Формально реєстрація є записом в облікових формах відомо-стей про документ із присвоєнням йому реєстраційного індексу як факту документування та надання документу юридичної сили. Але реєструються лише ті з них, які не включені у визначений Інструкцією з діловодства перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цих останніх належать [ 18 с. 41]:

листи, що надійшли в копії до відома (1);

телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки (2);

повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний (3);

графіки, наряди, заявки, рознарядки (4);

зведення та інформація, надіслані до відома (5);

навчальні плани, програми (копії) (6);

рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конфе-ренцій (7);

прейскуранти (копії) (8);

норми витрат матеріалів тощо [42,с.18].

У практиці документаційного забезпечення менеджменту управлінські документи реєструються різними способами і не завжди централізовано. Так, наприклад, основні розпорядчі документи (накази з основної діяльності, плани, звіти, дирек-тивні документи) реєструються в канцелярії або загальному відділі; документи з кадрового забезпечення - у відділі кадрів; розрахункові бухгалтерські документи - у фінансовому відділі; документи, зазначені в наведеному вище переліку під номера-ми 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відпов-ідних структурних підрозділах установ - бухгалтерії, відділі цінової політики, статистичному відділі, науково-організаційно-му та маркетинговому відділах.

Різноманітність видів управлінських документів потребує обґрунтованого обмеження відповідно до кола питань, які роз-в'язуються в конкретній установі, шляхом розробки певних документних форм.

Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-96) містить згруповані за функціональною ознакою си-стеми і форми документів, використовувані в процесі управлінської діяльності. Сьогодні ДКУД України включає 15 уніфіко-ваних (загальноприйнятих) систем управлінської документації:

організаційно-розпорядчої;

первинно-облікової;

банківської;

фінансової;

звітно-статистичної;

планової;

ресурсної;

торговельної;

зовнішньоторговельної;

цінової;

з питань побутового обслуговування населення;

бухгалтерсько-облікової [11,с.43].

Найбільш поширеною системою документів, що викорис-товується у практиці менеджменту і є основою його докумен-таційного забезпечення, є організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Іноді в управлінській практиці організаційно-розпорядчі документи називають нормативно-правовими актами. Однак нормативно-правові акти приймаються органами виконавчої влади, які встановлюють норми і правила загального характе-ру, розраховані на багаторазове використання (наприклад, пра-вила пожежної безпеки, митні правила, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила роботи відомчих архівів, інструкція з діловодства, статут підприємства, тощо).

Система організаційно-розпорядчої документації охоплює більш широке коло документів і за номенклатурою, і за функц-іональною належністю. У зв'язку з суттєвими змінами в еко-номіці і в системі державного управління та розвитком недер-жавних організаційно-економічних утворень окреслилась тенденція в підході до документаційного забезпечення менед-жменту (зокрема, його організаційної складової), заснованому на суб'єктивному сприйнятті керівника. Проблема ускладнюєть-ся тим, що в деяких системах управління частково зруйновані традиційні методи не лише створення документів, а й викорис-тання певних документних форм у відповідності з їх функціональною належністю. З'являються нові назви документів, не зав-жди виправдані завданнями управління. З точки зору окремих управлінських ситуацій такий відхід від встановлених правил та обмежень може викликати порушення в системі документаційного забезпечення менеджменту. Наприклад, замість наказів ке-рівники видають розпорядження або доручення; посадові інструкції фахівців поглинаються іншими документами - таки-ми, як положення або статути, що мають загальний характер і не визначають юридичного статусу конкретного співробітника.

Основне правило роботи з організаційно-розпоряд-чими документами полягає у визначенні чіткого переліку орган-ізаційно-розпорядчих документів для кола питань шляхом ун-іфікації і стандартизації [11, с.43].

Майбутнє документаційного забезпечення менеджменту в розрахунку на перспективу орієнтоване на співіснування папе-рових документів з іншими носіями інформації. Ось чому сьо-годні на перший план виступає проблема уніфікації управлінсь-ких документів у будь-яких режимах опрацювання. Особлива увага приділяється приведенню документів у відповідність з міжнародними стандартами, насамперед з ІSО 15489:2001 "Information and documentation. Records management" (Інформа-ція та документація. Управління документацією) [ 18 с.44].

Уніфікація документів: історичний аспект дослідження та методичні засади вивчення

Необхідність уніфікації документів виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості папе-рових документів, що створювались і функціонували в системі управління.

Ще за часів радянської влади постало питання удосконалення документації і діловодства. Воно знаходилось на контролі в державних органах влади. Зокрема, 2 березня 1918 року було прийнято постанову Ради Народних Комісарів “О форме бланков государственных учреждений”, що вводило нову єдину форму бланків ділового письма. Перші спроби уніфікації документних форм зроблено в 20-х ХХ ст. Так, в 1920 –ті роки спеціалістами Інституту техніки управління було сформульовано завдання уніфікації і стандартизації документних форм і процесів. В 1922 р. урядом висунуто завдання “нормалізації роботи бюрократичної ( порядок обміну папірців, форми, контроль, переписка на машинці і т. д і т. п.)”. Згодом ріст паперового потоку і збільшення зайнятості працівників управління досягли таких розмірів, що виникла потреба загальнодержавного рішення цієї проблеми [47, c.3].

Якщо в першій половині ХХст. в колишньому СРСР продуктивність праці в промисловості зросла в 15 разів, то в сфері управління вона збільшилась тільки в 2 рази. При цьому саме діловодство характеризувалося найбільш низьким рівнем продуктивності праці. В управлінському апараті переважно 80 % часу працівників затрачалося на роботу з документами.

В великій мірі це пояснюється низьким рівнем культури в роботі з документами, великою кількістю “вхідних” і “вихідних” паперів, їх багатослів’ям, складністю проходження і реєстрації, поганою організацією оперативної інформації з документами.

При збільшенні обсягу службової документної інформації, викликаною швидким розвитком народного господарства, ці недоліки ставали все більшою перешкодою на шляху удосконалення управління.

Недооцінка ролі і , як результат того, неналежна підготовка кадрів в сфері діловодства призводила часто до того, що відповідальні виконавці змушені були займатися “самообслуговуванням” .

Нерідко високооплачувані спеціалісти значну частину