Так як 50%усіх управлінських документів - це листи, то доцільним буде створити у міській раді формуляр-зразок для листів, який міститиме такі реквізити:

зображення Державного герба України;

назву організації;

довідкові дані про організацію.

Також слід розміщувати обмежувальні позначки для розташування
реквізитів: дата документа, реєстраційний індекс документа,
посилання на реєстраційний індекс і дату документа, адресат,
резолюція, заголовок до тексту документа, відмітка про контроль,
текст документа.

Документаційний фонд Ізяславської міської ради складається з певних
видів документів. Проте існують деякі розбіжності між тим, як оформляють
їх працівники апарату і як це слід робити згідно з держстандартами
України. Для того, щоб усунути цей недолік, рекомендується створити
формуляр-зразок для конкретного виду документа.

У міській раді та виконкомі вироблено механізм складання тексту розпоряджень і рішень, наприклад:

________________________________
________________________________
________________________________

(назва підприємства)

Наказ (розпорядження) № ___
(про відрядження)

_______________________ м. ______________________

(дата видання наказу) (місце видання наказу)

Відрядити ______________________________________________________________________

(посада)

_______________________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)

до _____________________________________________________________________________
(пункт призначення: місто, район, область,

________________________________________________________________________________
підприємство/установа/організація)

з ____________ 200_ р. по ____________ 200_ р. з метою _______________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________
(мета відрядження)

_________________________ _________________ ___________

(посада керівника) (ініціали, прізвище) (підпис)

Як правило, такий текст має дві частини: констатуючу та основну. У першій частині наведено обґрунтування або вказано причини виникнення такого рішення, розпорядження, у другій - викладено конкретні висновки, пропозиції

Констатуюча частина містить коротку характеристику позитивних результатів, досягнутих у відповідній галузі, а також аналіз негативних наслідків та причин їх виникнення. У цій частині узагальнюється і розповсюджується досягнутий успіх, більше уваги приділяється позитивному результатові. Коли ставиться мета - як усунути виявлені недоліки, - то необхідно подати не лише їхню характеристику, а й вказати на виконавців, які допустили ці помилки.

Основна частина документа починається із повного найменування органу, який його випускає. Пункти рішення чи розпорядження містять конкретні заходи для усунення недоліків. У кожному пункті, як правило, названо виконавця. В останньому пункті основної частини документа називаються службові особи, на яких покладається контроль за виконанням рішення чи розпорядження. Цей пункт можна подати так: «Контроль за виконанням покладено на заступника міського голови Хом’яка О. А.».

Незважаючи на наявність великої кількості спільних ознак між розпорядженням та наказом, ці документи суттєво відрізняються: накази найчастіше видаються стосовно загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження — часткових; ключовими словами, що використовуються при складанні наказу, є «НАКАЗУЮ», а розпорядження — «пропоную», «зобов’язую», «доручаю», «вимагаю», «дозволити» тощо (див. Додаток Б).

Розпорядчі документи, що розглядаються, містять такі основні реквізити:

зображення Державного герба України;

назва установи;

назва виду документа;

дата документа;

реєстраційний індекс;

місце складання або видання документа;

заголовок до тексту документа;

текст, що містить такі частини: констатуючу (вказуються мета або
причини видання) і розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання);

підпис голови;

відбиток печатки.

Існує деяка невідповідність в оформленні цього виду документа в Ізяславській міській раді. Зокрема, під час оформлення не витримуються розміри берегів документа.

Рішення ради приймають на її пленарному засіданні після обговорення більшістю депутатів від загального складу ради. Під час підведення підсумків голосування до загальної кількості голосів депутатів міської ради долучається голос міського голови, якщо він бере участь у пленарному засіданні ради.

Рішення ради приймаються відкритим (у тому числі поіменним) або таємним голосуванням. Виконавчий комітет міської ради в межах своїх повноважень приймає рішення.

Рішення, розпорядження міської ради та їх виконавчого комітету доводяться до відома виконавців і підвідомчих установ, організацій та підприємств, окремих громадян через надсилання їм цих рішень або розпоряджень не пізніше, як у п'ятиденний термін. Рішення ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо радою не встановлено пізнішого терміну введення цих рішень у дію.

Організаційно-розпорядча діяльність міської ради, виконавчого комітету оформляється також низкою інших документів, таких, як регламент, положення, план, протокол, доповідна записка, організаційні заходи, звіт, лист тощо.

Одним із основних документів, який визначає роботу міської ради, є її регламент, який складається із семи розділів і містить як загальні положення про діяльність ради, так і оперативну роботу ради, її виконавчого комітету . Важливими є положення про постійні комісії відповідної ради та перспективний план роботи ради відповідного скликання. Регламент ради, положення про постійні комісії та перспективний план роботи міської ради затверджується рішенням ради відповідного скликання на одній із її перших сесій. Функціональні обов'язки працівників виконавчого комітету міської ради регламентуються розпорядженням голови.

Ми вважаємо, що проаналізовані документи укладаються згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для даних видів документації, чітко відповідають наступним вимогам:

- не суперечать чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаються лише відповідними повноваженими органами або службовими особами згідно з їх компетенцією (рішення – виконавчим комітетом та міською радою, розпорядження – міським головою та ін.);

- відповідають своєму призначенню, назві й укладаються за встановленою формою;

- достовірні, переконливі і відповідають меті та завданням діяльності міської ради (базуючись на фактах, містять конкретні й змістовні пропозиції, вказівки);

- належним чином відредаговані (грамотні) й оформлені, хоча не завжди дотримуються вимоги щодо розташування реквізитів у даному виді документа, придатні для тривалого зберігання;

- роблять процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

2.4 Використання типових форм первинної