1. Класифікація документів
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
походженням — службові (офіційні) й особисті:
службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:
внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком — вхідні й вихідні;
формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;
дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;
ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
стадіями створення — оригінали, копії й виписки:
оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);
якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
складністю — прості (односкладові) й складні;
строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Літературні джерела
1. Гладіліна Г. Г., Сеніна В. К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. К., 1997.
2. Головащук С. І. Словник-довідник з правопису. К., 1979.
3. Гриднєва Л. М. Граматика ділової людини. Норма. Типологія помилок: Навч. посібник. К., 1998.
4. Гринчишин Д, Г., Сербенська О. А. Словник паронімів української мови. К., 1986.
5. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.
6. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О. Д. Горбула. К., 2000.
7. Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Видання офіційне. К., 1994.
8. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики: Словники XXI століття. К., 1998.
9. Коваль А. Л. Слово про слово. К., 1986. Коваль А. П. Ділове спілкування. К., 1992.
10. Короткий тлумачний словник української мови / За ред. Д. Г. Гринчишина. К., 1988.
11. Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови: Збірник вправ і завдань. Львів, 1996.
12. Культура української мови: Довідник / За ред. В. М. Русанівського. К., 1990.
13. Орфографічний словник української мови. К., 1999.
14. Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. 4-те вид. К., 2000.
15. Словник іншомовних слів / За ред. О. С. Мельничука. К., 1985. Словник синонімів української мови: У 2 т. К., 1999.
16. Словник труднощів української мови / За ред. С. Я. Єрмоленко. К., 1989.
17. Словник української мови. К., 1971 — 1980. Т. 1—11. Українська мова: Енциклопедія. К., 2000.
18. Українська мова як державна в Україні: Зб. матеріалів. К., 1999. Український правопис. 4-те вид., випр. й доп. К., 1993.
19. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. К., 1997. (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і діловодство).
20. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2003. – 480 с.
21. Шкуратяна Н. Г., Шевчук С. В. Сучасна українська літературна мова. К., 2000.