретність виявляється в тому, що документні потоки та

масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі і часі. Це зумовлено тим , що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об’єкт. Для доведення до користувача нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки установ , а через них – масиви.

Континуальність виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам’яттю людства відомостей про його досягнення.

Інформативність полягає в тому, що документні потоки і масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети у всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документ ним потокам , і масивам , є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінність між ними. Так, зовнішні документні потоки – це джерело поповнення та оновлення документних масивів установ, які в свою чергу призначені для акумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними.

Тому докумментним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

транзитивність – проходження через проміжні документні системи;

нескінченність – постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

нестабільність – постійна зміна кількісного обсягу , темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документованого потоку.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

термінальність – призначена для відбору та акумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документованої комунікації;

скінченність – обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

стабільність – пристосованість для виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості документ них потоків та масивів – це стохастичність, керованість, відкритість , організованість і синергечність.

Стохастичність (ймовірність) формування документ них потоків та масивів виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення , передбачити ступінь цінності та використання документних документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення документ них потоків та масивів, прогнозування їх розвитку у суспільстві.

Керованість як властивість документ них потоків та масивів розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура документ них потоків та масивів установи змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість документ них потоків та масивів проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Сьогодні в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь спектр знань людства.

Системним об’єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно із заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом – вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність документ них потоків та масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний документ ний масив, неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у документному потоці. Необхідність підвищення ефективності функціонування документ них комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях, потребує організаційно – технічної консолідації спеціалізованих документ них установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, акумулюванням документів.

Основні параметри документних потоків та масивів:

зміст та функціональна належність – відповідають цільовому призначенню документів установи, що складають потік або масив;

структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів;

режим функціонування – визначається змінами, що відбуваються з плином часу