Спілкування — це передача думок та емоцій у процесі взаємовідносин між людьми.
До основних видів ділового спілкування відносяться: публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори. Готового рецепта, як проводити ділове спілкування і досягти успіху, не існує, все залежить від конкретних обставин, але, наскільки це можливо, слід дотримуватись правил:
1. Сформулювати; конкретну мету спілкування, скласти план його проведення.
2. Створити атмосферу довіри і взаєморозуміння. При-вернути увагу партнера, говорити про спільні проблеми.
3. Уміти переконливо висловлювати свої думки, уважно слухати і задавати запитання.
4. Не відволікатися від наміченої мети. Уміти правильно сприймати партнера і володіти своїми емоціями.
5. Робити нотатки, фіксуючи одержану інформацію.
6. Закінчувати обговорений після досягнення мети.
Ділове спілкування підсвідоме здійснюється на певній відстані між людьми, причому вчені виділяють такі види зон спілкування:
15—46 см. Інтимна зона — спілкування з близькими, батьками, родичами.
46 см — 1,2 м. Особиста зона — відстань спілкування на переговорах з колегами.
1,2 м — 3,6 м. Зона соціального спілкування — на такій відстані ми тримаємось від незнайомих людей.
Більше 3,6 м. Загальнодоступна зона — спілкувати: з великою групою людей.
Ділове спілкування нерідко порівнюють з грою в шахи, не можливо «закреслити» непродуманий хід. Раз його вже зроблено, ситуація змінюється, і наступні ходи необхідно вже робити за нових умов.
Досвід показує, що в практиці ділового спілкування має особливе значення уміння говорити, слухати, ставити питання, сприймати партнера стримувати емоції. Зупинимось на цьому більш детально.
Уміння говорити, слухати, формулювати питання
Оберігаючи власний час і час своїх колег по управлінню чи підприємництву, необхідно дотримуватись виві-рених практикою життя неписаних правил проведення діло-вого спілкування:
1. Елементарно вислухати і не перебивати людей, особли-во, коли вами обурені.
2. Потрапивши у складну ситуацію — слухати, намагаю-чись зрозуміти.
3. Бути тактовним. Ввічливість обеззброює. Важко бути грубим, коли інший поводиться ввічливо і коректно.
4. При необхідності дати відступити протилежній стороні з гідністю. Іноді потрібно з чимось погодитися, щоб запере-чити аргументи іншої сторони.
5. Дотепність — сильна зброя, але нею потрібно користу-ватися в коректній формі.
6. Вміти вчасно промовчати.
Уміння говорити. Про що б не йшла мова, треба вміти говорити, зробити все належне, щоб інша сторона вас зрозу-міла. Для того, щоб повідомлення було сприйняте правильно, необхідно:
1. Добре знати тематику зустрічі.
2. Спланувати своє повідомлення.
3. Не зневажати фактами.
4. Намагатися привернути до себе увагу.
5. Стежити за своєю мовою.
6. Говорити задля досягнення мети.
Сприйняття партнера
Незалежно від того, про що йде мова в біз-несі: ліквідацію організації чи розширення або диверсифіка-цію бізнесу, купівлю партії автомобілів чи продаж нафтопере-робного комбінату, прийом на роботу чи звільнення в зв'язку з невідповідністю до зайнятої посади — ситуації, що вини-кають, можуть повторюватись знову, хоча з іншими людьми і за інших обставин. І саме ті менеджери, підприємці, які вміють розпізнавати людей за їх вербальною та невербальною поведінкою, впливати на їх дії, коригувати їх, допомагати співрозмовникам чи партнерам дізнатись про деякі риси свого характеру і вміють за будь-яких обставин використовувати ці якості — можуть мати реальну перевагу.
При сприйнятті партнера, як зазначає відомий вчений Марк Х.Мак-Кормак у своїй книзі «Те, чому не навчають у Гарвардській школі бізнесу», бажано остерігатись сторонніх думок, бути проникливим, уважно спостерігати, розпізнавати «его»партнера, створювати сприятливе враження про себе.
Створюйте сприятливе враження
Інколи трапляється, що справи йдуть не так, як би хоті-лось, але сприятливі взаємостосунки дозволяють справитись з ситуацією, що виникла, і знову зустрітись.
Буває і навпаки, закінчивши складні взаємостосунки мож-на полегшенно зітхнути: «слава Богу, що все позаду і ми ніколи не зустрінемося!». На молоду людину досить великий вплив роблять зовнішні фактори: гроші, влада, романтика, але коли вона стає старшою і більш виваженою, то починає розуміти малозначимість зовнішнього лоску начебто знаменитої особи та її положення.
Необхідно бути також насторожі з діловими партнерами, що посилаються на якогось начебто близького друга (пріз-вище якого розраховане на те, щоб скласти певне враження) або натякають на міцні стосунки з відомою особою. Якщо ж вдасться дізнатись про їх дійсні відносини, і з'ясується що вони зустрічались випадково, то є серйозні підстави вва-жати що й інші посилки на ділові стосунки з відомими людьми теж надумані.
Таким чином уміння розпізнавати людей включає в себе ряд основних положень умінь:
1. Уважно слухайте
Слухати треба не лише те, що говорять, а й те, як це го-ворять. Люди мають тенденцію говорити більше ніж цього хо-чуть. Помовчіть і ця пауза примусить партнера сказати більше.
2. Уважно спостерігайте
Спостерігаючи за вимовою партнера, можна підмітити його нервовість або неуважність.
3. Менше говоріть
Ви автоматично дізнаєтесь більше, почуєте й побачите більше і менше допустите промахів. Кожен може говорити менше і майже кожному необхідно менше говорити.
4. Перевіряйте свої перші враження
Повинен пройти деякий час між виникненням перших вражень і сприйняттям їх за основу взаємовідносин.
5. Намагайтесь більше дізнатись
Чим краще ви знаєте партнера, тим легше отримати від нього те, що потрібно.
6. Будьте обачливі
Обачливість є кращим моментом розпізнання людей. Ніколи не говоріть людям, що ви думаєте про їх безпоміч-ність, що ви інтуїтивно сприймаєте, їх поведінку за тих чи інших обставин. Якщо партнер зрозуміє, що ви про нього багато знаєте, ви прогаєте час використати свою власну про-никливість. Використовувати свої знання про партнера можна лише тоді, коли ви дізнались, що про вас він знає менше.
7. Контролюйте себе
Якщо за будь-яких обставин ви будете залишатись ви-важеною людиною; то ваша здатність спостерігача виросте. Якщо знаходитись у збудженому стані, то станете
