Зміст управлінського документа вводить його в певне коло правовідносин у сфері менеджменту, тобто надає йому юридич-ної сили. Юридичну силу управлінського документа можна трак-тувати як надану йому чинним законодавством властивість бути підставою для вирішення правових питань, здійснення пра-вового регулювання в межах реалізації основних функцій управл-іння. Законами і підзаконними актами встановлюється перелік ознак, які надають документу юридичної сили. Це, зокрема, наявність реквізитів - підпису, грифу затвердження, відбитка печатки, елементів бланка [ 11, с.38].

Юридичні вимоги до різних видів документів, у залежності від їх призначення, можуть бути різними, але кожний управл-інський документ повинен мати не менше п'яти реквізитів, які дозволяли б йому називатись документом і надавали певний юридичний статус. До таких реквізитів належать: автор доку-мента, назва документа, підпис, дата і реєстраційний індекс.

Суворе дотримання регламентованого порядку юридично-го засвідчення організаційно-розпорядчих документів є обов'яз-ковою вимогою до документування управлінської діяльності.

Авторами документа виступають, як правило, установи, організації підприємства, їх структурні підрозділи. Іноді авто-ром документа може бути окрема посадова особа, що здебіль-шого виконує відповідні функції на громадських засадах. У таких документах реквізит „автор" співпадає з реквізитом „підпис", що засвідчує походження і підтверджує достовірність (оригінальність) документа.

Назва виду документа повинна співпадати з назвами документів, що функціонують в управлінському середовищі країни,
визначеними чинним законодавством. Якщо виникає необхідність
у створенні документів, назви яких не зареєстровані і не внесені
до Державного класифікатора управлінської документації, то
слід утриматись від надсилання їх за межі установи.

Визначений перелік назв управлінських документів не є чимось раз і назавжди встановленим. Суттєві зміни в управлінні соціально-економічними процесами створюють ситуації, у яких старі форми документів можуть не задовольняти управлінських потреб, а іноді й перешкоджати розв'язанню важливих завдань. Тому в разі необхідності установа, якою розроблена нова фор-ма управлінського документа, може подати обґрунтовані про-позиції до установи вищого рівня та Держстандарту України щодо включення цієї форми до Державного класифікатора уп-равлінської документації і, таким чином, надати їй відповідно-го юридичного статусу для загального використання в процесі управлінського документування [ 11 с.39].

У сучасному менеджменті питання про право підпису тих чи інших документів, особливо правових актів, є актуальним і потребує чіткого визначення. Право підпису документів має бути зафіксоване у відповідних статутах, положеннях, посадо-вих інструкціях. Документи підписують посадові особи відпо-відно до розподілу обов'язків: документи, складені від імені установи, підписуються керівником або його заступниками; документи, складені від імені структурних підрозділів - керів-никами цих підрозділів; решта документів (доповіді, доповідні записки, довідки, заяви тощо) інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписуватись виконавцями, якщо дане коло питань не виходить за межі їх повноважень.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло організацій, підприємств і громадян, є його затвердження. Документ, який потребує затвердження, набуває юридичної сили тільки з цього моменту. Затверджуються, як правило, такі види документів: положення, статут, структура і штатний роз-клад, плани, програми проведення робіт, плани заходів, плани і програми відряджень, графіки відпусток, звіти про виробни-чу діяльність, кошториси витрат, акти перевірок, акти ревізій, акти списання, акти експертизи, акти приймання завершених будівельних об'єктів та деякі інші види документів.

Факт затвердження документа у практиці менеджменту оформляється двома способами. Перший вимагає видання роз-порядчого документа (постанови, рішення, наказу), в якому констатується факт затвердження відповідного документа. Дру-гий полягає в накладенні відповідного грифу безпосередньо на документі, який потребує затвердження. Обидві форми затвер-дження мають однакову юридичну силу [11,с.40].

Засобом додаткового засвідчення особливо важливих доку-ментів є проставляння печатки з зображенням Державного Герба України або простої печатки, що не має такого зображен-ня. При цьому слід враховувати, що використання гербових печаток для засвідчення тих чи інших документів регламен-тується правовим шляхом і закріплюється інструкцією або регламентом установи. Примірний перелік документів, на яких проставляється гербова печатка, включає :

акти (приймання завершених будівельних об'єктів, облад-нання, виконання робіт, експертизи та ін.);

аркуші погодження проектів нормативно-правових актів (статутів, положень, правил, інструкцій);

статуси державних підприємств (об'єднань);

штатні розклади;

протоколи (погодження планів поставок);

подання і клопотання (про нагородження);

посвідчення про відрядження;

заявки (на обладнання, винаходи, і т. п.);

заяви (на акредитив тощо);

листи гарантійні (на виконання робіт, послуг і т. ін.) [21,с.10].

Датування документа - обов'язковий реквізит, що є пере-дусім юридичною вимогою. Дата пов'язує документ із певним часовим відрізком, вона визначає початок дії зазначених у ньо-му правил і вимог, вказує час прийняття рішення тощо.

Дата проставляється особами, що підписують або затверд-жують документ, одночасно з його затвердженням або підпи-санням. Таким чином, датою документа є дата його підписання або затвердження. Наприклад, дата листа, наказу співпадає з датою підписання; дата інструкції, плану - з датою затверджен-ня. Однак, у практиці управління є такі документи (акт і прото-кол), у яких дата не відповідає часу їх підписання. Вони дату-ються числом події, зафіксованої у їх змістовій частині, а не датою їх фактичного підписання або затвердження.

Управлінські документи набувають остаточної юридичної сили тільки після їх реєстрації спеціальними службами. Факт реєстрації документа включає його в систему дії і виконання й встановлює відповідальність за нього.