Підготовчий період завершується інструктажем членами комісії працівників бібліотеки, які братимуть безпосередню участь у пере-вірці. Ведеться облік роботи кожного працівника, що сприяє опера-тивності і точності її виконання.

Для розрахунку і контролю трудовитрат під час проведення пе-ревірки бібліотечного фонду ЦБС використовують наведені вище норми часу.

Н.3,7.3. Основні способи перевірки фонду

Існують три основні способи перевірки фонду: звірення його без-посередньо з документами індивідуального обліку; перевірка за до-помогою контрольних талонів; перевірка за топографічним катало-гом. Вибір способу перевірки залежить від умов роботи бібліотеки, виду розстановки та обсягу її фонду. В невеликих бібліотеках з об-сягом фонду до 10 тис. пр. доцільно застосувати перевірку безпосе-редньо за допомогою форм індивідуального обліку. Спосіб перевір-ки за допомогою контрольних талонів рекомендовано для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. пр. У вели-ких бібліотеках, фонд яких нараховує понад 200 тис. пр., здійс-нюють перевірку за допомогою топографічного каталога.

Перевірку фондів ЦБС рекомендовано проводити шляхом без-посередньої звірки книг з інвентарною книгою або «Описом інвен-тарних номерів», а також за допомогою контрольних талонів, які звіряють потім з «Описом інвентарних номерів», а в певних випад-ках і з обліковим каталогом.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку. Цей спосіб перевірки нескладний. Водночас працюють два бібліо-текаря. Один працівник знімає з полиці одну за одною книги і нази-ває їх інвентарний номер, прізвище автора, назву книги, рік видан-ня та ціну. Другий бібліотекар відшукує за цим номером запис у до-кументі індивідуального обліку — інвентарній книзі або в «Опису інвентарних номерів». Якщо відомості збігаються, то у правому верхньому кутку титульної сторінки книги ставлять штамп перевір-ки, а в документі індивідуального обліку позначку про наявність книги у фонді під час перевірки. Видання, що знаходяться у чита-чів, розшукують за формулярами, де також ставиться штемпель перевірки. При поверненні книги відмітку про перевірку переносять на книгу. Відсутність відмітки в документі індивідуального обліку свідчить про втрату видання.

Перевірка фонду за допомогою форм індивідуального обліку від-різняється простотою і точністю, але здійснюється дуже повільно, бо водночас можуть її проводити лише дві особи. Як свідчить до-свід, за робочий день два працівники встигають перевірити в серед-ньому лише 400—450 книг. Утруднює перевірку при систематично-алфавітній розстановці те, що записи в інвентарній книзі не відпо-відають порядку розміщення фонду. Ще одним недоліком цього способу є те, що від посиленого гортання швидко псуються доку-менти індивідуального обліку.

Перевірка фонду за допомогою контрольних талонів. Найбільш поширеною в практиці ЦБС є перевірка фонду за допомогою конт-рольних талонів. Суть її полягає в тому, що на кожний примірник книги чи іншого видання заповнюється талон, розмір якого — 1/2 ка-таложної картки. На контрольному талоні вказують такі дані: ін-вентарний номер (у правому верхньому кутку), шифр книги (у ліво-му верхньому кутку), прізвище автора, два перших слова назви, номер тому, місце та рік видання, вартість. Такі докладні дані по-трібні лише у випадку відсутності книги з метою її додаткового роз-шуку і складання списку книг, яких не вистачає. Оскільки відомості про рік та вартість документа можна з'ясувати й пізніше, для всіх документів їх можна не вказувати, а обмежитися більш коротким записом: інвентарний номер, прізвище автора або перше слово назви.

Існують два варіанти перевірки фонду за допомогою контроль-них талонів: а) талони складають за обліковими документами, а по-тім звіряють з фондом на полицях; б) талони пишуться безпосе-редньо з документів, що стоять на полицях (відомості беруться з титульної сторінки). Більш раціональним вважається перший ва-ріант тому, що записи можна здійснити при відкритих дверях.

За першим варіантом учасники перевірки заповнюють контроль-ні талони на основі форм обліку фонду (інвентарних книг або «Опи-сів інвентарних номерів») і розставляють у відповідності з інвен-тарними номерами. Талони з даними, взятими з алфавітного або облікового каталога, розставляють за алфавітом. Потім їх нуме-рують олівцем по порядку і розставляють у відповідності з інвен-тарними номерами в горизонтальному положенні. Через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають інвентарні но-мери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає доку-мент з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перше слово назви. Другий — знаходить у картотеці талон з необ-хідним номером і при збігу даних переставляє його у вертикальне положення, попередньо відмічає олівцем певного кольору. На пере-віреному документі ставлять штемпель перевірки і повертають на місце. Доцільно штемпель перевірки ставити і на книжковому фор-мулярі. Це ліквідує подвійний облік перевірених документів при їх подальшій видачі читачам.

Звіривши талони з наявним фондом та читацькими формуляра-ми, виймають ті, що залишилися в горизонтальному положенні, бо саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці. Після захо-дів щодо їх розшуку, за цими талонами складають список відсутніх документів. Позначку про перевірку фонду з талона переносять у відповідні форми обліку документів: спочатку в інвентарні книги і «Описи інвентарних номерів», а потім — в обліковий або алфавіт-ний каталог. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, бо на-писання талонів можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі і бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Існує й інша методика перевірки фонду за допомогою контроль-них талонів. Всі дані для талонів отримують безпосередньо з титульної сторінки кожної книги, а якщо книга знаходиться у чи-тача — з її книжкового формуляра.