До факторів , що характеризують режим руху документів к потоці чи масиві, належать: обсяг документ них потоків та масивів у фізичних величинах(кількість документів або інформації, що в них міститься), пропускна спроможність каналів зв’язку створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість документ них потоків та масивів визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх екземплярів.

Базисною функцією є інформативна – це забезпечення розповсюдження соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію – інформативну – документні потоки і масиви як система постійно пристосовується до будь – яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція документного потоку – комунікативна – забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб’єктного зв’язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція документного масиву – кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування документ них потоків та масивів, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання документ них потоків та масивів відносно тих підсистем документної комунікації, з якими безпосередньо пов’язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально – орієнтувальна(соціалізуюча) – це забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню документ них потоків та масивів;

управлінська – забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

утилітарна – використання документ них потоків та масивів у процесі соціально – комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій-гедонічної, прагматичної, культурно – освітньої, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін.

Таким чином , документні потоки та масиви відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти документні потоки та масиви від інших підсистем документної комунікації, зважати на об’єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

1.4 Документні потоки і масиви як системні об’єкти

Документні потоки та масиви – це складні явища і визначають їхню складність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв’язку між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування можливе завдяки застосуванню системного підходу.

Відокремлення будь – якої системи з зовнішнього середовища лише теоретично, тобто умовно, оскільки фактично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи – елемент, структура, зв'язок, функція. Згідно з теорією системного підходу будь – яка система конструюється з обмеженої кількості елементів , що пов’язані між собою метою функціонування. Проста система – це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей , то кожна з них набуває ранг підсистеми, а вся система стає складною.

На загальнотеоретичному рівні документні потоки та масиви – це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» - відносне, як і поняття «елемент». Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв’язками, а система , що вивчається , може розглядатися як частина більш великої – макросистеми. Наприклад, документ – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що визначається. Тобто визначити , підсистемою якої більш загальної системи вона є , як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Будь – яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Документний потік виконує функцію руху документів у суспільстві , забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів , а функція документного масиву – акумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.

Масштаби системного розгляду документих потоків та масивів можливі на мікро-, мезо- та макро-рівнях. На мікрорівні документний потік як систему охарактеризовують, визначивши родоутворюючим елементом потоку – документ, а головною системотворною ознакою зв'язок документів у потоці за змістом. Цей зв'язок зумовлений тим , що не існує документа семантично не пов’язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий об’єкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь – якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.

На макрорівні документ ний потік із системних позицій визначають як ту частину документного середовища, що рухається.

Документний потік та масив як мезосистема – це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що