Виходячи з технології реєстрації та накопичення ін-формації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення — забезпечити повну, вірогідну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-кон-трольної та звітної роботи. До цієї підгрупи облікових до-кументів відносяться: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (вказівні списки, книги обліку тощо). Вказана підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи: 1) з обліку прий-няття, переведення та звільнення працівників; 2) що фіксують заробітну плату; 3) щодо службової атестації та присвоєння звань, категорій тощо; 4) які відображують рівень освіти працівників; 5) щодо зарахування до резерву кадрів; 6) документи з пенсійного забезпечення; 7) про на-городження, присудження державних премій тощо.

Схема опрацювання кадрової документації

Типова технологічна схема обробки кадрової доку-ментації передбачає такі стадії: документування трудових правовідносин працівників з підприємствами, органі-заціями; ведення особових справ і трудових книжок працівників; ведення довідково-облікової та звітної ро-боти, документуван-ня атестації кадрів; документування призначень, допомог і пенсій; документування нагороджень.

Інформаційно-аналітич-ного забезпечення. За експертними оцінками, збирання і опрацювання інформації (реєстрація первинних даних) складають 30—40 %, передача інформації (зв'язок, сигналізація) — 10—15 %, заповнення та розмноження документації – 20-30%.

Важливим елементом системи є своєчасність надходження інформації. Від цього значною мірою залежить якість управлінських рішень. Відомо, що затримка інформації часто призводить до втрати її актуальності. На основі ж неповної інформації можуть прийматися лише наближені, значною мірою інтуїтивні рішення.

Інформаційне забезпечення функціонує в сис-темі автоматизованого збирання й обробки інформації, і яке характеризує пред-метні області, пов'язані з персоналом. При цьому масова фактична інформація збирається в місцях її виникнення в ритмі виробництва, а також фіксується в пам'яті ПЕОМ у такому самому ритмі.

Завдяки масивам фактичної і нормативно-планової, регламентуючої і довідкової інформації, а також бібліотеці описаних форм вихідних документів є можливість автоматичного (програмного) «перетворення» введеного в ПЕОМ мінімуму фактичної інформації в максимум об'єктивної вихідної інформації, яка також програмно надсилається на екран ПЕОМ (або на інший носій) відпові-дного користувача, посадові права, функціональні обов'язки та міра відповіда-льності якого формалізовані в регламентуючій інформації.

Інформаційна база, яка с складовою частиною інформаційного забезпечення менеджменту підприємства, складається з двох частин: зовнішньої та внутрішньої інформації. Внутрішня, в свою чергу, вклю-чає три групи масивів: масиви нормативно-планових і довідкових даних; масиви фактичних даних; спеціальні масиви.

Інформація з інших підприємств установ (зовнішня інформація) підприємства має ключове значення, вона є складною за структурою, великою за обсягами. Ця інформація становить таку предметну область, яка характеризує зовнішнє середовище й орієнтована на джерела й методичні прийоми, за допомогою яких можна одержати всі необхідні відомості про події та ситуації, що складаються на зо-внішньому ринку. Тому цією проблемою займається на підприємстві спеціаль-на служба маркетингу.

Внутрішня інформація характеризує всі процеси, явища, стан та інше, які виражаються через фактичну інформацію, а також нормативно-плановими, довідковими, договірними й іншими даними, що певний час використовуються без змін або коли зміни здійснюються частково. Масиви з нормативно-плановими і довідковими даними. Забезпечення внутрішньої інформації здійснюється всіма відділами підприємства і кадровою службою також.

До аналітико-інформаційних документів кадрової служби нале-жать:

штатний розпис працівників;

режим роботи підприємства і його структурних підрозділів; ефективний (плановий) фонд праці;

планові потреби в основних робітниках і їхній заробітній платі;

плановий фонд заробітної плати;

часові тарифні ставки;

календар року;

Крім зазначених, можуть бути й інші групи документів, пов'язані з управлінням персоналом.

До інформаційного забезпечення можна віднести ресурси інтернету. Одним з яких є сайти ПП «МегаМікс» - (див. Додаток В).

Даний сайт можна віднести до типу Visiting site (сайт - візитка). Сайт надає собою набір html-сторінок, без засобів інтерактивної взаємодії з користувачем. Сайт повністю відповідає дизайну підприємтсва. Даний варіант найпривабливіший для підприємства, основний рід діяльності якої не пов'язаний з мережею Internet.

Підприємство, використовує сайт, перш за все лише для надання рекламної інформації для потенційного клієнта. Основні сторінки сайту: Про нас - містить коротку і найголовнішу інформацію про ПП «МегаМікс». Новини - містить інформацію про досягнення підприємства, практику роботи з клієнтами і отримувані ними вигоди від спілкування саме з нами. Статті - містить коротку інформацію про товар, з можливістю розміщення фотографій. Контакти - зазвичай основна контактна інформація повторюється на кожній сторінці. На даній сторінці міститься повна інформація про ПП «Мегамікс».

Періодичні видання виходять через визначені проміжки часу, постійним для кожного року числом номерів, що не повторю-ються по змісту випусками. До них належать журнали - текстове видання, що містить статті, реферати з різних законо-давчих, суспільно-політичних, наукових, виробничих та інших питань, газети - текстове листове видання, що містить офіційні матеріали, опе-ративну інформацію і статті з актуальних суспільно-політич-них, наукових, виробничих та інших питань, літературні тво-ри, ілюстрації, фотографії і рекламу; що містить в основному суспільно-політичну, наукову чи виробничу інформацію та ін. [24,с.23].

Серед періодичних видань, якими користується кадрова служба ПП «МегаМікс» визначено: «Бизнес-комплект» (рос.) - , «Галицькі контракти» (укр.) http://kontrakty.com.ua/, «Експрес-об’ява» (укр.) http ://www .eo .com .ua, «Пропоную роботу « - http ://www .pro -roboty .com .ua /

Отже, інформаційного забезпечення кадрової служби ПП «МегаМікс здійснюється за допомогою: засобів Інтернет, кадрової документації, періодичних видань, нормативно-правової бази,