2.4 Розробка рекомендацій щодо покращення інформаційного забезпечення кадрової служби ПП «МегаМікс»

Під час дослідження роботи кадрової служби ПП «МегаМікс» було проведено аналіз документаційного та документного забезпечення. Для швидкого знаходження потрібних документів потрібно запровадити електрону картотеку для реєстрації документів. Дана документація характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

Отже, основними рекомендаціями щодо покращення інформаційного забезпечення є:

Створення електронного журналу для реєстрації документів.

Створення електронних бланків документів.

Доповнення сайту сторінкою Вакансії.

Створення електронної картотеки резерву кадрів.

Створення електронної картотеки резерву кадрів.

Створення методичних вказівок щодо роботи мерчердайзерів.

Створення електронного журналу для реєстрації документів.

Для забезпечення рекомендації по створення електронного журналу для реєстрації документів слід проводити централізовано в місцях реєстрації документів, обладна-них засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого вводу в ПК з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа, ав-тор (кореспондент), дата документа, індекс документа, заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), відповідаль-ний виконавець, строк виконання, позначка про вико-нання (короткий запис про вирішення питання, дата ви-конання, індекс документа-відповіді) (див. Додаток Д).

Створення електронних зразків документів, дозволить швидко, правильно оформляти кадрові документів, дозволяє керівникові мати всю повну інформацію стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами. Розміщення такої бланків таких документів на сайті прискорить роботу з кадрами. Основні документи, які запропонована створити є: заява, характеристика, особова картка, трудова угода.

Найпоширенішими кадровими документами є заяви, що складаються на підприємстві, називаються службовими і підлягають спеціальному обліку в діловодстві. Заяви, що застосовуються на підприємстві, бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання і не супроводжується додатком, і складними, якщо заява містить декілька питань або додаток, який становить собою перелік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Типовий бланк заяви (див. Додаток Ж) міститиме такі реквізити:

07 - назва організації (адресант);

11 - дата;

16 - адресат;

10 - назва виду документа;

- текст документа;

- відмітка про наявність додатків (при потребі);

- підпис.

Іншим видом документів ПП «МегаМікс» є характеристика. Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника. Характеристика надається на вимогу працівника або на письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Хороша характеристика з попереднього місця роботи може послужити великим плюсом при пошуку роботи. Найчастіше використовується характеристика з місця роботи, також поширена характеристика на тих, що навчаються в різних закладах (на школярів і студентів), а також для студентів при проходженні практики.

Запропоновано створити типовий формуляр характеристики
(див. Додаток З), який містить такі реквізити:

- назва виду документа;

- дата документа;

19 - заголовок до тексту (прізвище, ім'я, по батькові у родовому
відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата
вродження; посада);

21 - текст, який містить такі відомості: трудова діяльність працівника;
ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни; моральні якості;
висновки; призначення характеристики (якщо потрібно);

23 - підпис;

- відбиток печатки.

Трудові угоди (контракти) - це документи, що укладаються між організаціями і пра-цівниками, які не входять до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами та підприємствами. Трудова угода, на відміну від контракту, укладається як на період виконання певної роботи, так і на невизначений термін (див. Додаток К).

Реквізити:

10. назва документа (трудова угода);

11. дата і місце складання;

21. Текст:

перелік сторін, що уклали угоду;

зміст угоди із зазначенням обов'язків виконавця і замовника;

юридичні адреси сторін;

підписи сторін;

печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в пев-ному конкурсі тощо (див. Додаток Л).

Реквізити:

10. назва виду документа;

21. Текст:

прізвище, ім'я та по батькові;

дата;

місце народження;

фото особи, що заповнює особовий листок (праворуч уверху);

відомості про вчене звання, науковий ступінь;

вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює особовий лис-ток;

трудова діяльність (відомості виписуються з трудової книжки);

державні нагороди;

наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);

відомості про родину;

паспортні дані;

домашня адреса, телефон;

11. дата;

23. особистий підпис.

Дані зміни спрямовані перш за все на підвищення ефективності діяльності кадрової служби, що забезпечується використанням єдиних форм документів, також вона призначена для зменшення кількість витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації при оформленні документів. За допомогою створених бланків усі документи у працівника кадрової служби не виникатимуть труднощів при їх оформленні та використанні, також зменшиться кількість документів, які використовують в його діяльності.

Доповнення сайту сторінкою Вакансії.

Сучасний світ не можна уявити без Інтернету. Як уже згадувалося, одним джерелом інформаційного забезпечення є сайт ПП «МегаМікс» (див. додаток В). Сайт має наступні сторінки: про нас, статті, контакти, новини. Для ефективного забезпечення кадрів потрібно запровадити сторінку Кар’єра. Дана сторінка може містити наступні розділи: Команда, Вакансії, Заповнити анкету. Макет сторінки має відповідати дизайну сайту (див. Додаток М).

У розділі Команда можна розмістити фотокартки офісних працівників, їх координати, коротку біографію, основні досягнення (див Додаток М).

У розділі Вакансії можна розмістити фотокартку відділень ПП «МегаМікс» зі списком вакансій про займану посаду (детальний опис вакансії, вимоги до кандидата, зарплата) (див. Додаток Н).

У розділі Анкета можна розмістити анкетну інформацію: прізвище, ім’я,