Постала проблема навчити службовців даної сфери науковим методам складання і використання документів. І це можна було здійснити шляхом організації спеціальних курсів з діловодства при вищих учбових закладах,.

В університетах і коледжах зарубіжних країн вже були введені курси адміністративних наук, в тому числі і діловодства [31,с.7].

Негативно впливала на стан роботи з документами й існуюча невпорядкованість в організації допоміжних відділів діловодства (управлінь справами, загальних відділів, канцелярії, секретаріатів і т. п), відсутність чітко розробленої номенклатури персоналу з діловодства і норматив їх чисельності для різних категорій закладів.

Однією з найважливіших умов підвищення продуктивності праці в галузі діловодства була автоматизація процесів створення і обробки документів, а також отримання інформації. Однак впровадження автоматизованих засобів в практику діловодства просувалося повільними темпами. Непідготовленість закладів до широкого використання техніки, невивченість питань економічної ефективності машин, відсутність розробок з організації і методики їх експлуатації були значною перешкодою на шляху їх масового застосування.

Можливість для виправлення такого становища відкрила Постанова Ради Міністрів СРСР від 8 травня 1964 р. “Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству”. Уряд Російської Федерації рекомендував міністерствам і відомствам, Радам Міністрів, автономних республік, облвиконкомам вводити в управліннях справами, загальних відділах і канцеляріях посаду старшого референта – організатора діловодства.

Але і ця міра не дала бажаних результатів. Наукова організація управлінської праці взагалі і діловодства зокрема вимагала від службовців ґрунтовних знань з основ теорії і техніки управління. Відповідні зрушення в цьому відношенні помічені в зв’язку з відкриттям факультету діловодства при Московському державному історико-архівному інституті. Однак для підготовки середньотехнічного персоналу з діловодства слід було створити мережу спеціальних шкіл і технікумів [31,с.8].

Причиною багатьох недоліків щодо розвитку діловодства був низький рівень науково-методичної бази, відсутність наукових розробок з цілого ряду питань, роботи з документами, особливо в галузі документування.

Як і науки управління в цілому, діловодство – це комплексна проблема, яка повинна була вирішуватися спільними зусиллями економічних, юридичних і технічних наук. Разом з тим важлива роль у вирішенні цієї проблеми належить документознавству – молодій науці.

Значення діловодства не вичерпується тією важливою роллю, яку воно відігравало в практичній діяльності закладів. Документація, яка створювалася в діловодстві, є головним джерелом для висвітлення історії суспільства в СРСР.

Документи часів Радянського Союзу виражали рішення партії і уряду, які потім мали своє конкретне відображення в документах нижчестоящих виконавчих органів управління. Відображення в документах результатів діяльності органів управління, пов’язаних належним чином з підготовкою практичних рішень і оперативним оформленням та створенням за ними відповідних службових документів є необхідним особливо в 80-х роках XX ст., коли широко використовувалась електронно-обчислювальна техніка для автоматизації робіт з управління, безперервно зростали масштаби й інтенсифікація виробництва, ускладнювались внутрішньогосподарські і внутрішньоторгові зв’язки, виникали нові наукові і технічні умови та ситуації, змінювалась кількісна і якісна характеристика діючих показників, а також розширювалась участь самих робітників в управлінні.

Наприклад, в галузі економіки, незначна помилка в плануванні може призвести до великих матеріальних втрат. В той же час прийняте рішення науково, технічно і економічно обґрунтоване з урахуванням всіх умов, забезпечує успішний розвиток кожного підприємства і , відповідно, економіки держави в цілому; а також має політичне значення, сприяє росту творчої ініціативи у працівників, так як вони бачать, що їх робота приносить позитивні результати. І, з іншого боку, ніщо так не розхолоджує людей, як факти непродуманих рішень, бюрократизм окремих працівників, які ведуть до того, що даремно затрачається праця, багатства, створенні цінності [1,с.7]..

Не продумано, не раціонально, без врахування умов виробництва, його техніки і самих виконавців, без вказівки строку виконання і безпосередніх чи відповідальних виконавців, підготовлений, підписаний і випущений організаційно-розпорядчий документ, чи упереджений підхід до розгляду в апараті управління будь-якого питання, заяви, доповіді документа, формальне відношення до будь-чиєї долі, бюрократизм і тяганина, - все це кидає тінь не просто на того чи іншого керівника чи організацію, але й на всю управлінську систему в цілому. Така міра – велика міра відповідальності кожної ланки управління, кожного працівника і прийнятого рішення.

Наукове управління вимагає обґрунтованості рішення, що визначається вихідною фактичною інформацією, яка оформляється на відповідних носіях – діючих формах документа ВСД – встановлених стандартів цих систем. Це дає носіям інформації право виступати в ролі офіційного службового документа.

В 70-х роках була створена перша у вітчизняній і зарубіжній практиці система діловодства, яка мала забезпечити єдиний порядок документування управлінської діяльності в масштабах держави, стандартні вимоги до форми і структури документів і забезпечити сучасну організацію служб діловодства як на традиційній основі роботи з документами, так і на базі використання засобів механізації. Вона отримала умовну назву ЕГСД -1973 ( Единая государственная система делопроизводства).

ЕГСД-1973 узагальнила весь позитивний досвід роботи з документами і поширила його повсюди. Особливе значення мало упорядкування розпорядчої документації. Як відомо, про виконання річних завдань складався звіт відповідної форми, але ніде не було зафіксовано, в якій формі слід видавати накази чи розпорядження, не кажучи вже про періодичность видання таких документів.

В ЕГСД були упорядковані форми розпорядчих документів, даний перелік управлінських ситуацій, за яких необхідно їх видавати.

Державні стандарти на організаційно-розпорядчу документацію, затверджені в цей же час, стали першою спробою встановлення нормативних вимог до форми організаційно-розпорядчих документів, складу і оформлення їх реквізитів. Так, було заборонено виготовлення багатокольорових бланків листів,