Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування.

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. Кулешов С. Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної – соціологічну ,екологічну , етнографічну і т.п., а до природничої – геологічну, картографічну, метеорологічну тощо. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію правової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ.

Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені .

Усі класифікації певною мірою умовні залежно від того, яка ознака є домінуючою. Цілком умовно можна запропонувати таку класифікацію:

за назвою видів документів (листи, телеграми, телефонограми, довідки, інструкції та ін.);

за спеціалізацією (загальні, з адміністративних питань, спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.);

за походженням (внутрішні, зовнішні, службові, офіційно-особисті);

за напрямом (вхідні, вихідні);

за джерелами виникнення (первинні, вторинні):

за технікою відтворення (рукописні, відтворені механічним способом);

за таємністю ( для службового користування, таємні, конфіденційні,

цілком таємні):

ні терміном виконання (звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

нетермінові);

за строками зберігання (постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, тимчасового (до 10 років) зберігання);

за юридичною силою (справжні (істинні), фальшиві (підроблені);

за призначенням (розпорядчі, організаційні, інформаційні, колегіальних

органів) [36,с.3].

Кількість різновидів документів, вважають, наближається до 100. Насправді їх є набагато більше. Запропонована ще й інша умовна класифікація за розділами книги Молдованова М.І., Сидорової Г. М. “Сучасний діловий документ”:

інформаційно-довідкові документи (графік, довідка, доповідна записка, доповіді., запрошення, зведення, зліт, огляд, оголошення, перелік, план, повідомлення, пояснювальна записка, пропозиція, протокол, список, таблиця,телефонограма та інші);

розпорядчі документи (вказівка, наказ, постанова, революція, рішення,

розпорядження, ухвала тощо);

організаційні документи (інструкція, правила, положення, програма, регламент, розпорядок, статут, функціональні обов'язки тощо);

документи з особового складу (анкета, автобіографія, відрядження, заява, контракт, накази ч особовою складу, особова карточка, особова справа, посвідченим, резюме, угода, ухвала, характеристика тощо).

документи господарсько-договірної діяльності (договір поставки; договір підряду; договір про майнову відповідальність відповідальних осіб, договір підряду на капітальне будівництво; договір з наукової діяльності; договір про спільну діяльність; установчий договір про створення на пайових засадах комерційного банку; договір про заснування малого підприємства тощо);

документи господарсько-претензійної діяльності (протокол розбіжностей до договорів, комерційний акт, претензійний лист, позовна заява тощо);

обліково-фінансові документи (акти про результати інвентаризації матеріальних цінностей; акт оцінки наявності оборотних коштів; акт оцінки вартості основних фондів, що підлягають викупові (продажу), акт оцінки вартості незавершеного будівництва; акт оцінки вартості майна; квитанція; накладна; розписка; трудові угоди та інші) [38,с.21].

Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів”, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на:

- документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина 1);

- документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів, документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації.

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфі-кації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту. Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов'язано із зниженням