Перший розділ присвячений розгляду теоретичних засад та основних понять управління, знайомить із визначенням «інформація» та «управлінська інформація», її характеристиками, системою інформаційного забезпечення сфери управління підприємств.

У другому розділі подається інформація про історію ВАТ «Укрнафта», предмет статутної діяльності, організаційна структура. Також досліджується практичне здійснення інформаційної діяльності, стан документно-інформаційного забезпечення управління трудовими процесами на підприємстві.

Загальна кількість сторінок – 77 і 8 додатків.

Розділ 1 Теоретичні основи функціонування управлінської інформації в організації трудових процесів

Суть поняття «інформація», «інформаційний ресурс»   

Інформація – це відомості про об’єкти і явища навколишнього середовища, їхні параметри, властивості й стани, що зменшують наявну ступінь невизначеності, відображені в будь-якому середовищі їхнього збереження, обробки й передачі [26, с.112].      

Визначення самого терміна «інформація» подає Закон України «Про інформацію». Під інформацією цей Закон розуміє «документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі» [18].      

«Інформація» може розглядатися як певна сукупність упорядкованих даних. Інформацією є нові відомості, прийняті, зрозумілі й оцінені кінцевим споживачем як корисні відомості, що розширюють запас знань кінцевого споживача про навколишній світ. Поряд з інформацією часто вживається поняття «дані   

Дані можуть розглядатися як ознаки чи записані спостереження, які з якихось причин не використовуються, а тільки зберігаються. У разі коли з’являється можливість використовувати ці дані для зменшення невизначеності про що-небудь дані перетворюються в інформацію. Тому інформацією є використовувані дані.   

Щодо використання інформації в управлінні, то, найбільш прийнятним є таке визначення: інформація являє собою сукупність повідомлень, що відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності. Інформація – основний «продукт», що циркулює в керуючих системах. Вихідна інформація від об’єкта керування і навколишнього середовища надходить у керуючий орган. На основі її й виробляється керуючий вплив.   

Інформаційний об’єкт – це опис деякої сутності (реального об’єкта, явища, процесу, події) як сукупності логічно пов’язаних реквізитів (інформаційних елементів). Інформаційний об’єкт певного реквізитного складу і структури утворює класс [14].   

Процес організації, управління та використання даних вважається невід’ємною складовою обов’язку кожного керівника. Слово «інформація» (лат. information) означає роз’яснення, усвідомлення, викладення [37, c.3].

Під інформацією розуміють всі ті відомості, що зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об’єкт. Сама по собі інформація може бути віднесена до категорій абстрактних понять типу математичних, але ряд її особливостей наближає її до матеріальних об’єктів. Так, інформацію можна отримати, записати, передати комусь, стерти [26, c.111].   

При роботі з інформацією виникає необхідність в оцінці її якості й вимірі її кількості. Наприклад, іноді коротке повідомлення містить набагато більше інформації, ніж текст із багатьох сторінок, а повідомлення із заздалегідь відомим змістом не несе інформації взагалі. Повідомлення набуває сенсу тільки тоді, коли зміст його ще невідомий. Більш того, та сама інформація для різних одержувачів має різну цінність.   

Адекватність інформації, тобто відповідність змісту образу об’єкту що відображається, може виражатися в трьох формах: синтаксичній, семантичній та прагматичній.   

Синтаксична адекватність пов’язана із відтворенням формально-структурних характеристик, зображення абстраговано від змістових і споживчих параметрів об’єкту. На синтаксичному рівні враховується тип носія, спосіб представлення інформації, швидкість її передачі та обробки, розміри кодів представлення інформації, надійність і точність перетворення цих кодів і т.п. Інформацію, що розглядається тільки на синтаксичному рівні, називають даними.   

Семантичну адекватність виражає аспект відповідності образу та об’єкту, тобто відношення інформації та її джерела. Проявляється семантична інформація при наявності єдності інформації та користувача. Семантичний аспект - це врахування змісту інформаці: аналізуються ті відомості, що відображає інформація, розглядаються змістовні зв’язки між кодами представлення інформації.   

Прагматична адекватність відображає відношення інформації та її споживача, відповідність інформації цілі управління, яке на її основі реалізується. Прагматичні властивості інформації проявляються тільки при наявності єдності інформації (об’єкту), користувача та цілі управління. Прагматичний аспект пов’язаний з цінністю, корисністю використання інформації для вироблення правильного управлінського рішення. З цієї точки зору аналізуються споживчі властивості інформації [40].    

Якість інформації. Якість інформації можна визначити, як сукупність властивостей, що обумовлюють можливість її використання для задоволення, визначених у відповідності з її призначенням, потреб. Якість інформації оцінюється за низкою показників. Наведемо основні з них:

- репрезентативність – пов’язана з правильністю її вибору і формування з ціллю адекватного відображення заданих властивостей об’єкту.

- змістовність – питома семантична ємність.

- повнота – інформація містить мінімальний, але достатній для прийняття правильного управлінського рішення склад (набір показників).

- актуальність – ступінь збереження цінності інформації у момент використання.

- своєчасність – поступлення інформації на той чи інший рівень управління не пізніше зазначеного терміну.   

Своєчасність (оперативність, одержання) інформації пов’язана з тим , що запізнення в її надходженні викликає затримку в прийнятті рішень, і, як наслідок, призводить до зниження ефективності функціонування тієї системи, де використовується ця інформація.   

Стійкість – здатність інформації реагувати на зміну вихідних даних, зберігаючи при цьому необхідну точність. Визначається методичність правильного її вибору та формування.   

Точність – ступінь близькості відображеного інформаційного параметру та істинного значення цього параметру.   

Достовірність інформації характеризує точність відображення відповідних параметрів об’єкта.   

Корисність інформації прийнято оцінювати за ефектом, одержуваним при її використанні. 

Надмірність характеризує повторюваність, дублювання інформації.

Достатність інформації визначає мінімальну її необхідність для ухвалення ефективного рішення.

Доступність інформації визначає якість її розуміння людиною.

Однозначність інформації означає, що розуміти і тлумачити - по-різному не можна.

Періодичність збору інформації пов’язана з тим, що параметри об’єктів, з яких знімається інформація, змінюється в часі.

Важливим моментом є надання інформації в необхідних формах, що може здійснюватись по-різному: на екран дисплея користувача,