Одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уні-фікація управлінських документів як процес пошуку об'єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

типізація їх форм; зниження трудомісткості їх обробки;

інформаційне групування різних систем документації на основі спільності або суміжності функцій управління;

використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів [11,с.59].

Уніфікація як метод удосконалення документування для за-безпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розроб-ку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурно-го підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкрет-ного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфіко-вані форми документів про прийняття на роботу: заява, харак-теристика, особовий листок обліку кадрів тощо).

До комплексної уніфікації відносяться:

державна уніфікація, при якій уніфіковані форми доку-ментів набувають статусу загальнодержавних, доповню-ючись Державним класифікатором управлінської доку-ментації [ДК 010-98]. Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функці-онує в масштабі країни;

галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфі-чних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов'язкового використання установа-ми, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріп-ленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації доку-ментів на основі його узагальнення. Кінцевим продук-том такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад,
IS0 15489-2001 "Інформація та документація. Управлі-ння документацією") [11,с.59].

На сьо-годнішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як "Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення" чи "Уніфікована сис-тема документації Пенсійного фонду", відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприє-мствами різних галузей господарства на різних рівнях управл-іння, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців доку-ментованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпо-рядчої документації є водночас комплексною і унікальною сис-темою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій [11,с.60].

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність. Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв'язок з іншими управлі-нськими документами.

Класифікація документів - необхідна умова для проведення уніфікації

Класифікація взагалі є логічною процедурою, особливим випадком застосування поділу обсягу поняття. Поділ обсягу поняття робиться за певною ознакою (або сукупністю ознак), яка називається підставою поділу. Вибір підстави залежить від мети, заради якої робиться поділ [52,с.142].

Класифікація - це розподіл предметів, явищ і т. ін. та спільними ознаками з утворенням певної системи класів, груп даної сукупності і предметів.

Класифікація документів - це «поділ їх на класи, групи за найбільш загальними рисами подібності та відмінності. Класифікація сприяє швидкій орієнтації у багатоманітності документів, у підвищенні оперативності апарату управління» [38,с.19].

Мета класифікації — виділення і перелік видів, що станов-лять обсяг певного поняття. Основні вимоги до класифікації: виділення видів за однією підставою поділу (щоб запобігти пересіченню видів, які виокремлюються) і повнота переліку ви-дів (які у сукупності мають охопити весь обсяг поняття) [52,с.142].

Класифікація для існування в реальному вимірі, як зазначав піонер інформатики, основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Вона повинна об’єднувати одночасно краще з того, що принесла наукова Термінологія, Нотація, схематичне Зображення, Вимір і Стандартизація, Математика [32,с.8].

Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К. Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів [32с.120].

Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російською дослідницею А. М. Соковою. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує. Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С. Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації.

Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А. М. Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах [47,с.34].

Всі системи документації офіційного