Невід'ємною складовою управлінської діяльності і процесу менеджменту є створення інформаційного носія з організацією його послідовного пересування в межах певної системи управл-іння. Найбільш поширеним у сучасному менеджменті матеріаль-ним носієм із зафіксованою на ньому з дотриманням певної юридичної процедури інформацією є управлінський документ.

Управлінський документ – це «матеріальний об'єкт із закрі-пленою будь-яким способом на спеціальному носії інформацією, що утворилась і використовується в процесі управління» [ 11, c.34.].

Управлінська документація як сукупність відомостей і да-них, необхідних для здійснення аналізу, контролю, прийняття та організації виконання управлінських рішень, виступає не-від'ємною складовою ефективного управління організаційно-економічними процесами взагалі і підприємницькою діяльністю зокрема. З одного боку, управлінська документація відображає умови, властивості, закономірності, особливості функціонуван-ня як об'єкта, так і суб'єкта управління. З іншого боку, вона опосередковує трудову діяльність людей, визначає форми відносин між ними і керуючою системою і постійно викорис-товується в управлінні та організації виробництва, в розподілі, реалізації та обігу виробленого продукту чи послуги.

Як специфічний продукт управлінська документація має такі особливості:

виступаючи на певному етапі менеджменту продуктом праці, на наступному етапі вона є її предметом;

має тривале і багаторазове використання, не втрачаючи при цьому своїх споживчих властивостей;

має здатність до накопичення;

є змінюваною в ціні без будь-якої якісної або кількісної зміни початкового зразка;

забезпечує можливість тиражування (копіювання) і одно-часного використання в багатьох місцях [11,с.34].

Функціональна різноманітність управлінських документів обумовлює велику кількість класифікаційних ознак, покладених в основу їх групування. Головне завдання вивчення управлінсь-ких документів як об'єктів класифікації полягає в тому, щоб вид-ілити їх характерні особливості і дати їм правильне тлумачення і оцінку. Так, відомий український документознавець С.Г. Кулешов доводить, що "є, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, тобто в яких відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення гру документів"[ 11, с.35].

Так, зокрема, управлінські документи, що перебувають в обігу в межах установи, можуть бути згруповані за такими оз-наками:

послідовність створення; оригінал, дублікат, копія, витяг із документа (оригінал - примірник службового докумен-та, що першим набуває юридичної сили; дублікат - по-вторно оформлений службовий документ замість втраче-ного чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу; копія - документ, що містить точне зна-кове відтворення змісту чи документної інформації іншо-го документа і - в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак; витяг з документа - засвідчена копія частини тексту службового документа);

рівень доступу: загальнодоступні в межах установи, для службового користування (документи, що містять конфі-денційну інформацію), секретні (документи, що містять таємну інформацію);

юридична сила: ті, що мають юридичну силу, і ті, що її не
мають (ще не набули, не можуть мати, втратили юридич-ну силу) [11,с.36].

Наведені прості класифікації є однорівневими, тобто виді-лені групи документів не мають подальшого поділу на якісь види. При групуванні управлінських документів установи мо-жуть бути розроблені дворівневі класифікації, де групи (класи) документів поділяються на підгрупи (підкласи) і види. Видами документів у даному випадку виступають номінали (акт, про-токол, наказ) або - ще частіше - їх різновиди (наприклад, акт приймання-здачі робіт, протокол засідання колегії міністерства, наказ про заохочення).

В межах класифікації управлінських документів за способом організації процесу їх обігу на вхідні, вихідні і внутрішні можна виділити ще дві групи - ті, що піддягають реєстрації, і ті, що їй не підлягають. Дворівневу структуру має і класифікація номі-налів управлінських документів, які поділяються на види, а ос-танні - на документи, що підлягають і не підлягають затверджен-ню, засвідчуються і не засвідчуються гербовою печаткою, а групуються за терміном виконання (безстрокові, термінові, дуже термінові) і зберігання (постійного, тимчасового).

Різноманітність документів, використовуваних суспільством у процесі його життєдіяльності, в тому числі й у сфері управл-іння, не дозволяє при їх класифікації виходити з якоїсь однієї ознаки. В основу класифікації управлінських документів мо-жуть бути покладені ознаки, властиві документу, як такому, а також особливості створення і використання різних документних форм.

До таких ознак належать:

форма представлення (матеріальний носій);

цільове призначення (сфера застосування);

інформативність (змістовність);

зміст і характер правовідносин, якими регулюється ви-користання документа [11,с.37].

Реалізація функціонального призначення документа висуває певні вимоги до його матеріальної основи: вона має бути досить міцною, легкою, зручною в користуванні, доступною І відносно дешевою у виробництві. Найбільш поширеним матеріалом для виготовлення управлінських документів є папір. Важливою кла-сифікаційною ознакою документа є також способи і засоби фіксування інформації і реквізитів. За формою подання інфор-мації всі існуючі сьогодні документи поділяються на аналогові і цифрові, за способами фіксування інформації - на рукописні і машинописні (до останніх належать механічні, електромеханічні, фотохімічні та електронні).

Цільове призначення управлінського документа визначаєть-ся, перш за все, сферою його використання у відповідності з основними функціями управління ( табл. 1.1).

Табл. 1.1 Використання управлінської

документації в реалізації управління

Функції управління | Основні тематичні комплекси управлінських документів, що утворюються внаслідок реалізації цих функцій

Прогнозування | Первинно-облікова, цінова, торговельна, зовнішньоторговельна, організаційно-розпорядча, науково-технічна документація

Продовж. табл. 1.1

Планування | Планова, ресурсна, організаційно-розпорядча документація

Організація і координація | Організаційно-розпорядча документація

Контроль | Реєстраційно-облікова, аналітична, організаційно-розпорядча документація

Облік і аналіз | Бухгалтерсько-облікова,звітно-статистична, банківська, фінансова, цінова, документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення

Документ має інформаційний характер. Інформатив-на функція є основною для всіх управлінських