Реферат з документознавства
ПЕРЕВІРКА БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ
Значення та строки перевірки фонду
Перевірка (переоблік) бібліотечного фонду — це звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для вста-новлення в фонді фактичної наявності творів друку та інших видань.
Основне завдання перевірки — виявлення недоліків у організа-ції обліку творів друку та інших документів, їх видачі, встановлен-ня заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розстановці фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом, та непридатні для користування. Перевірка створює можливість ви-явити конкретних винуватців неправильного зберігання фонду тощо.
Кожна бібліотека здійснює перевірку періодично, в строки, ви-значені відповідними органами управління бібліотечною справою, при передачі фонду від одного відповідального працівника другому та у випадках стихійного лиха (затоплення, пожежа, крадіжка тощо).
Існують такі строки перевірки фондів ЦБС: 1 раз на 5 років контролюються фонди сільських і дитячих бібліотек-філіалів; 1 раз на 7 років — структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом до 100 тис. пр.; 1 раз на 10 років — струк-турні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фон-дом понад 100 тис. пр.
Перевірка фонду ЦБС проводиться у відповідності з перспек-тивним планом, який складається на п'ять і більше років. У ньому зазначають підрозділи ЦБС, фонди яких планують перевіряти в тому чи іншому році, а також строки проведення перевірки всіх підрозділів системи. Після погодження з відповідними органами культури плани затверджує директор ЦБС. Перші примірники пла-нів лишаються в ЦБ, а наступні передаються до районного (місько-го) відділу культури для здійснення контролю.
Уся робота з перевірки фонду здійснюється в три етапи: підго-товча робота, перевірка фонду, підбиття підсумків і оформлення наслідків роботи.
Підготовка до проведення перевірки
Основою для планової або позачергової перевірки фонду конк-ретного структурного підрозділу є наказ директора ЦБС, а фонду ЦБ — наказ районного (міського) відділу культури. В наказі за-значаються причини і строки перевірки, методи її проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи бібліотеки на певний період. Найкраще використати для перевірки літні місяці, коли число відвідувань читачів зменшується.
До складу комісії з перевірки входять до п'яти осіб: представ-ники відділу культури та централізованої бухгалтерії, працівник ЦБ (найчастіше представник відділу комплектування та обробки, організації та використання єдиного фонду та МБА або методико-бібліографічного відділу), особа, що відповідає за зберігання конк-ретного фонду, представник бібліотечної ради тощо. Головою комі-сії призначається переважно один з керівників ЦБ, а при перевірці фонду ЦБС — представник районного або міського відділу куль-тури. Поряд з безпосередньою перевіркою, члени комісії складають календарний план, знайомляться з документацією, здійснюють конт-роль за проведенням усіх необхідних підготовчих заходів, слідкують за якістю та строками проведення перевірки, розраховують працезатрати, здійснюють інструктаж учасників перевірки та підбивають її підсумки.
За місяць до її початку в бібліотеці вивішують оголошення про строки початку і закінчення перевірки, де звергаються до читачів із проханням повернути до початку перевірки книги та інші документи, затримані понад встановлений строк; вимагати ж, щоб чи-тачі повернули на час перевірки всі видання, одержані в бібліотеці, недоцільно. Все це стосується і бібліотечних пересувок. Готуючись до перевірки, упорядковують приймання книг, отриманих від чита-чів замість загублених.
Комісія перевіряє також наявність та правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів, в першу чергу, інвентарних книгах, «Описах інвентарних номерів», «Книзі обліку бібліотечного фонду» ЦБС. Вибірково перевіряє й правильність ве-дення облікового каталога з метою виявлення карток на вилучені назви та встановлення його відповідності до «Журналу реєстрації карток облікового каталога». Члени комісії переглядають акти на вибуття документів за останні 3 роки, акти попередньої перевірки, облік книг, одержаних по МБА та внутрісистемному обміну, пере-даних на пересувки та встановлюють обсяг фонду, що є в наявності до початку перевірки.
Після цього проводять підготовчу роботу з фондом. Перевіряють точність розстановки, наявність формулярів. Дбають про те, щоб повернуті читачами або затримані при обробці документи до початку перевірки були розставлені на полицях. Перед плановою пере-віркою фонд максимально звільняють від застарілих, дублетних, не-профільних та зношених документів. Для полегшення організації обліку і звітності на час перевірки нумерують всі стелажі та по-лиці. Перевіряється також і наявність поличних роздільників.
Приблизні нормы витрату часу під час проведення перевірки фонду ЦБС
Найменування роботи | Одиниця виміру обсягу роботи | Норма часу год., хв.
1. Складання плану перевірки книжкового фонду структурного підрозділу | план | 16
2. Складання розрахунку трудовитрат | розрахунок | 24
3. Проведення інструктажу по перевірці | інструктаж | 1
4. Нумерація книжкових полиць і стелажів | номер | 0,15
5. Розстановка книг (підібрати книги за шифрами для систематичної розстановки,
розставити на стелажах) | примірник | 1,60
6. Перевірка правильності розстановки фонду | примірник | 0,33
7. Перевірка правильності розстановки книжкових формулярів за інвентарними номерами (алфавітом) | формуляр | 0,50
8. Перевірка правильності розстановки читацьких формулярів за номерами, алфа-вітом | формуляр | 0,50
9.Перевірка правильності розстановки карток в обліковому каталозі (за алфавітом авторів чи назв) | картка | 0,50
10. Написання картки читачам, що не повернули книги в строк | картка | 2,00
11. Написання контрольних талонів на книгу | талон | 0,01
12. Добір контрольних талонів в інвентарних номерів | талон | 0,0013
13. Звірка контрольних талонів з інвентарною книгою (обліковим каталогом) | талон | 0,0015
Завчасно готують спеціальні штемпелі для перевірки розміром 1,5X1 см, де
