Отже, документ – це форма повідомлення, а повідомленням – це інформація. Інформації притаманні також властивості (табл. 1.1):

Табл. 1.1 Властивості інформації

Властивість інформації | Особливості властивості інформації

Інваріантність по відношенню до носіїв | Одна і та ж інформація може бути записана різними знаковими системами (на різних мовах), ці знакові системи можуть використовувати різні фізичні носії («підкладки») для запису. Ця властивість визначається семантикою інформації, тобто незалежністю від типу носіїв

Продовж. табл. 1.1

Властивість інформації | Особливості властивості інформації

Вимірювання кількості | Основи цієї властивості інформації закладені в теорії Шеннона, в якій визначені верхні межі для кількості змін (нулів та одиниць в послідовності, що викорис-товується для представлення інформації в двоїчному вигляді та для запису її на носіях)

Зникнення | Інформація має властивість зникати (семантика "відірвана" від носія інформації) на відміну від речови-ни та енергії (закони збереження речовини та енергії)

Властивість інформації | Особливості властивості інформації

Розмноження | Інформація на відміну від речовини та енергії має влас-тивість розповсюдження (інформація, що попадає в таку ж інформаційну систему може мати таку ж дійовитість)

Пасивність в других інформа-ційних системах | Інформація може бути активною тільки при вірному її читанні, тобто ця інформація повинна бути вірно репродуктована після запису чи запам'ятовування

Деградація | Інформація, якщо вона не використовується, має влас-тивість деградації. Одна з найпростіших форм дегра-дації - це її старіння: якщо інформація отримана не своєчасно, то вона нікому не потрібна

Властивість бути реалізованою | Інформація має тенденції матеріалізації, тобто має властивість бути використаною, щоб не деградувати. Ця властивість особливо притаманна цілеспрямова-ним системам, в яких досягнення цілі завжди потребує нової інформації.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Як згадувалося вище інформація – це документ, а отже йому він виконує такі є функції як документ. Документ має дві групи функцій: загальні та спеціальні функції [11,с.34].

Загальні функції: інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації; соціальна — задовольняє певну соціальну потребу; культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами

Спеціальні функції: управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством; правова — за документом закріплена юридична сила; історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі [40, с. 4].

А також, документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті, диску тощо.

Документ має відповідати таким основним вимогам:—

видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її ком-петенції;—

не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих

органів влади;—

бути точним, достовірним і переконливим;—

бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;—

містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;—

бути придатним для тривалого зберігання [40, с. 5].

Види документів визначають за такими ознаками:

способом фіксації: * письмові документи — це рукописні і машинописні (друковані) документи;*

графічні документи — карти, плани, схеми, малюнки, рисунки;*

фото- і кінодокументи — це документи, створені способом фотографуван-ня і кінематографії, відеозйомки тощо;*

фонодокументи — документи, створені способом звукозаписування (зву-козапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо);

найменуванням — заява, лист, телеграма, довідка, службова записка, інструк-ція, протокол, резюме, автобіографія, наказ тощо; походженням — службові (офіційні) й особисті:*

службові документи створюються організаціями, підприємствами та служ-бовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установле-ному порядку [40, с. 5].

Отже, інформація – відіграє головну роль у функціонуванні інформаційного суспільства. Відображаючи реальну дійсність, вона впливає на всі напрямки суспільної та державної діяльності. З по-явою нових, інформаційних, технологій, заснованих на впровадженні обчислювальної техніки, засобів зв'язку, систем телекомунікації, ін-формація стає постійним та необхідним атрибутом суспільних відно-син. Від її якості та вірогідності, оперативності отримання залежить багато рішень, що приймаються на самих різних рівнях - від голови держави до пересічного громадянина.

Суспільство — це організована сукупність людей, об'єднаних характерними для них відносинами на певному ступені історичного розвитку. Суспільство — також соціальна самодостатня система, заснована на співпраці людей і зі своєю власною динамічною системою взаємозв'язків його членів, об'єднаних сімейними узами, груповими, становими, класовими та національними відносинами. Основними елементами, що визначають суспільство, є власність, праця, сім'я. Підприємство – форма власності, державна чи приватна, отже, частина суспільства.

Як уже згадувалося вище інформація впливає на всі напрямки суспільної діяльності, а отже і на підприємство. Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності підприємств і організацій будь-якої організаційно-правової форми.

Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інфор-маційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон'юнктур-ною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографіч-ною та іншою інформацією.

Визначення поняття "інформаційне забезпечення", наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підго-товки й надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їх розв'язування [49, с. 21].

Інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інфор-маційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач [43, с.15].

Інформаційне забезпечення - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з