Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв'язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікація управлінських документів — лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління на певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об'єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, розмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Особливості уніфікації та стандартизації документів, які використовуються в автоматизованих комп'ютерних інформаційних системах, полягають в тому, що їхній зміст повинен забезпечити розв'язання завдань автоматизації, а їхня форма — забезпечити найефективнішу підготовку даних за допомогою комп'ютерних технологій.

Результати уніфікації та стандартизації документів дають змогу підвищити продуктивність праці на різних етапах технологічного процесу роботи з документами. Уніфікація та стандартизація корисні і при традиційних, ручних методах роботи з документацією, але їхня ефективність зростає в міру механізації та автоматизації управлінського процесу. Мета уніфікації та стандартизації управлінської документації полягає в тому, щоб шляхом удосконалення їх змісту і форми створити систему документів, впровадження якої дасть максимальний соціальний та економічний ефект.

Стан наукової розробки теми. На сучасному етапі уніфікація документів стала об’єктом вивчення таких дослідників, як: Г. Беспянської [4], Н. Гончарової [11], Т. Іванової [23 ], Ю. Палехи [ 35], В. Пахомова[ 38] та ін.

Вченими визначені основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

зменшення кількості видів документів;

підвищення інформативності документів;

системність;

комплексність;

стабільність вимог;

економічна доцільність.

Науковцями розроблені також уніфіковані форми, які не слід вважати досконалими для всіх без винятку випадків. Кожен з авторів має свій стиль викладу, своє бачення на проблему, і це природно, коли серед науковців є розбіжності щодо вдосконалення уніфікованих систем.

Слід зазначити, що тепер, в умовах інформатизації, крім загальних принципів, в науково-практичних джерелах повинні знайти своє відображення спеціальні принципи уніфікації, сучасніші, досконаліші.

Мета дослідження – з’ясувати всі етапи становлення і розвитку уніфікації управлінських документів; визначити основний напрям удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту.

З мети випливають такі завдання :

проаналізувати ведення організаційно розпорядчої документації в Ізяславській міській раді Хмельницької області;

охарактеризувати управлінські документи за формальною ознакою, які використовуються в роботі даного органу місцевого самоврядування;

визначити особливості змістової уніфікації управлінських документів даної установи;

описати типові форми первинної облікової документації зі статистики праці в Ізяславській міській раді.;

визначити оптимальні шляхи вдосконалення роботи з документацією в установі.

Об'єкт даного дослідження – уніфіковані форми сучасних ділових документів.

Предмет даного дослідження – уніфікація управлінських документів на прикладі документації Ізяславської міської ради Хмельницької області.

Методи. Для розкриття даної теми у процесі роботи було застосовано методи вивчення інформаційних джерел, спостереження, порівняння, аналізу та синтезу, індукції та дедукції, моделювання.

На основі аналізу інформаційних джерел було визначено стан вивчення питання, історію його виникнення, результати, які вже мають місце, методи вивчення.

Індуктивний метод було використано після збору окремих суджень з проблеми дослідження, на основі яких робилися загальні висновки.

Дедуктивний метод також використовувався після збору необхідної інформації з проблеми дослідження, на основі якого із загальних висновків робилися окремі висновки й судження. Особливу роль у дослідженні відіграють методи аналізу та синтезу.

Метод порівняння застосовувався для визначення позитивних та негативних сторін уніфікації у веденні організаційно-розпорядчої документації в установі.

Джерельна база. Для написання дипломної роботи було використано Закон України «Про обов'язковий примірник документів», ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення», ДСТУ 3844-95 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови», ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», ДСТУ 2732-2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять».

Закони, Постанови, Державні стандарти, Примірні інструкції, що регулюють питання уніфікації, мають бути взаємообумовлені і взаємодоповнюючі. Проте в деяких документах мають місце протиріччя, щодо єдиних форм і правил оформлення їх, і це призводить до небажаних результатів: зниження соціального та економічного ефекту.

Практичне значення дослідження полягає у можливості використання його результатів для підвищення рівня ефективності роботи з організаційно-розпорядчою документацією, при створенні збірників,уніфікованих форм документів; для покращення функціонування і розвитку органів місцевого самоврядування. Запропоновані уніфіковані форми зменшать затрати часу спеціаліста на обдумування, формулювання, складання та оформлення документів,облегшать роботу з ними.

Структура дипломної роботи. Дипломна робота складається зі
вступу, двох розділів ( Розділ 1 - «Уніфікація як еволюційна тенденція розвитку документа»; Розділ 2 – «Уніфіковані форми і тексти управлінської документації на прикладі документаційної бази Ізяславської міської ради Хмельницької області», висновків, списку використаних джерел та додатків.
Загальний обсяг роботи становить ___ сторінок, у тому числі: основний текст – ___ сторінка, список використаних джерел, що містить ___ назви на ___ сторінках та ____ додатків.

РОЗДІЛ 1

УНІФІКАЦІЯ ЯК ЕВОЛЮЦІЙНА ТЕНДЕНЦІЯ РОЗВИТКУ ДОКУМЕНТА

Управлінський документ у сфері сучасного менеджменту

Документована інформація є основою управління. Ефек-тивність останнього значною