Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі [60, с.8].

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань, діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 516/32.

Засвідчення документів Управління праці та соціального захисту Івано-Франківської міської ради здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки. Документи підписуються начальником Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради, а у випадку його відсутності – заступником начальника.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Начальник управління праці

та соціального захисту

населення Івано-Франківської

міської ради (підпис) Ігор Оробець

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня начальник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління, підписується тільки оригінал, який залишається у справі управління, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади.

В разі відсутності начальника управління, підпис якого зазначений на проекті документа, то документ підписує заступник начальника. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: „заст.”).

Не допускається підписання документа з прийменником „за” або проставленням косої риски перед найменуванням посади [47].

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у документі.

В Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради документ затверджується начальником управління, при цьому гриф затвердження складається з таких елементів: слово „ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпис, ініціали і прізвище начальника управління, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник управління праці та

соціального

захисту населення Івано-

Франківської міської ради

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

На документах, що фіксують факт витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою визначається управлінням на підставі чинних нормативно-правових актів.

Негербова печатка, яка відтворює найменування структурного підрозділу управління ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання [60, с.9].

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Управління праці та

соціального

захисту населення Івано-

Франківської міської ради

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Управління праці та

соціального

захисту населення Івано-

Франківської міської ради

Відділ персоніфікованого

обліку

начальнику

Микитюк С.Б.

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику

управління праці та соціального

захисту

населення Івано-Франківської

міської ради

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено.

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

Резолюція – це напис на документі зроблений керівником установи, в даному випадку начальником управління, що містить вказівки щодо виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у доручення першої, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ