Сьогодні у світі спостерігається все збільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ISO (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 «Інформація та документація. Керування документацією», відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень.

Організація роботи з документами – це створення умов, які б забезпечували рух, пошук і зберігання документів в діловодстві, але це і сам процес роботи з готовими документами.

Документообіг – рух документів в організації з часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової). Повну централізацію діловодства рекомендують застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невелика кількість структурних підрозділів [43, с.22].

Загальні правила документування в управлінській діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого і регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що немає таємничого характеру, у тому числі створювану засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів державної виконавчої влади місцевого і регіонального самоврядування [27, с.14].

Удосконалення системи документаційного забезпечення діловодства, організаційно-методичну допомогу надають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з певних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Слід зазначити, що незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб’єкті діловодства, не встановлені.

1.2. Нормативна база діловодства в Україні

Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153, та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р.
№ 348. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів.

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах .

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перші закони, які прийняті відразу після проголошення незалежності України стосувалися саме питань соціального захисту населення [21, с.17]. До них належать Закон “Про пенсійне забезпечення“ (1991р.), яким узаконені питання призначення та виплати всіх видів пенсій (трудових і нетрудових – соціальних) [4]; Закон “Про зайнятість населення“ (1991р.), яким вперше було узаконено безробіття, визначення статусу безробітного, створено державну службу зайнятості [5]; Закон України “Про основи соціальної захищеності інвалідів“ (1991р.); Закон “Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи“ (1991р.) [6]; Закон “Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей“ (1991р.); Закон “Про державну допомогу сім’ям з дітьми“ (1992р.) [7]; Закон “Про основні засади соціального захисту ветеранів праці і інших громадян похилого віку в Україні“ (1992р.) та інші.

Для закладення правової основи надання адресної матеріальної