- недостатньо сформована законодавча база;

- нестабільність економічної ситуації;

- заміна реальної діяльності «паперовою творчістю», залучення до «паперової» бюрократичної діяльності усе більшої кількості працівників.

Документи часом створюють як данину традиції, аби убезпечити себе від випадковостей. В управлінні поширена дублетність документів, як наслідок дублювання функцій організацій, структурних підрозділів. Часто значний потік невиправданих документів спричинений виданням неякісних документів, особливо нормативних актів, які породжують потік запитів і додаткових роз’яснень. На зростання обсягу документообігу також впливає несвоєчасне і неякісне виконання доручень, договірних зобов’язань, що призводить до появи значної кількості додаткових документів – нагадувань, претензій, скарг тощо. Уникнути цих явищ можна шляхом організації ефективної системи контролю виконання документів і доручень, підвищення виконавчої дисципліни.

Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них відповідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних управлінням. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управлінським «галасом з нічого». Але перш ніж вдатися до «інквізиційних» методів боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, першочергово радимо визначити, чи потрібні ці документи управлінню, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу комп’ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених в мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаючи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів [15, с.41].

Одним з шляхів вдосконалення діловодства є метод скорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самих документів як носіїв інформації. Тут у пригоді стане методика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу.

Зменшення розміру тексту документа – один з кроків до скорочення документообігу. Доцільно прагнути до створення стислих текстів за рахунок зменшення традиційних преамбул, виключення зі службового листування невмотивованих слів-звернень та вдячності тощо. Для раціонального розміщення інформації на папері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих форм тощо.

Щоб уникнути невмотивованого документотворення, слід замість нього по можливості застосовувати інформаційний обмін у мережі on-line, телефонні комунікації.

Серед основних ознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:

- прямоточність (без зворотного повернення) і якнайкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;

- мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (приміром, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження – в управлінні обходяться 1-2 підписами);

- одночасно роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операцій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);

- одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення паралелізму і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);

- налагоджена інформаційно-пошукова система відомостей щодо руху і виконання документа.

Безумовно, окрім документа, об’єктом раціоналізації є також документаційний технологічний процес та основний учасник документообігу – документопотік.

Організація роботи щодо удосконалення документообігу підприємств невіддільна від аналізу сформованих документопотоків. Під документопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу [39, с.38]. Так, у документообігу будь-якого підприємства структурують такі документопотоки:

- вхідні (надійшли ззовні, від інших підприємств);

- вихідні (створені підприємством та надсилаються до інших суб’єктів господарювання);

- внутрішні, або локальні (створені підприємством, але залишаються у внутрішньому обігу).

Під час реєстрації документів виокремлюють документи, які підлягають передаванню конкретним виконавцям, та документи, які передаються на розгляд керівника задля визначення кількості виконавців, строків та характеру виконання тощо.

Порядок руху документів, їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань, внутрішньої структури і розподілу посадових обов’язків працівників. Утім, це аж ніяк не означає, що організація документопотоку немає ніяких регулятивних важелів [59, с.302].

Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкування: розвиток між керівниками інших управлінь і відділів ділових стосунків, що базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування; розвиток бездокументних засобів обміну інформацією (телефон, спілкування в режимі on-line).

Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, що перебувають на розгляді керівника, є достатньо повне делегування повноважень, серед них – і права підпису категорії документів.

Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, визначенні ступеня та періодичності і розширенні на їх основі складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повноважень розгляду та підписання документів. Таке делегування не обмежене законодавством і перебуває в компетенції керівника. Постійний документопотік можна вважати упорядкованим, якщо в системі управління визначено склад і обсяг документів, що перебувають в цьому документопотоці, склад інформації, вміщеної в них, встановлені раціональні схеми руху документів.

Керівництво Керівництво

підприємства структурного