ВСТУП

Актуальність дослідження. Недостатня увага багатьох організацій до питань інформаційного забезпечення роботи кадрової служби. Більшість працедавців не враховують всіх особливостей кадрового діловодства і лише поверхнево виконують вимоги законодавства в цій області.

Сучасні умови розвитку економіки і конкуренції на ринку диктують свої правила управління організацією. В даний час успіх будь-якої компанії в першу чергу залежить від можливості оперативно і своєчасно отримувати необхідну і актуальну інформацію, а, отже, від організації роботи з документованою інформацією усередині організації. Проте особливу увагу слід приділяти саме документуванню управління персоналом, оскільки організація і регулювання його роботи впливають на успіх всієї компанії. Отже, всі напрями діяльності, що мають безпосереднє відношення до управління персоналом, відрізняються від інших сфер і мають свої особливості. До цих особливостей в першу чергу варто віднести особливу правову і соціальну відповідальність, яку працедавець несе перед своїми працівниками. Документування роботи з персоналом є безпосереднім віддзеркаленням і фіксацією стосунків між працедавцем і працівниками, тобто закріплює цю відповідальність «на папері».

Актуальність дослідження полягає також в тому, що досить мало літератури присвячено даному питанню. Певні відомості про документаційне забезпечення кадрової служби можна знайти в працях В. А. Блощинської [8], А. Н. Діденка [14], Ю.І. Палеха [30], Н.Г. Горгоюк [40] та ін. Однак спільного дослідження, присвяченого проблемі інформаційного забезпечення кадрової служби в умовах реформування державного управління ще не було.

Багата джерельна база, використана в процесі проведення дослідження, дозволила всебічно та глибоко проаналізувати питання інформаційного забезпечення кадрової служби на прикладі ПП «МегаМікс». Основними джерельними матеріалами є: Закон України «Про інформацію» прийнятий, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення», ДСТУ 3844-95 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови», ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 2732-2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять».

Кадрова служба є самостійним структурним підрозділом комерційної або некомерційної організації. Діяльність будь-якого підрозділу повинна починатися із складання положення про цей підрозділ. Положення про службу персоналу повинне складатися з наступних розділів: загальні положення; завдання; структура; функції; взаємини з іншими підрозділами; права; обов'язки; відповідальність. Основними функціями кадрової служби є: оформлення прийому, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, облік особового складу зберігання і заповнення трудових книжок, ведення документації по діловодству, контроль за виконання керівниками підрозділів наказів і розпоряджень по роботі з особовим складом вивчення руху кадрів, аналіз текучості кадрів. Треба зазначити важливу роль кадрового діловодства.

Після проголошення незалежної України введена в дію Примірна інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування, розроблено Державний стандарт України з діловодства і архівної справи, введено в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій, декретами Кабміну Ук-раїни представлено законодавство про нормативні доку-менти (технічні норми), Мінстатом України затверджені нові типові форми документів, набув сили Закон України «Про державну службу».

Основні функції і обов'язки кадрових служб регла-ментуються Положенням про кадрову службу, яка роз-робляється відповідно до «Типових положень про кадро-ву службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. №912 і затверджується керівником підприємства. Поло-ження повинне передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Мета дипломної роботи – описати особливості інформаційного забезпечення кадрової служби в умовах реформування.

Об'єкт дипломної роботи – інформаційне забезпечення кадрової служби.

Предмет дипломної роботи - робота кадрової служби на прикладі документного забезпечення ПП «МегаМікс».

Виходячи з мети поставлено такі завдання:

описати організаційну структура ПП «МегаМікс»;

охарактеризувати діяльність кадрової служби підприємства;

описати специфіку опрацювання кадрової документації на ПП «МегаМікс»;

проаналізувати особливості інформаційного забезпечення роботи кадрової служби;

розробити рекомендації щодо покращення інформаційного забезпечення кадрової служби.

Методи дослідження дипломної роботи:

спостереження - пасивний метод наукового дослідження, при якому дослідник, тобто спостерігач не впливає на розвиток подій. Даний метод дослідження використовувався під час проходження переддипломної практики, тобто на підготовчому етапі.

аналіз - операція уявного або реального розчленовування цілого (речі, властивості, процесу або відношення між предметами) на складові частини, виконувана в процесі пізнання або наочно-практичної діяльності людини. Даний метод використовувався протягом підготовчого етапу написання дипломної роботи, відбувався, збір необхідної інформації, будувалися зв’язки між основними елементами.

опис – активний метод наукового дослідження, при якому дослідник, здійснює опис об’єкта. Опис структури об’єкта полягає в його поділі на складові та встановленні характеру взаємозв’язків між ними. Метод використовувався на етапі роботи над змістом.

пояснення - розкриття сутності предметів і явищ об'єктивного світу шляхом з'ясування причин виникнення та існування явищ, знаходження законів їхнього розвитку чи функціонування, виявлення механізму дії тощо. Даний метод використовувався на етапі роботи над змістом.

візуальні та графічні методи - графи, схеми, діаграми, картограми та ін. У дипломній роботі використовуються схеми, таблиці, які дають змогу отримати синтезоване уявлення про досліджуваний об’єкт і водночас наочно показати його складові, їхню питому вагу, причинно-наслідкові зв'язки, інтенсивність розподілу компонентів у заданому об’ємі.

Практичне значення роботи. Результати, одержані під час написання дипломної роботи можна використовувати для поліпшення стану документного та документаційного забезпечення ПП «МегаМікс». Розроблений електронний журнал реєстрації документів, допоможе швидко знаходити потрібну інформацію працівнику кадрової служби; запровадження додатку до сайту - кадрами за допомогою мережі Інтернет; розроблені електроні бланки документів – правильно здійснювати кадрове діловодство; розроблені методичні вказівки для мерчердайзерів –