Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ [34, с.118].

В Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради для реєстрації документів застосовується комп’ютерна система з діловодства. Реєстрація вхідної кореспонденції нумеруються окремо на кожний календарний рік.

На лицевій стороні першого аркуша документа ставиться реєстраційний штамп із зазначенням вхідного номера, дати і часу його надходження. Нумерація документів починається з початку кожного календарного року.

Документ реєструється тільки один раз, а після номера реєстрації додається через дефіс номер справи, до якої належить документ згідно з номенклатурою справ. Робота з незареєстрованими документами не проводиться.

Конверти (пакети, бандеролі) з позначками „особисто” або „конфіденційно” не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов’язково повертається до канцелярії управління і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради, так і ті , що надходять від інших установ і громадян.

Для реєстрації всіх документів застосовується комп’ютерна реєстраційно-контрольна картка. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Довідкова картотека складається з двох частин невиконаних і виконаних документів.

Відповідно до вимог Примірної інструкції з діловодства складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А3 (297*420мм), А4 (210*297) та А5 (148*210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило, всі службові документи в Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради оформляються на бланках управління (Додаток В). Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та відповідно до Примірної інструкції з діловодства з обов’язковим дотриманням наступних правил:

- встановлено два види бланків : бланки для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

- бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) таким способом;

- бланки виготовляються друкарським способом на білому папері фарбами яскравого кольору;

- бланки документів мають такі поля:

ліве – 20 міліметрів;

верхнє – не менше як 10 міліметрів;

праве і нижнє – не менше як 8 міліметрів [2].

Заяви працівників (Додаток Г), окремі службові довідки, документи створювані від імені кількох або більше організацій, та деякі інші документи оформляються не на бланках.

Для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві ради кожний документ містить лише одне питання.

Винятком лише є складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Тексти документів містять в основному певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа пов’язується із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання розпорядчих документів, листів тощо.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання [60, с.22].

Лист-прохання без пояснення може містити лише одну резолютивну частину.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладено на керуючого справами районної ради.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

При складанні в Управлінні праці та соціального захисту населення Івано-Франківської міської ради службового документа обов’язково вимагаються реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування ради – автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про неї.

Назва виду документа (рішення, розпорядження тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Заголовок, як правило, містить короткий виклад змісту документа. Він, в основному, максимально короткий і ємний, точно передає зміст тексту.

Заголовок граматично узгоджується з назвою документа, формується за допомогою віддієслівного іменника. Наприклад: протокол засідання президії районної ради.

Іноді у документі йдеться про кілька питань, тоді заголовок узагальнюється.

До телефонограм, телеграм та повідомлень заголовки не складаються [22].

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається районною радою її президією – дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

Дати підписання і затвердження документа оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 14.04.2003 року.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується такий спосіб оформлення дат: 10 квітня 2003 року. Дата на документі проставляється особою,