Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії структурного підрозділу, в який картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга — для пошуків виконаних документів з певного питання.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи.

При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів.

Внутрішні документи і комерційні контракти за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу. Зразки реєстраційних документів додаються.

Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки

Реквізити | Пояснення до заповнення

Назва виду документа | Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор (кореспондент) | Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) — автора документа Під час реєстрації документа, що Відправляється, записується найменування установи (особи) — кореспондента Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа | Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)

Індекс документа | Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами

Індекс документа | Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється

Дата надходження | Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр

Індекс надходження | Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами

Заголовок документа або короткий зміст | Переноситься заголовок, сформульований на документі У разі відсутності заголовка він формулюється відповідно до правил

Резолюція | Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюції

Відповідальний виконавець | Прізвище, Ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону

Термін виконання | Проставляється число, місяць, рік — трьома парами арабських цифр Під час реєстрації Ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання ВІДПОВІДІ

Відмітка про виконання | Короткий запис вирішення питання по суті або дата та Індекс документа-відповіді

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

4. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Вітальні листи й запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

4. Організація контролю за виконанням документів

Реєстрацію документів можна розглянути як початковий етап контролю за виконанням.

Метою контролю за виконанням документів на підприємстві є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання.

Обов'язковому контролю виконання підлягають такі документи: закони України; постанови Верховної Ради; укази, розпорядження та доручення Президента; постанови та розпорядження Кабінету Міністрів; запити та звернення народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контроль за виконанням документів на