Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для начальника Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки мають бути повернуті у канцелярію управління.

Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються в справах у алфавітному порядку. Кожне звернення з усіма документами, щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

При реєстрації звернення, реєстраційний штам ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки [33].

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень.

У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка „ПОВТОРНО” і підбирається все попереднє листування.

Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до управління (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Б-201/1, Б-201/2, Б-201/3.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку встановленому Головним архівним управлінням Кабінету Міністрів України [29, с.2].

Вихідні документи обробляються і надсилаються в Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх у канцелярії управління.

Під час приймання від виконавців вхідних документів обов’язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копії документа, що залишається у справах управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників адресатів.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп „Підлягає поверненню”.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім, найменування установи, посади та прізвища адресата, зазначається точна адреса (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

У реєстраційній картці зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

Оригінали протоколів, планів, звітів тощо залишаються в управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради. В інші установи надсилаються їх завірені копії [45].

Документи з часу створення або надходження передаються в канцелярію управління.

З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах, у шафах і столах, що зачиняються.

Документи створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу начальника Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Також передбачені графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення допускається з дозволу керівника з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Слід зазначити, що працівники управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради дотримуються всіх законодавчих вимог щодо ведення діловодства.

2.4. Шляхи вдосконалення діловодства і перспективи впровадження

інформаційних технологій в місцеве самоврядування

Важливою складовою організації діловодства є вдосконалення налагодження документообігу підприємства, організація, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.

Для вдосконалення системи ведення діловодства в Україні потрібно встановити правові засади діловодства для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування. Встановлення даних правових засад дасть змогу:

- забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;

- запровадити законодавче регулювання організації діловодства з урахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;

- забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;

- уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;

- забезпечити неухильне виконання суб’єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;

- підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;

- оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб’єктах діловодства;

- створити умови для збереженості документаційних фондів суб’єктів діловодства, захисту їх службової інформації.

Документообіг – це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання [17].

Час проходження документа через усю технологічну схему покладено в основу оперативності переміщення й виконання документів, водночас він є показником