Після того, як написані талони на увесь наявний фонд, бібліо-теку закривають на декілька днів. У цей період за даними читаць-ких формулярів береться на контрольні талони решта документів, видана читачам додому. Слід пам'ятати про те, щоб не лишилися пачки неперевірених книг, відкладених для ремонту та вилучення.

Перевірку здійснюють шляхом звірки контрольних талонів із обліковими формами, а саме: інвентарною книгою, обліковим ката-логом або журналом реєстрації надходжень «Опис інвентарних но-мерів». У залежності від форми обліку контрольні талони розстав-ляють за інвентарними номерами (якщо талони звіряють з інвен-тарною книгою чи «Описом інвентарних номерів»), або групують за алфавітом авторів та назв (якщо звірка здійснюється з обліко-вим або алфавітним каталогом).

Використані контрольні талони зберігають до наступної перевір-ки в тій послідовності, в якій вони звірялися з обліковим докумен-том, їх старанно упаковують, пишуть на кожній теці інвентарні но-мери або літери зібраних тут талонів. При наступній перевірці до-писують контрольні талони на документи, що надійшли до початку перевірки. Старі талони звіряють з обліковим документом, щоб забезпечити повноту картотеки та вилучення талонів на списані книги.

Хоча підготовка контрольних талонів потребує чималої затрати часу, проте перевірка за ними проходить набагато швидше, ніж за документами індивідуального обліку. При цьому способі до перевір-ки можна залучити водночас багато працівників. До того ж карто-теку контрольних талонів у подальшому можна використати для наступних перевірок.

Перевірка фонду за допомогою топографічного каталога. Топо-графічний каталог — це каталог, в якому картки розміщені у від-повідності з розміщенням документів у структурних підрозділах бібліотеки. Методика перевірки фонду за допомогою топографіч-ного каталога схожа з попереднім способом перевірки.

Опис для топографічного каталога складніший, ніж для карто-теки. Він складається з інвентарного номера, шифру документа, прізвища автора, його ініціалів, назви твору, номера тому чи ча-стини, місця та року видання, вартості книги. Під шифром олівцем скорочено зазначають відділ бібліотеки, в якому знаходиться цей документ.

У топографічному каталозі картки розставляють у строгій від-повідності з розміщенням фонду по структурним підрозділам біб-ліотеки, а в їх межах — у послідовності розстановки книг на по-лицях. Якщо в бібліотеці застосовано систематично-алфавітну роз-становку, картки розміщують у межах відділу за шифрами. В кар-тотеці ж контрольних талонів — за інвентарними номерами або за алфавітом. Крім того, робота з топографічним каталогом ведеться постійно, до нього весь час включаються бібліографічні записи на нові надходження, а з картотекою робота ведеться переважно від перевірки до перевірки. Перевірку фонду за допомогою топогра-фічного каталога проводять бригадами (по два працівники в кож-ній), причому кількість бригад не обмежена, тому що каталог мож-на розділити на декілька частин. Це підвищує оперативність пере-вірки.

Форми індивідуального обліку при цьому способі перевірки не застосовують.

Незалежно від способу перевірки ведуть чіткий облік зробле-ного. Кожний учасник перевірки наприкінці робочого дня відмічає в спеціальному зошиті обліку номери провірених стелажів і полиць, вказує число написаних контрольних талонів або перевірених книг, кількість відкладених для уточнення документів тощо. Відомості передаються комісії, яка щоденно складає звіт.

Підбиття підсумків перевірки та оформлення її наслідків

Після проведення безпосередньої перевірки фонду, не пізніше як через 15 днів підбивають її підсумки і складають відповідний акт. Якщо наслідки перевірки не своєчасно оформлені актом, вона фактично втрачає своє значення.

За цей час уважно переглядають форми обліку фонду і вияв-ляють документи, відсутні під час перевірки, та вживають заходи щодо їх розшуку. На документи, не виявлені на всіх етапах пере-вірки складають картотеку, використовуючи контрольні талони, які доповнюють необхідними даними.

З картотекою звіряють всі документи, відкладені під час пере-вірки, у яких не було інвентарних номерів, номери виявилися не-чітко написаними, або які не відповідали записам в інвентарній книзі чи в «Описі інвентарних номерів» тощо. Після ліквідації по-милок і знаходженні книг в облікових документах ставлять помітку про перевірку, а на книзі штемпель. Картки з картотеки (але не талон) виймають і знищують. На основі картотеки складають список на вилучення документів у двох примірниках, котрі додають до акта про перевірку.

Наслідки перевірки оформлюють актом певної форми в двох примірниках. В акті комісія також робить висновки щодо правиль-ності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень із цього питання. За її поданням акт обговорюється на раді при дирекції, підписується директором ЦБС, а потім затверджується міським або районним відділом культури. Після затвердження, перший примір-ник акта лишається у відділі комплектування та обробки, а дру-гий передається в бухгалтерію. Після затвердження акта не вияв-лені видання виключають, а відомості про них вилучають із ката-логів та картотек.

У випадку необхідності за наслідком перевірки директор ЦБС видає наказ, в якому зазначає заходи щодо усунення виявлених не-доліків в організації обліку, зберігання та використання фонду, вказує конкретних винуватців та їх стягнення. Результати перевір-ки обов'язково доводять до відома всіх членів колективу на вироб-ничій нападі.