Інформація, що фіксується в процесі обліку, має досить важливе значення як для Ізяславської міської ради, так і для ряду зовнішніх користувачів. Для повного задоволення потреб всіх користувачів облікової інформації дуже важливо оптимально організувати процеси її накопичення та зчитування. Джерелом облікової інформації є первинний документ, що формується або зовнішньою особою, або самою установою, містить інформацію про господарську, фінансову, розрахункову чи облікову дію та подається у грошовому виразі. На підставі первинних документів після класифікації інформації про економічні процеси по окремих бухгалтерських рахунках формуються проводки у вигляді запису в дебет одного рахунку та в кредит іншого. Облік здійснюється синтетично (запис по певних рахунках (класифікаторах) в залежності від виду економічної операції) та аналітично (в розрізі окремих об'єктів, інформація про які вимагає повного та ретельного обліку). Проводки та інформація про окремі об'єкти аналітичного обліку заносяться у регістри бухгалтерського обліку. Далі на базі регістрів формуються зведені облікові документи, які містять інформацію про кореспонденцію між рахунками бухгалтерського обліку та (або) про динаміку об'єктів аналітичного обліку. Зведені облікові документи є носіями узагальненої інформації. Як правило, вони використовується для формування фінансової, статистичної та податкової звітності.

Суть облікового процесу заключається в тому, що на підставі первинних документів інформація про економічні процеси класифікується, фіксується в регістрах бухгалтерського обліку та узагальнюється для користувачів у зведених облікових документах.

Для забезпечення правильної організації обліку особового складу та використання ним робочого часу в Ізяславській міській раді ведеться кадровий облік, функції якого покладаються на начальника фінансово-господарського відділу. Так як це установа, де обсяг документообігу не перевищує 10 тисяч документів на рік, тому відділу кадрів немає, і всі операції, пов’язані з його роботою, доводиться виконувати, зазвичай, бухгалтеру. Тим паче, що взаємозв’язок кадрового обліку й бухгалтерського є очевидним.

Слід зауважити, що тут впроваджені деякі нові уніфіковані форми документів, придатні для використання як в автоматизованих системах, так і в умовах застосування традиційних методів обробки документації.

В роботі спеціалісти фінансово-господарського відділу використовують Типові форми первинної облікової документації , окремі з яких затверджені та введені в дію з 1 січня 2009 року, а саме:

П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу" (див. Додаток А) ;

П-2. "Особова картка" ;

П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)";

П-5 "Табель обліку використання робочого часу";

П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника" (див. Додаток Д);

П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена) (див. Додаток Ж)".

Охарактеризуємо типові форми та правила заповнення їх. Верхня частина їх містить такі обов’язкові реквізити:

а) назву підприємства;

б) ідентифікаційний код ЄДРПОУ (Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України);

в) код УКУД (Українського класифікатора управлінської документації).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"(типова форма П-1) заповнюється на підставі письмової заяви від особи, яка працевлаштовується.

В ній вказано:

1) адресат, на ім’я якого складається заява, як правило, це голова міської ради;

2) відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

3) назва документа (заява) і текст, в якому особа викладає прохання прийняти її на певну посаду (професію) до певного структурного підрозділу (відділу) установи;

4) перелік додатків (копій документів);

5) дата, підпис заявника.
Ця форма П-1 заповнюється у фінансово-господарському відділі, наприклад:

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ)

N ____ від "___" ____________ 20__ р.
про прийняття на роботу

__________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)

Прийняти на роботу --------------------------------
з "___" _________ 20__ р. | Табельний номер |
до "___" _________ 20__ р. |------------------------------|
(заповнюється у разі строкового | |
трудового договору (контракту)) --------------------------------

__________________________________________________________________
назва структурного підрозділу

__________________________________________________________________
назва професії (посади), кваліфікація

З лицьового боку заповнюється:

1) номер та дата складання наказу (розпорядження);

2) прізвище та ініціали особи, яку приймають на роботу;

3) умови прийняття на роботу;

4) відділ , категорія, професія, посада, тарифний розряд, табельний номер;

5) форма і система оплати праці, умови праці, тривалість робочого дня;

6) підпис керівника та підпис працюючого.

До моменту остаточного підписання головою міської ради й працівником наказу, він, завізований особою, яка відповідає за прийняття на роботу, в разі потреби може бути для робітника скеруванням на переговори й перепусткою до структурного підрозділу для ознайомлення з умовами роботи. Для цього використовується зворотний бік наказу.

На зворотному боці заповнюється:

1) відділ , куди скеровується особа для ознайомлення з умовами роботи;

2) керівник структурного підрозділу зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну;

3) підпис працівника про згоду на умови праці;

4) підтвердження відповідними службами установи проекту наказу;

5) медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки.

Лише після цього підписаний головою міської ради наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку.

На підставі підписаного наказу бухгалтер фінансово господарського відділу заповнює документ первинного обліку - форму П-2 "Особова картка", робить відповідні записи у трудовій книжці. Бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ. Це може бути "Особова картка з заробітної плати" працівника, книга обліку заробітної плати або інший розрахунковий документ, який надалі використовується для розрахунку нарахувань, утримань і видачі заробітної плати працівнику.

Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу в даній установі. Як вже зазначалось, вона оформляється на підставі наказу в обов’язковому порядку. Деякі дані, які стосуються працівника і необхідні бухгалтеру для здійснення розрахунків, можна знайти саме в "Особовій картці", наприклад, наявність дітей або