Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради здійснює діловодство, веде документацію і листування між собою українською (державною) мовою. Державною мовою в Україні є українська мова. Вона є основним засобом спілкування в усіх сферах суспільного життя на всій території України [34, с.1].

Державна мова є обов'язковою для застосування в діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, установ, організацій, а також підприємств незалежно від форм власності.

Єдиною формою застосування державної мови в усіх сферах суспільного життя є її нормативна форма. При застосуванні державної мови відступи від її нормативної форми є неприпустимими [34, с.7].

Документування управлінської діяльності Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових, або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради визначено конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ (Додаток А) та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність документів управління визначається законодавчими актами, положеннями про них.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків [52, с.315].

Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими підприємствами та установами, а також окремими громадянами, може надсилати листи (Додаток Б).

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради в питаннях документообігу та нормотворчої діяльності додержується вимог Інструкції з діловодства в Івано-Франківській облдержадміністрації, обласних установах, організаціях, райдержадміністраціях та міськвиконкомах.

Інструкція з діловодства встановлює загальні правила документування управлінської діяльності управління і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів.

Відповідальність за організацію провадження діловодства та додержання вимог цієї інструкції покладається на начальника Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради [24, с.1].

Зазначені вимоги поширюються на роботу з нетаємними документами. Порядок роботи з таємними документами визначається спеціальною інструкцією.

Забезпечення провадження діловодства в Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради, підготовка матеріалів з питань діловодства та контролю за додержанням вимог цієї інструкції, покладається на відділ автоматизованої обробки інформації.

Повноваження посадових осіб місцевого самоврядування щодо ведення документообігу управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради визначається посадовими інструкціями.

Останнім часом аналітичні та дослідницькі установи і організації в Україні, що вивчають проблематику місцевого самоврядування, почали звертати більше уваги на різноманітні аспекти ресурсного забезпечення місцевого самоврядування і, відповідно, чинники, що впливають на ресурсне забезпечення місцевого та регіонального розвитку. Ці новації можна лише вітати. За умови подальшої підтримки високого рівня аналізу вони не тільки дозволять нам уникнути помилок у впровадженні прогресивних реформаторських кроків у сфері місцевого самоврядування, а й розширять набір інструментів представника місцевої влади для якіснішого і оперативного надання послуг місцевому населенню [42, с. 227].

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи [30, с.3].

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму і тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Всі документи вимагають відповідної класифікації та вимог до оформлення кожного з їхніх елементів. На основі чинних державних і міжнародних стандартів існують правила складання та оформлення службових документів (у тому числі й листів до іноземних ділових партнерів), договорів, контрактів, документів по особовому складу, документів з грифом обмеження доступу тощо.

Ділова сфера – одна з основних життєво-необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми [60, с.3].

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Порядок ведення загального діловодства викладено в Примірній інструкції з діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК).

Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненням громадян визначається постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”. Викладені в Примірній інструкції з діловодства правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень Конституції (254 к/96 – ВР) та Законів України, що