Спеціалісти Ізяславської міської ради вважають, що використання уніфікованих текстів в чотири рази скорочують затрати праці виконавців і приблизно на 40% - друкарських робіт.

Найбільш поширеним способом використання уніфікованих текстів слід вважати складання збірників, їх перевага перед використанням бланків з напередодні нанесеним текстом полягає в тому, що від останніх в ряду випадків відмовляються практичні працівники з психологічних міркувань.

Збірник складається із наступних розділів: вступ, класифікатор текстів, уніфіковані тексти, методичні матеріали з вимогами до оформлення і підготовки документів. Основною частиною збірника є уніфіковані тексти. Вони розташовані у відповідності із встановленою класифікацією і забезпечені пошуковим індексом. Остання частина збірника – це вимоги до підготовки і оформлення документів. Вимоги застосовуються до конкретних умов використання уніфікованих текстів, які містяться в збірнику.

Тексти міської ради класифікуються за функціями: планування, фінансування, бухгалтерський облік і звітність, управління капітальним будівництвом, організація праці і зарплати тощо. Всередині кожної функції тексти розташовуються по завданнях. Кожен текст отримує свій код, який складається із коду функції, завдання, порядкового номера документа в межах завдань. Код служить цілям ідентифікації тексту і пошуку його в збірнику. В класифікаторі виділяється спеціальна графа для позначення сторінки, на якій розташований текст.

Варіанти користування збірником можуть бути, наприклад, такі :

виконавець знаходить в збірнику необхідний текст і оформляє замовлення в друкарні, в якому вказує код тексту, назву документа і повідомляється перемінна інформація для внесення в документ;

секретар знаходить в збірнику відповідний текст і передруковує його з усіма вставками виконавця;

виконавець знаходить в збірнику необхідний текст і за його зразком складає чернетку, переписуючи постійну інформацію з тексту і доповнюючи її перемінною;

виконавець вносить від руки перемінну інформацію в типографські бланки з трафаретними текстами і направляє їх для передрукування; секретар передруковує текст на аналогічний “трафаретизований” документ, звичним порядком підписується і направляється за призначенням.

Таким чином, час спеціаліста економиться на нетворчих операціях; за наявності готового бланка з трафаретними текстами виконавець від руки вносить в нього перемінну інформацію. Такий варіант використання збірників уніфікованих текстів найбільш ефективний, так як дає можливість значно скоротити друкарські роботи, підвищує оперативність фіксації рішень і доведення їх до зацікавлених організацій і осіб.

Проведений аналіз вживаних уніфікованих текстів у системі документації Ізяславської міської ради Хмельницької області засвідчив наявність розходжень не лише в оформленні документів, а й у викладі змістовної частини при документуванні типових питань. Такі розходження призводять до збільшення часових витрат як при сприйнятті змісту в них інформації, так і для отримання відповідних відомостей. Більше того, це є основною причиною неможливості втілення в міській раді сучасної технології документного забезпечення управління. А як підкреслюють дослідники - це один із ефективних шляхів підвищення якості управління в сучасних умовах. Тому питання упорядкування термінології (мовних кліше) в документах є одним із важливих факторів підвищення ефективності автоматизації документування, якісного опрацювання документів у всіх структурних підрозділах міської ради і прискорення пошуку необхідних даних в інформаційній системі установи.

2.2 .Аналіз уніфікованих форм управлінських документів даної установи

Уніфікований текст управлінського документа в Ізяславській міській раді представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці. Адже часто на практиці створюються однотипні документи, які містять аналогічну інформацію. Наприклад, накази по особовому складу, бухгалтерська та статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

анкета - спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Переваги анкет полягають у прискоренні та зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ. Анкети - лист з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень, а також особова картка працівника, наприклад:

ОСОБОВА КАРТКА ПРАЦІВНИКА

I. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1. Прізвище ______________________ Ім'я _____________________
По батькові ___________________________

2. Дата народження "___" _________ 19__ р.

3. Громадянство _____________________________________________

4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня,
професійно-технічна, базова вища, неповна вища, повна вища) ______
__________________________________________________________________

трафарет - спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу.

В міській раді трафаретними є види договорів, накази по кадрах та інші види документів, наприклад:

ДОГОВІР
про повну матеріальну відповідальність 

Я, _____________________________________________________________,

(прізвище, ім'я, по батькові)

працюючи ____________________________________________, даю цю підписку про те, що я ознайомлений з правилами роботи і зобов'язуюсь у повному обсязі виконувати всі встановлені правила щодо прийому, збереження та видачі товарно-матеріальних цінностей та коштів, а також дотримуватись порядку та термінів подання звітності. 

"___" ____________________ 200_ р. 

Підпис ________________________/___________________/

м. ____________

"___" ____________ 200_ р. 

таблиця також широко використовується у роботі Ізяславської міської ради, що дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію - заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп’ютерній обробці і зберіганні інформації. Часто таблиці застосовують в фінансово-господарському відділі, наприклад:

Звіт про рух грошових коштів
за __________________ 20__ р.

Форма № 3  | Код за ДКУД   | 1801004   

Стаття  | Код  | За звітний період  | За попередній період 

Надходже-ння | Вида-ток  | Надходже-ння  | Видаток 

1  | 2  | 3  | 4  | 5  | 6 

I. Рух коштів у результаті операційної діяльності      

Прибуток (збиток) від звичайної діяльності до оподаткування   | 010     

Коригування на:         

амортизацію необоротних активів  | 020   | X   | X 

II. Рух коштів у результаті інвестиційної діяльності      

Реалізація:         

фінансових інвестицій  | 180   | X   | X    

необоротних активів