Цільові завдання інформаційної життєдіяльності підприємства є одним із важливим критеріїв його успішного функціонування, а інформаційна система підприємства заслуговує чільного місця з-поміж життєво важливих інфраструктур: матеріальних, трудових, фінансових ресурсів тощо. Власне, йдеться про поступову трансформацію діловодства в керування документацією.

На сучасному етапі розвитку суспільства обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці є механізація і автоматизація діловодних процесів. Механізація і автоматизація діловодних процесів здійснюється на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів [15, с.4].

В сучасних умовах існує нагальна потреба комплексного інформаційного забезпечення розвитку територій. Зокрема важливого у теоретичному та практичному аспектах набуває доцільність розробки структурно-функціональної моделі інформаційної системи, яка б об’єднувала загальнодержавні центри правової, статистичної, науково-технічної, економічної та інших видів інформації та регіональні (територіальні)- на рівні областей, районів, міст, селищ, сіл. Це забезпечило б необхідні передумови для інтеграції, уніфікації та типізації інформаційних відносин, для вироблення єдиної інформаційної стратегії управління територією в цілому.

Інформаційна інфраструктура регіонів – одне з важливих засобів реалізації соціально-економічного розвитку території, основні принципи якого мають бути визначені на законодавчому рівні. Означена доцільність певною мірою могла б бути реалізована через підготовку та прийняття спеціального законодавчого акту, який, наприклад, визначав би основні напрямки, принципи організації, використання, зберігання тощо інформаційних ресурсів відповідних територій, зокрема ролі місцевих органів державної влади, формувань місцевого самоврядування в цих процесах, функції, компетенцію, права та обов’язки учасників інформаційних відносин. Поряд з розробкою правового акту щодо інформаційного забезпечення розвитку територій доцільно також вирішити першочергові завдання організаційно-правового забезпечення формування та функціонування відповідних територіальних інформаційних систем. Серед них: розробка типових функціонально-цільових систем для регіонів різного рівня; визначення територіальної структури баз даних загального користування, розробка та затвердження типових нормативно-правових положень їх використання; формування системи комплексної інформаційної взаємодії різних автоматизованих систем на рівні територій (наприклад, правові відносини власників інформації з користувачами); створення організаційно-правових умов (режиму) доступу громадян, юридичних осіб до баз даних загального користування; організаційно-правові заходи конфіденційної інформації; створення системи показникові-порівняльної оцінки соціально-економічного розвитку регіонів, діяльності територіальних господарських структур тощо [20, с.29].

Механізація і автоматизація повинні впроваджуватись на всіх етапах діловодного процесу: підготовці документів, їх копіюванні, оперативному зберіганню і транспортуванню, контролю за виконанням тощо. Засоби механізації та автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати зберігання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в персональні комп’ютери, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об’єднання їх в єдину систему.

Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства керівник установи несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою [18].

Отже, а першому розділі розглянуто питання про поняття нормативно-правових засад діловодства, вимоги до ведення діловодства та його сучасні технології в Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради. Загальні правила документування в управлінській діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого і регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що немає таємничого характеру, у тому числі створювану засобами обчислювальної техніки.

РОЗДІЛ 2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВІ ЗАСАДИ ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА В УПРАВЛІННІ ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ НАСЕЛЕННЯ ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

Соціальний захист – це комплекс організаційно-правових та економічних заходів, спрямованих на захист добробуту кожного члена суспільства в конкретних економічних умовах. Організаційно-правові заходи передбачають створення інститутів соціального захисту і законів, які повинні керувати їх діяльністю, економічні – формування механізмів перерозподілу доходів, тобто стягнення податків, платежів і трансфертів. Отже, з позиції економіки соціальний захист, - це правила перерозподілу суспільного багатства на користь людей, які тимчасово чи постійно потребують особливої підтримки з боку суспільства: від багатих до бідних, від здорових до хворих, від молодих до літніх [19, с.4].

2.1. Організаційна структура Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради

Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради складається з відділів.

Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, обласної ради, з виконавчими органами рад [45].

Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади за погодженням з начальником головного управління праці та соціального захисту населення облдержадміністрації. В його підпорядкуванні знаходяться :

головний спеціаліст з кадрових питань;

заступник з соціальних питань;

заступник з питань праці;

заступник - директор територіального центру;

відділи управління.

Начальник управління

Заступник начальника управління

Заступник начальника управління з гуманітарних питань

Відділ персоніфікованого обліку

Відділ бухгалтерського обліку та

звітності

Відділ автоматизованої обробки

інформації

Відділ з контролю за правильністю

призначення (перерахунку) та виплати

пенсії

Відділ праці

Відділ допомог, соціальних компенсацій та

гуманітарних питань

Відділ з питань обслуговування інвалідів,

ветеранів війни та праці

Відділ з