В "Особовій картці" з лицьового боку вказується:

1. Номер документа, стать особи, табельний номер.

2. У розділі I. "Загальні відомості":

а) прізвище, ім’я та по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серія, номер паспорта, ким і коли його видано; домашня адреса; родинний стан (на підставі паспорта працівника);

б) загальний та безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дата і причина звільнення з нього (на підставі записів у трудовій книжці);

в) освіта, спеціальність та кваліфікація за дипломом, номер та дата одержання диплома (на підставі диплома);

г) дата заповнення картки й особистий підпис працівника, на якого оформлено картку.

3. У розділі II. "Відомості про військовий облік" заносяться дані на підставі військового квитка.

Зворотний бік "Особової картки" заповнюється протягом усього терміну роботи працівника в установі.

На ньому вказується:

1. У розділі III. "Призначення і переведення" - дані про нові призначення і переведення робітника, а саме: дата призначення або переведення, назва структурного підрозділу підприємства у разі переведення або назва професії у разі нового призначення, відповідно новий розряд або оклад, наказ (розпорядження) (про прийняття, про переведення, про припинення трудового договору), на підставі якого проводиться переведення або призначення, його номер та дата. З цими записами, підписавшись в "Особовій картці", ознайомлюється власник трудової книжки.

2. У розділі VI. "Відпустки" - вид відпустки, за який період, дата початку та закінчення, на підставі наказу (форми П-3), його номера і дати.

3. Додаткові відомості - будь-яка корисна інформація (наприклад, про проходження навчання на курсах підвищення кваліфікації тощо).

4. Надалі в момент звільнення працівника в "Особовій картці" вказується дата, причина звільнення, на підставі наказу (форма П-4), його номер й дата. З цим записом працівник ознайомлюється, підписавшись у картці.

5. Наприкінці "Особової картки" вказується дата видачі трудової книжки й ставиться підпис власника про її отримання.

В Ізяславській міській раді кількість працівників, а, отже, і "Особових карток" становить 25. Один зі способів поліпшення організації роботи з картками та економії робочого часу був запропонований у Наказі № 253. Він полягав в тому, що на кожного працівника велася Алфавітна картка типової форми П-3. В комп’ютерне століття цей спосіб став анахронізмом, та й ефективність його сумнівна - замість пошуку певної особової картки необхідно було здійснювати пошук певної Алфавітної картки серед таких самих. А досить було лише ввести до пам’яті комп’ютера всі особові картки, і проблем з їхнім пошуком не було б і, природно, відпала б необхідність вести Алфавітні картки . Для цього необхідно було мати у фінансово-господарському відділі комп’ютер. Тим же, в кого його не було, доводилося користуватися "дідівським" способом, тобто вести Алфавітні картки.

Проте наказ № 253 не вимагав, а рекомендував оформляти Алфавітні картки. Отже, установа мала право цього не робити. Наказ Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 року N 253 "Про затвердження типових форм первинного обліку” з 01.01.09 втратив чинність.

Оформлюючи щорічну відпустку та інші види відпусток, які надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток, заповнюють уніфіковану форму П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки". Підставою для наказу є заява, в тексті якої обов’язково зазначають дату початку відпустки.

Лицьовий бік наказу заповнюється згідно таких вимого:

1. Номер та дата складання наказу (розпорядження).

2. Прізвище та ініціали особи, якій надається відпустка.

3. Відділ, категорія, професія, посада, тарифний розряд, табельний номер.

4. Умови праці.

5. Термін відпустки.

6. Підписи керівника, начальника структурного підрозділу та працівника.

Заповнення зворотного боку:

1. Дані про виплати за 12 останніх місяців.

2. Середній заробіток.

3. Нарахування і утримання.

4. Всього до видачі за платіжною відомістю (видатковим ордером) із зазначенням номера документа.

5. Підпис бухгалтера.

Заповнену належним чином форму підписує голова міської ради, наприклад:

За період роботи з "___" _____________ 20__ року по "___" ______ 20__ року
Період відпустки з "___" ____________ 20__ року о "___" ______20__ року на _______ календарних дні(в)
Надання матеріальної допомоги на оздоровлення (у разі необхідності відмітити х)

Керівник підприємства
(установи, організації) ________ ___________________________
підпис П.І.Б.

Керівник структурного
підрозділу ________ ___________________________
підпис П.І.Б.

З наказом
(розпорядженням)
ознайомлений _________________ "___" __________ 20__ року
підпис працівника

Форма заповнюється і передається бухгалтерії для здійснення розрахунків належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки роблять позначку: "без оплати". На підставі форми П-3 фінансово-господарський відділ робить позначки у формі П-2. Форма П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)" заповнюється на підставі заяви, поданої працівником. Форма заповнюється бухгалтером відділу на всіх працівників, наприклад:

_________________________

Найменування підприємства
(установи, організації)

----------------------------------
|Код ЄДРПОУ | |
|---------------+----------------|
|Дата складання | |
------------------------

НАКАЗ № _____

(РОЗПОРЯДЖЕННЯ)
про припинення трудового договору (контракту)

Звільнити "___" _________ 20__ року

Табельний номер
-----------

__________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)

__________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)

__________________________________________________________________
назва професії (посади), розряд, клас
(категорія) кваліфікації

__________________________________________________________________
(причина звільнення)

__________________________________________________________________
(підстави звільнення)

Вихідна допомога ______________ грн. __________ коп.

Керівник підприємства
(установи, організації) __________ ___________________________
підпис П.І.Б.

З наказом
(розпорядженням)
ознайомлений _________________ "___" __________ 20__ року
підпис працівника

Заповнення лицьового боку:

1. Номер та дата складання наказу (розпорядження).

2.