Державні стандарти ввели єдину форму бланка для всіх документів, крім листа; він був названий “ загальний бланк” і створений таким чином, що мав всі необхідні реквізити, крім назви документа, яка вдруковувалась під час його підготовки. Загальний бланк набув широкого розповсюдження.

Вихід ЕГСД і ГОСТів на ОРД стало етапом нормативного регулювання роботи державного діловодства. Організаційно-розпорядча документація вперше піддалася такій уніфікації (загальнодержавні стандарти 1930 р. обмежились приведенням до єдиної форми бланка) всі інші управлінські документи ( планові, звітні, торгові, фінансові та інші) вже були в тій чи іншій мірі уніфіковані і складались за відповідними формами, потік організаційно-розпорядчих документів залишався стихійним.

Розробити уніфіковані системи документації було доручено центральним органам управління; Держплану СРСР – планова документація, ЦСУ СРСР – звітна і звітно-статистична, Держбанку СРСР – банківська та ін. Відповідно розподілялась і розробка класифікаторів. Загальне керівництво і координацію робіт було покладено на Держстандарт.

Розроблено і впроваджено 16 уніфікованих систем документації, 27 державних стандартів на системи документації і 26 загальнодержавних класифікаторів технічно-економічної інформації. Уніфікація розвивалась і далі як зміни і доповнення до діючих систем і як створення нових.

Наприклад, в 1983 році виданий альбом уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів Міністерства місцевої промисловості УРСР. Велике значення мав класифікатор продукції, який містив у собі систематизований перелік назв всіх видів промислових і сільськогосподарських товарів, що випускалися в СРСР.

На початку 80-х років з’явились перші нормативно-методичні матеріали, які організували нові носії управлінської інформації. Найважливіші з них методичні вказівки про надання юридичної сили документам на машинних носіях і машинограмах, які 1984 р. набули форми державного стандарту, і методичний посібник з організації документів на обчислювальних центрах, що поклали початок вирішенню питання про включення машинних документів в єдину систему управлінської документації і вироблення єдиної системи вимог [47,с.12].

Однак відсутність єдиного державного центру, який би керував всіма документальними масивами в державі, розосередженість відповідальності по відомствах призводило в ряді випадків до небажаних наслідків, одним з яких було дублювання і невідповідність форм уніфікованих документів.

Як негативний приклад можна розглядати невпорядкованість кадрової документації. В загальнодержавному класифікаторі уніфікації документів форми цих документів вміщені двічі: в Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації і Уніфіковану систему первинної облікової документації. В першу систему вони ввійшли як розпорядчі документи (кадрові накази), а в другу – як документи з обліку кадрів.

Згодом впроваджена нова ЕГСД , яка мала забезпечити подальшу уніфікацію процесів діловодства і скоротити об’єм документообігу.

Широко проводилися роботи з впорядкування і уніфікації ділової документації в зарубіжних країнах. Тому для координації роботи в цій сфері ще в 1956 році була створена міжнародна федерація з управління документацією, яка займалася упорядкуавнням методів роботи з документами, розробкою стандартів і способів обміну інформацією.

В 1976 році Міжнародна рада архівів і Міжнародна Федерація з управління документацією створили Об’єднаний комітет для упрвління документацією. До його складу ввійшов Радянський Союз. Самостійним напрямком роботи по управлінню документацією є уніфікація і стандартизація документів, яку здійснює Міжнародна організація зі стандартизації – ІСО.

Міжнародна стандартизація займається переважно упорядкуавнням комплексу інформаційних елементів, які містяться в документах, і їх конструкційних параметрів, що повинно сприяти скороченню паперових документопотоків і переходу до безпаперового спілкування [50,с.101].

1.3 Характеристика чинних систем уніфікації документів

В діловодстві закладів спостерігаються ще значні відмінності в створенні і оформленні однотипних документів; однотипна і повторювана інформація не уніфікована. Архівні заклади виділили приблизно 3000 видів документів, більшість яких ( накази, договори, акти, протоколи і т.д) мають до десяти різновидностей. Часто аналогічні функції управління фіксуються різноманітними видами документів. Тому одним із основних напрямків раціоналізації діловодства слід вважати уніфікацію і стандартизацію документів.

Уніфікація документів – «встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних формі правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів» [23,с.57]. Дане визначення ми обираємо за основне в нашій дипломній роботі.

З уніфікацією пов’язана проблема доцільності створення документів ( встановлення, які документи є зайвими, не несуть корисної інформації для управління). Звідси випливає, що уніфікація залежить від функцій управлінської діяльності і класифікації документів за цими функціями.

Доцільним є складання переліку документів, необхідних для діяльності закладу, з вказівкою, в яких випадках і з якою ціллю повинні застосовуватись окремі види . Перелік повинен стати наслідком глибокого вивчення адміністративної діяльності закладу і його документування.

Необхідність уніфікації спричинена також великою кількістю форм документів, які використовуються в однотипних закладах. На підприємствах кількість форм нараховується сотнями (зустрічається до 900 і більше), що негативно відбивається на продуктивності [29,с.20].

Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем докумен-тації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціо-нування в загальному інформаційному просторі. За цим прин-ципом виділяються такі системи документації:

галузеві;

функціональні [11,с.58].

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів доку-ментів, на основі яких формується нова система документації.

У функціональних системах документації знаходять своє відображення найважливіші функції управління: планування, орган-ізація, контроль, облік, аналіз та ін. Особливість функціональ-них систем полягає в тому,