3. Відділ , категорія, професія, посада, тарифний розряд, табельний номер.

4. Умови праці, причини та підстава для звільнення.

5. Кількість заборгованих днів відпустки.

6. Підписи керівника та працівника.

7. Довідка про нездані матеріальні цінності.

8. Заява працівника у разі звільнення за власним бажанням.

Заповнення зворотного боку:

1. Дані про всі види виплат за 12 останніх місяців.

2. Середній заробіток.

3. Нарахування і утримання з усіх виплат за попередній та поточний місяці, компенсація за невикористану відпустку, сума вихідної допомоги.

4. Всього сума до видачі за платіжною відомістю.

5. Борг працівника та номер прибуткового ордера, за яким він сплачений.

6. Підпис бухгалтера.

На підставі наказу бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

Форма П-5 "Табель обліку використання робочого часу" застосовуються В Ізяславській міській раді для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах з обліку праці та її оплати. У разі звільнення працівника його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому та повинен залишатися вільним не менше 3-х років.

Табелі складаються (готуються) за декілька днів до початку розрахункового періоду на підставі табелів за минулий місяць в одному примірнику. Після відповідного оформлення передаються до бухгалтерії. Позначка у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності тощо).

На титульній сторінці форми П-5 містяться умовні позначення, кожне з яких має свій буквений та цифровий код для занесення даних у табель за кожний день.

Облік використання робочого часу здійснюється у табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень від норм (запізнень, неявок тощо).

Після заповнення всіх необхідних документів формується особова справа. Вона містить: опис документів, що зберігаються в особовій справі, заяву форми П-2 та інші документи, регламентовані вимогами правил діловодства (анкету, автобіографію, копії документів про освіту (кваліфікацію), витяги з наказів, характеристики (якщо надавалися під час прийняття на роботу), довідки тощо. Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначаються: назва установи, номер особової справи, прізвище та ініціали працівника, на якого оформлено особову справу, правила користування особовою справою.

Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальному сейфі. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника: бухгалтер, заступник, секретар міської ради.

ВИСНОВКИ

Аналізуючи поняття документ, його роль та місце в управлінні, слід зауважити, що серед чинників, що суттєво впливають на якість та ефективність функціонування апарату управління, важливе значення має діловодство як діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, сутність документації та її роль у відображенні господарських операцій. Це пояснюється насамперед великою кількістю документів, що створюються у процесі управління, зокрема такі їх групи, як організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, питань документування діяльності органів місцевого самоврядування та роботи зі зверненнями громадян тощо.

Це можна показати на прикладі роботи Ізяславської міської ради - органу місцевого самоврядування. Тут функціонує фінансово-господарський відділів. Особливістю його роботи є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються в установі. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом, що є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення. Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05. 1995 р. № 88.

Проте значення документації в фінансово-господарській роботі не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження ( матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники міської ради , підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за зміст операції, оформленої цим документом.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються юридичним відділом при розгляді судових позовів. Спеціалісти цього відділу визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Окремі документи відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші - складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання.

Досліджуючи питання історії розвитку уніфікації, слід відзначити, що проблема уніфікації управлінських документів виникла у зв’язку з великим накопиченням