Під час проходження документа в Управлінні праці та соціального захисту Івано-Франківської міської ради обов’язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

- про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово „Контроль” або літера „К”;

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова „До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).

Відмітка „До справи” свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування) [48].

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Управління праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Відмітка „Копія” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова „Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту „Підпис”, наприклад:

Згідно

Інспектор відділу кадрів (підпис) Т.В.Двояк

25.04.08

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити [60, с.11].

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток1, Додаток2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів в управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради підписуються керуючим справами ради на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, протоколів, звітів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно - епідеміологічної комісії 25.04.2008 №8

і додаток до нього, всього на 23 арк. у 1 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

- при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 18 арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеннями у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 7 арк. у 3 прим. на першу адресу.

В управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради всі службові документи друкуються виконавцем.

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкуються через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 – через один міжрядковий інтервал.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат”, „Гриф затвердження”, „Відмітка про наявність додатка”, „Гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Назва виду документа друкують великими літерами.

Розшифровку підпису в реквізиті „Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

- 0 від межі лівого поля – для реквізитів „Заголовок до тексту”, „Текст” (без абзаців), „Відмітка про наявність додатка”, „Прізвище виконавця і номер його телефону”, „Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”;

- найменування посади у реквізитах „Підпис” та „Гриф погодження”, засвідчу вального напису „Згідно”, а також слів „Слухали”, „Виступили”, „Вирішили”, „Постановили”, „Наказую”, „Пропоную”.

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери