витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. При здійсненні уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:
формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної фор-ми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов'язаності з іншими документами і системами;
змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інфор-мації, сприйняття якого обумовлене певним просторово-часовим контекстом [11,с.85].
1.5 Особливості змістової уніфікації управлінських документів
Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, суп-роводжуваного комп'ютеризацією окремих її складових.
Змістова уніфікація відповідає логічному рівню представлення даних в ЕОМ , коли користувач цікавиться лише семантичним аспектом і не пред’являє конкретних вимог до розташування інформації на носіях. Змістова уніфікація документації пов’язана з аналізом змісту конкретних систем документації. Вона проводиться в процесі удосконалення систем управління і автоматизації окремих процесів управління. Змістова уніфікація здійснюється на основі класифікації за різними ознаками. В процесі такої уніфікації виробляються основні положення уніфікованої системи документів; визначаються вимоги до складу і змісту УСД, завдання, сфери і рівні її використання в управлінні, порядок заповнення форм. При змістовій уніфікації використовується стандартизована термінологія. В змістовій уніфікації виділяються наступні напрямки робіт:
введення обмежувальних номенклатур дозволених для використання форм документів;
створення комплексів чи окремих типових уніфікованих форм для груп документів однакового чи близького призначення;
уніфікація і стандартизація складових інформаційних елементів, що використовуються в документації;
стандартизація термінів.
Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується використанням єдиних форм документації, які входять до пов'язаних між собою систем, призначених для об-слуговування управлінської сфери.
Проектування взаємопов'язаних комплексів документів починається з визначення переліку певних видів управлінсь-ких документів.
Вид документа -це така сукупність окремих документів, один із якої - основний документ - є універсальною основою для ство-рення або оформлення документів, аналогінних або близьких за змістом, походженням чи візуальним сприйняттям Інакше кажучи, це класифікаційний ряд документів, об'єднаних за яко-юсь спільною ознакою Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об'єктом організаційного проектування є оператив-на управлінська інформація щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня уп-равління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного доку-ментування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:
¦ відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;
¦ відповідність кожного документа своєму цільовому при-значенню;
¦ роль певного виду документа в розв'язанні конкретного управлінського завдання на певній ділянці (рівні) управ-лінської системи [11,с.57].
В цілому ж організаційне проектування спрямоване на виз-начення загальних правил розробки моделей документів, необ-хідних для оформлення однотипних управлінських операцій.
На основі обмежувальних переліків, що визначають кількість форм документів, необхідних для документування управлінських дій, розроблено „Державний класифікатор уп-равлінської документації" (ДК 010-98) . Він є практичним посібником для роботи з документами. Будь-які зміни в документуванні процесів управління, що є закономірними або ма-ють часту повторюваність, після відповідного узагальнення зна-ходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування [11,с.58].
Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до пев-них систем документації. Класифікатор пропонує три ступені розподілу. Кожна уніфікована форма документа ідентифікуєть-ся за допомогою цифрових позначень, які є семизначними чис-лами. У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем математичного забезпечення комп'ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення, що на порядок збільшує нумерацію (восьмизначне число). Таким чином, кодове позначення уніфікованої фор-ми документа згідно із ДКУД має такий вигляд ( рис. 1.2):
XX XX XXX КЧ
Контрольне число
Порядкове число форми
Підклас форми
Клас форми
Рис.1.2 Кодове позначення документа
Кодові ознаки класифікації будь-якої уніфікованої форми розшифровуються в такій послідовності:
перший і другий знаки - клас форм - належність до відпо-відної уніфікованої системи документації (система доку-ментації);
третій і четвертий знаки-підклас форм - спільність ряду форм документів і за їх змістом і цільовим призначенням (підсистема уніфікованої системи документації (УСД);
п'ятий, шостий і сьомий знаки - найменування і реєстра-ційний номер уніфікованої форми документа в межах підкласу (вид документа);
¦ восьмий знак - контрольне число [11,с.59].
Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об'єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи. Держкомстандартом України затверджені уніфіковані системи документації та кодові позначення їх класів у відповідності з класифікатором ( табл. 1.3).
Табл. 1.3 Кодове позначення класів
уніфікованих систем документації
№ з\п | Назва уніфікованої системи документації з кодовим позначенням її класів | Кодове позначення класу
1. | Організайно-розпорядча документація | 02
2. | Первинно-облікова документація | 03
3. | Банківська документація | 04
4. | Фінансова документація | 05
5. | Звітно-статистична документація | 06
6. | Планова документація | 07
7. | Ресурсна документація | 08
8. | Торговельна документація | 09
9. | Зовнішньоторговельна документація | 10
10. | Цінова документація | 13
11. | Документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення | 15
Продовж. табл. 1.3
№ з\п | Назва уніфікованої системи документації з кодовим позначенням її класів | Кодове позначення класу
12. | Документація з побутового обслуговування і соціального захисту населення | 17
13. | Бухгалтерсько-облікова