Робочим визначенням ми приймаємо останнє визначення.

Повноцінне інформаційне забезпечення здійснюється за допомогою наявні-стю всіх складових структури інформаційного забезпечення інформаційної системи.

Структура інформаційного забезпечення представлена на схемі 1.1.

Схема 1.1 Інформаційне забезпечення

Лінгвістичне забезпечення - це сукупність мовних за-собів, призначених для формалізації природної мови.

Організаційне забезпечення - це сукупність доку-ментів, що регламентують діяльність персоналу в середовищі підприємства, характер взаємодії з технічними засобами і взаємодії між собою в процесі функціонування підприємства [28, с. 166].

Організаційне забезпечення або документаційне забезпечення – охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації їх архівного зберігання. А отже, діловодство відіграє вважливу роль в інформаційному забезпеченні. Діловодство - комплекс заходів із забезпечення ДЗУ підприємства або організації.

Розглянемо основні поняття діловодства. Діловодство визначається як діяльність, що охоплює пи-тання документування та організації роботи з документами у процесі виконання уп-равлінських дій. В установі діловодство являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до за-вершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його автоматизації залежить ефек-тивність управління в цілому.

Із збільшенням масштабів підприємства і кількості його співробітників питання про ефективність документаційного забезпечення стає все більш ак-туальним. Основні проблеми, які при цьому виникають:

керівництво губить цілісну картину того, що відбувається

на підприємстві;

структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незла-годженість, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність орієнтування у зовшіньому середовищі;

як наслідок, спостерігається падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, ко-мунікаційних та ін.;

доводиться розширювати штат, вкладати кошти в облад-нання нових робочих місць, приміщень, комунікацій;

для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміну технології виробництва, що в свою чергу, буде вимагати додаткових інвестицій [23, с. 38-40]..

Отже, достатнє документаційне забезпечення сприяє ефективній роботі підприємства.

Правове забезпечення - це сукупність правових норм, які регламентують правові відносини при функціонуванні та її юридичний статус, юридичний статус інформаційних про-дуктів, які отримані в результаті роботи . Правове забезпе-чення включає загальну та спеціальну частини.

Загальна частина правового забезпечення містить нор-мативну документацію, яка регулює діяльність підприємства. Ця доку-ментація визначає:

умови надання юридичної сили документам, рішенням;

законодавчі акти, що регулюють доставку документів елек-тронними засобами і встановлюють процедуру перевірки на ав-тентичність;

описують процедури вирішення конфліктних ситуацій.

Спеціальна частина правого забезпечення містить засоби юридичної підтримки рішень, що приймаються.

Технологічне забезпечення - це сукупність організаційних, методичних та технологічних документів, що регламентують про-цес обробки інформації в інформаційній системі з людиною, з використанням ком-п'ютерної техніки.

Ергономічне забезпечення - це сукупність методів і засобів, призначених для створення оптимальних умов високоефектив-ної та безпомилкової діяльності людини в інформаційній системі і найшвидшого її освоєння.

Технічне забезпечення - це комплекс технічних засобів, які забезпечують роботу підприємства. Основою технічного забезпечення є персональні комп'ютери (ПК), які забезпечують широкий набір функціональних можливостей. Сучасні ПК здатні обробляти ал-фавітно-цифрову інформацію, працювати зі звуком, відтворю-вати відеосигнали, працювати в комп'ютерних мережах [28, с. 167-168].

Отже, інформаційне забезпечення - це правильно побудована інформаційна система яка складається з лінгвіністичного, організаційного, ергономічного, правового та технічного забезпечення. Дані елементи запровадженні на підприємстві, сприяють його ефективній роботі.

1.2 Система кадрової служби в Україні

Основні функції і обов'язки кадрових служб регла-ментуються Положенням про кадрову службу, яка роз-робляється відповідно до «Типових положень про кадро-ву службу органу виконавчої влади», затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. №912 і затверджується керівником підприємства. Поло-ження повинне передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Перелік конкретних функцій та обов'язків кадрової служби з основних напрямів роботи повинен вміщувати:—

організацію ведення кадрового діловодства;—

виконання вимог Кодексу законів про працю Ук-раїни з питань прийому на роботу, переведення та звіль-нення працівників, забезпечення умов праці та соціаль-ного захисту працюючих;—

підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовку;—

формування кадрового резерву та роботу з ним;—

підготовку документів для призначення праців-никам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами та присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток тощо [46, с. 8].

Для цього розробляються та впроваджуються норма-тивні документи, посадові інструкції [31, с.6]

Основними функціями кадрової роботи є перш за все аналіз, планування та прогноз кадрів. Головним завданням цієї функції є формування об'єктів і структур управління, розрахунок потреби в кадрах необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації, тобто необхідно визначити кількісну та якісну потребу в кадрах на поточний період і перспективу. Необхідна чітка відповідь на запи-тання: "Хто потрібний і в якій кількості?"

Другою функцією є добір, розстановка, оцінювання і безперервне навчання кадрів. Основне завдання - якісне забезпечення сформо-ваних об'єктів і структур управління необхідними кадрами, а також організація ефективного стимулювання їхньої діяльності.

Третя функція - раціональне використання кадрів на виробництві, за допомогою чого здійснюється комплекс заходів для створення високопродуктивних і стійких виробничих колективів [ 48, с. 261].

З погляду управлінської практики система роботи з персоналом являє собою сукупність принципів і методів управління кадрами на підприємстві [48,с.262]. Схему роботи з кадрами можна подати у вигляді п'я-ти взаємопов'язаних підсистем (рис. 1.2).

Рис. 1.2 Схема роботи кадрової служби з персоналом

П'яти взаємопов'язаних підсистем:

Кадрова політика основою управління кадрами виступає кадро-ва політика, котра визначає генеральну лінію та принципові настанови в роботі з персоналом на довгострокову перспективу, — розрахована на тривалу перспективу лінія формування і розвитку кадрового скла-ду фірми. Засобом реалізації кадрової політики є кадрова робота.

Добір кадрів полягає у формуванні резерву кадрів на заміщен-ня вакантних робочих