Для спеціалістів розумової праці інформація являється основним продуктом їх діяльності – це довідково-нормативна: ЗУ «Про ПДВ, ЗУ «Про оподаткування доходів фізичних осіб», ЗУ «Про податок на прибуток», господарські нормативні акти міністерств, державних комітетів та інших центральних органів виконавчої вла­ди, нормативні акти комерційного законодавства місцевих рад народних депутатів та місцевих держадміністрацій (нормативні комерційні акти територіальної дії) та інш.; економічна:бухгалтерська: звіти ОРО, звіти по реалізації, Декларація з ПДВ, Декларація з податку на прибуток, звіти по зарплаті у фонди; статистична:моніторинг цін конкурентів (див. додаток Д); оперативно-технічна:щоденні звіти про стан доз ПРК на АЗС. Тому функції, пов’язані з використанням інформації, відносять до інформаційних трудових процесів. В результаті створення та обробки інформації керівник може приймати відповідні рішення.

Якщо розглядати трудові процеси з точки зору виконуваних працівниками функцій, то основні трудові процеси робітників включають: заправка автомобілів пальним, контроль за пристроями ПРК, формування на спеціальних бланках щоденних звітів по реалізації пального, перевірка дозуючих пристроїв, злив бензовозів. Слід, зауважити що всі ці процеси відбуваються на основі наказів, розпоряджень, положень.

У діяльності фірми створюється і обробляється велика кількість інформації, що потрапляє до працівників розумової діяльності. Основним джерелом постачання інформації в офіс є автозаправочні станції. В результаті аналітичної та автоматичної обробки ця інформація набирає корисних якостей і формується в стислій формі (див. додаток Е). Синтетична і аналітична інформація у вигляді різних графіків, таблиць, звітних документів потрапляє до керівника. Така інформація дає можливість начальнику швидко вникнути в процеси діяльності фірми, контролювати діяльність працівників та приймати ефективні управлінські рішення для покращення кінцевих показників функціонування підприємства. Оскільки найбільш важливе значення серед видів управлінської інформації є та, що забезпечує функціональну дільність організації її варто узагальнити.

Ї

Табл. 2.2 Класифікація управлінської інформації

№ п/п | вид управлінської інформації | документація | підрозділ, що формує інформацію

1 | розпорядча | накази, розпорядження | начальник відділення

накази по особовому складу, на відпустки | підрозділ кадрів

2 | зворотного зв’язку | табеля обліку робочого часу | підрозділ кадрів

звіти ОРО, звіти по реалізації, декларація з ПДВ, декларація з податку на прибуток, звіти по зарплаті у фонди, моніторинг цін конкурентів, щоденні звіти про стан доз ПРК, щоденні звіти по реалізації пального, перевірки дозуючих пристроїв, метрології. | бухгалтерія

3 | запамятовуюча | договора, кошториси, | бухгалтерія

посадові оклади, інформація про штатний розпис, | підрозділ кадрів

правова, |

заступник начальника з правових питань

інструкції ро роботі з автоматизованими машинами,

інформація про якість пального (див. додаток Є) | підрозділ будівництва та експлуатації АЗС

До основних трудових процесів підприємства належить управління, діяльність операторів та контроль за трудовим процесом.

Допоміжними трудовими процесами можна вважати роботу офіс-менеджера, основною фукцією якого є отримання, передача та зберіганні інформації.

2.3 Автоматизація управління трудовими процесами на підприємстві ВАТ «Укрнафта» за допомогою створення бази даних документів.

На даний момент ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» не має окремої бази даних. Довідник «Контрагенти» програми 1С:Бухгалтерія слугує джерелом даних по покупцях, постачальниках та працівниках, однак це має свої мінуси. Для вирішення даної проблеми найдоцільніше розробити і впровадити власну базу даних. Для цього можна скористатися безліччю рішень, наприклад:

1) розробити просту базу даних у табличному редакторі Microsoft Excel. Це не вимагатиме особливих знань, а даний табличний редактор інтегрований з усім пакетом Microsoft Office, дає можливість створення вкладання і зберігання графічних об'єктів, працювати із формулами, графіками, діаграмами, а також програмувати на Visual Basic.

Ці переваги супроводжуються певними недоліками.

База складена у табличному редакторі буде не реляційною, а шинною. Тільки найпростіші запити на інформацію будуть можливі. І дану базу досить важко захистити від несанкціонованого доступу або уберегтися від випадкової помилки при вводі.

Для захисту даних доведеться скористатися вбудованою системою безпеки .

Таким чином даний файл відкриватиметься по мережі тільки для читання, а для відкриття і змін користувач вводить відповідні паролі. Слід пам'ятати, що ця система не є досконалою хоча б тому, що немає можливості відновити втрачений пароль, що призведе до незворотної втрати даних.

2) скористатися СУБД. Як уже згадувалося вище, СУБД - система управління базою даних - це програма, яка дає можливість вводити, зберігати, обробляти, шукати та видаляти дані. Це інформаційний продукт, який пасивну форму інформаційного ресурсу перетворює на активну.

Найбільш оптимальним варіантом для ВРНП ІФ ВАТ «буде СУБД реляційного типу Microsoft Access. Для створення бази даних можна скористатися одним із шаблонів або розробити власну базу дах «з нуля».

Для прикладу можна розглянути шаблон БД «Контракти». Ця база даних є актуальною для ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта», адже дає змогу прослідкувати за процесом укладання договорів,необхідних для функціонування підприємства, з іншими установами та організаціями.

Дана база даних буде містити:

- відомості про контракти;

- відомості про дзвінки;

- типи контрактів;

При запуску даного шаблону автоматично запускається майстер створення бази даних, що дозволить створити БД навіть користувачу. На екрані комп’ютера зображено вікно для вибору полів таблиць, з яких складатиметься реляційна база даних. Відмічаючи кліком мишки непотрібні дані у тій чи іншій таблиці, користувач формує власний інформаційний продукт, який дасть змогу покращити роботу з інформаційними ресурсами.

По завершенні роботи Майстра створення баз даних, прикладна програма формує базу даних по вибраних параметрах.

По завершенні формування оболонки бази даних, програма видає попередження про необхідність внесення первинних даних про підприємство - назва, адреса, телефон, факс тощо:

По завершенні цього процесу одержуємо чисту, незаповнену базу даних, яка, проте, цілком готова до