14. | Документація з пенсійного фонду | 20

15. | Словниково-довідкова документація | 21

Зміни і доповнення вносяться у ДКУД у випадку реоргані-зації державного управління в Україні, зміни назв класів або скасування окремих форм, що входять до тієї чи іншої системи [11,с.60].

Створення взаємопов'язаних комплексів документів, уніф-ікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності, загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

ДСТУ 3843 - 99"Державна уніфікована система доку-ментації. Основні положення" [13,с.7];

ДСТУ 3844 - 99 "Державна уніфікована система докумен-тації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови" [14,с.8].

Цими стандартами встановлено, що визначений уніфікова-ний перелік видів документів має створюватися шляхом запов-нення відповідних уніфікованих форм. Уніфіковані форми тра-диційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа, якою виз-начаються формат, корисні площі для розміщення обов'язкових елементів та обмежування для берегів. Така модель називаєть-ся формуляром-зразком документа.

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпоряд-чих документів здійснюється на основі загальних критеріїв, хоча має певні особливості, пов'язані з необхідністю докумен-тування кількох функцій управління. Якщо всі системи доку-ментації мають три рівні поділу, то уніфікована система орган-ізаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу. Наприклад, розкладемо кодове позначення уніфікованої фор-ми організаційно-розпорядчого документа - 02731І0 – наказ по особовому складу:

I. Підсистема (підклас форм ) 02 - організаційно-розпо-рядча документація.

II. Найменування ОРД 73 - документація по забезпечен-ню кадрами (рух кадрів ).

Ш. Уніфікована форма (назва виду документа і реєстрацій-ний номер форми) —> 110 - наказ про звільнення.

IV. Контрольне число.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої докумен-тації (УСОРД), включена до ДКУД як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встанов-лення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлен-ня певного виду документів. УСОРД включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення, штатний розклад, статут установи та деякі інші - всього 73 уніфіковані форми документів. Ця сис-тема придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту [18,с.61].

Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів, що входять до комплексу УСОРД, вони поділені на функціональні підсистеми. Ці підси-стеми побудовані на функціональному поділі документних форм відповідно до конкретних завдань управління. УСОРД складається з таких підсистем:

¦ підсистема, призначена для розв'язання завдань створен-ня, реорганізації та ліквідації організацій, установ і підприємств ;

¦ підсистема для забезпечення кадрами організацій, установ і підприємств [11,с64].

До першої підсистеми включені уніфіковані форми доку-ментів із відповідними кодовими позначеннями (табл.1.4).

Табл.1.4 Уніфіковані форми доку-ментів з

кодовими позначеннями І підсистеми

Найменування форм документів | Код

З організації системи управління

Наказ про створення промислового об'єднання | 0211110

Наказ про створення виробничого об'єднання | 0211111

Наказ про створення підприємства | 0211112

Наказ про реорганізацію головного управління (управління, комбінату) | 0212110

Наказ про реорганізацію промислового об'єднання | 021211

Наказ про реорганізацію виробничого об'єднання (комбінату) | 0212112

Наказ про реорганізацію підприємства | 0212113

Акт про ліквідацію міністерства | 0213010

Акт про ліквідацію промислового об'єднання | 0213011

Акт про ліквідацію виробничого об'єднання | 0213012

Акт про ліквідацію підприємства | 0213013

з організації процесів управління

Посадова інструкція (для посадових осіб вищого рівня управління) |

0221050

Посадова інструкція (для працівників промислових об'єднань) | 0221051

Посадова інструкція (для посадовців апарату управління підприємством) | 0221052

Продовж. табл.1.4

Найменування форм документів | Код

Положення про міністерство | 0221080

Положення про промислове об'єднання | 02211081

Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом міністерства | 0221110

Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом промислового об'єднання | 0221111

Наказ про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства | 0221113

Статут виробничого об'єднання | 0221130

Статут підприємства | 0221131

Структура і штатна чисельність міністерства | 0222120

Структура і штатна чисельність апарату управління

промислового об'єднання | 0222121

Структура і штатна чисельність апарату управління підприємством | 0222122

Штатний розклад міністерства | 0222150

Штатний розклад промислового об'єднання (апарату управління) | 0222151

Штатний розклад апарату управління підприємства |

0222152

Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства |

0227100

Правила внутрішнього трудового розпорядку міністерства | 0227101

Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління | 0227102

Правила внутрішнього трудового розпорядку апарату управління підприємства | 0227103

Реєстраційно-контрольна картка |

0229140

До другої підсистеми увійшли уніфіковані форми доку-ментів із відповідними кодовими позначеннями ( табл. 1.5).

Табл.1.5 Уніфіковані форми документів з

кодовими позначеннями ІІ підсистеми

Найменування форм документів | Код

Анкета | 0271029

Наказ про прийняття на роботу |

0271110

Наказ про переведення на іншу роботу |

0272110

Заява про звільнення |

0273060

Наказ про звільнення |

0273110

Графік відпусток |

0276030

Заява про надання відпустки |

0276060

Наказ про надання відпусток ( зведений) | 0276110

3 оцінки трудової діяльності

Подання про заохочення |

0283090

Наказ про заохочення | 0283110

Доповідна записка |

0284040

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань, хоча розширен-ня системи забезпечується наявністю резервних кодів за раху-нок як нових форм у межах існуючих функціональних підсис-тем, так і формування нових підсистем.

Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов'язана з процесом обробки інформації як тра-диційним способом, так і за допомогою комп'ютерних мереж. Уніфікація інформаційних складових документів, пов'язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лекси-ко-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. В сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформацій-них блоків на певних носіях, що містять загальну або конкрет-ну характеристику стану об'єкта управління. Для процесу управ-ління відомості про сам документ є другорядними, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. Окремі дані, що складають таку інформацію, мають назву показників або реквізитів. На практиці ці