3) створення власної бази даних на основі мови програмування Visual Basic або Delphi. Цей спосіб вирішення є найбільш оптимальним із точки зору індивідуальності підходу, адже розроблятиметься така БД суто для ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта», однак суттєвими недоліками буде необхідність залучати сторонніх спеціалістів на договірній основі.

2.4 Шляхи вдосконалення організації управлінської інформації для функціонування трудових процесів підприємства

Сьогодні існує потреба перегляду уявлень про інформаційні ресурси, особливо у сфері обслуговування. У сфері обслуговування важливу роль посідає документування та інформаційні ресурси. Не є винятком і ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта», де виявлено ряд недоліків в організації інформаційних ресурсів: неефективний документообіг; відсутність власної бази даних; недосконалий веб-сайт.

Для того, щоб оптимізувати організацію інформаційних ресурсів ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» слід визначити основні етапи:

Оптимізація документообігу. ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» є підприємством у сфері обслуговування, яке задіяне у збуті продукції. Потоки вхідної кореспонденції і вихідних листів, а також внутрішніх документів є досить значними, тож проста оптимізація руху документів може зекономити час на пошуки потрібної інформації. Грамотно побудована система документообігу дозволяє значно підвищити ефективність управління компанією чи установою. На даному етапі на ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» ще рано говорити про автоматизацію всього процесу документообігу - однак, уже тепер варто враховувати потреби часу. «Електронний архів» підприємства уже не може задовольняти інформаційні потреби, адже це просто організований масив даних, без засобів навігації по ньому та можливості пошуку. Навіть без повної автоматизації документообігу це питання можна вирішити, застосувавши СУБД - систему управління базою даних чи СЕД - систему електронного документообігу. Найпростішою СУБД (окрім того вона постачається у стандартному пакеті Microsoft Office) є Microsoft Access. Дана СУБД є реляційного типу, а отже спрощує пошук, аналіз, підтримку та захист даних, оскільки вони зберігаються в одному місці. Популярність саме цієї СУБД зумовлено такими причинами [21]:

- доступність у вивченні та зрозумілість, що дозволяють їй бути
однією з кращих систем швидкого створення прикладних програм для
правління базами даних;

-можливість користуватися OLE-технологіями;

-інтеграція з пакетами Microsoft Office;

-підтримка WWW-ідеології;

-візуальна технологія дозволяє весь час бачити результати своїх дій,
корегувати їх;

- об'ємна і наочна довідкова система;

- наявність великої кількості „майстрів".

Певна незручність полягає у тому, що це прикладна програма, яка дає можливість створити базу даних на основі індивідуальних потреб користувача, а не готовий продукт, який можна адаптувати. Хоча MS Access містить низку шаблонів, для організації документообігу конкретного підприємства вони будуть недоцільними. ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» потрібно буде залучати стороннього спеціаліста для складання потрібної бази даних. На відміну від СУБД, застосування СЕД є набагато простішим. Система електронного документообігу націлена на організацію існуючих даних. Для прикладу можна розглянути можливості такої СЕД як «Євфрат Документообіг». До її переваг слід віднести те, що розробником є Росія, а отже не має потреби у значних пристосуваннях інформаційного продукту до наших реалій (зрозуміла мова, інтерфейс), невеликі запити стосовно оперативної пам'яті, зв'язок із MS Office тощо.

У системі «Євфрат Документообіг» передбачено можливість внесення документів за допомогою «Майстра вводу документів» - це покрокова процедура введення документів, що надає користувачу спеціальний інтерфейс у виді діалогових вікон і що дозволяє вибрати будь-яку можливість Євфрат по внесенню документів. Вибравши пункти меню Файл, Майстер створення документа..., у діалоговому вікні, що з'явилося, можна обрати такі режими внесення документів:

- внесення документів, розташованих на дисках комп'ютера
(одержання документів на основі файлів);

- сканер;

- Інтернет;

- створення нового документа за допомогою додатка (MS Word);

- створення нового документа за пропонованою формою.

У будь-якому разі, незважаючи на рішення керівництва на користь СУБД чи СЕД, слід реорганізувати документообіг, регламентувати його та проробити маршрути документів. Без регламенту документообігу у ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» і далі будуть заплутані маршрути проходження і страти документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв'язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод. Крім того, регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп'ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає більш дисциплінованим. Для компанії це означає, що первинні документи потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

Для складання регламентів документів доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу. Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції - докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції.

Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, слід провести тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз'яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у т. ч. пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в