Один із найбільш трудомістких - регламент документообігу супроводу руху товарів і послуг. Цей процес супроводжується великою кількістю документів, таких як накладна на внутрішнє переміщення, акт інвентаризації, прибуткова накладна, видаткова накладна, податкова накладна, акт браку, акт списання тощо.

У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити.

У ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, плановий регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником, як контролювати документообіг.

Регламент документообігу передбачає систему контролю потоків доку-ментів. Усі листи реєструються офіс-менеджером, а потім передаються директору. Він розподіляє документи для виконавців і ставить позначку «ДО», якщо потрібний особливий контроль. Це означає, що до заз-наченої на документі дати працівник повинен відзвітувати про виконання документа письмово або електронною поштою: які дії виконано, які результати і які проблеми виникли.

Одним з інструментів контролю документообігу є їх оцінка відповідно до заздалегідь визначених критеріїв, принаймні при реєстрації, взятті на контроль і знятті з нього, передаванні до архіву. Окремі елементи кожного з дах процесів вимірюються за кількістю документів, співробітників, зайнятих їх обробкою, часом обробки. Точність вимірів підвищується зав-дяки передаванню документів за маршрутами всередині компанії з ви-користанням реєстрів - форми, яка давно застосовується в діловодстві. Реєстр можна складати як в електронному, так і в паперовому вигляді, у формі таблиці, яка містить інформацію про те, від кого, кому, для яких цілей і в які терміни переданий документ. За необхідності можна включати до нього і додаткові відомості, наприклад, фактичний термін обробки документа. При тому в регламенті закріплюється час обробки, що дозволяє спрогнозувати час його надходження на наступний етап маршруту.

Використання реєстрів дозволяє нагромадити статистику обробки до- кументів, а за результатами вимірів можна визначити, коли виникають проблеми і з чим вони пов'язані. Це може бути кадрове питання (співро-бітник не справляється, збільшився обсяг роботи), інфраструктура (не вистачає копіювальної техніки) тощо. Безумовно, контролем і аналізом документообігу повинна займатися спеціальна служба або відділ, хоча на початковому етапі це може бути окремий співробітник, наприклад, офіс-менеджер.

Регламенти документообігу важливо не тільки створити, але й підтри-мувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Потрібно вчас-но їх коригувати, якщо щось змінилося в процесах. Якщо зриви на якомусь етапі носять постійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу.

Наступною проблемою, яку варто усунути є бюрократизація, оскільки надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність компанії.

Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повнова-жень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не по-трібна. Керівник підрозділу може наділити підлеглих певними повнова-женнями і не брати на себе вирішення усіх питань.

Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один - переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно.

Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з «ланцюжка» документообігу.

Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві «ланки» з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

ВИСНОВКИ

ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» є одним із відділень реалізації нафтопродуктів по Україні, і входить до складу ВАТ «Укрнафта» . Товариство функціонує в сфері обслуговування і займається роздрібною торгівлею світлими нафтопродуктами. РНП ІФ ВАТ «Укрнафта» зареєстровано як суб’єкт підприємницької діяльності в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України 31 березня 1994р. Підприємство є юридичною особою і здійснює свою діяльність згідно Статуту та колективного договору. ВРНП ІФ ВАТ «Укрнафта» має круглу печатку зі своїм повним офіційним найменуванням, штампи та інші необхідні реквізити для здійснення комерційної діяльності.

В даній роботі зроблено термінологічний аналіз понять „інформація" та „інформаційний ресурс". Інформація може бути представлена різними способами і у різному вигляді, але будь-яку інформацію можна характеризувати за певними ознаками: адекватність, якість, репрезентативність, змістовність, повнота, актуальність, своєчасність, точність, стійкість, достовірність, корисність, надмірність, достатність, доступність, однозначність, періодичність. В ході написання роботи виявлено, що незважаючи на різні визначення поняття „інформаційний ресурс",є ряд властивих тільки йому особливостей: на відміну від інших (матеріальних) ресурсів інформаційний ресурс практично невичерпний; по мірі використання він не зникає, а зберігається і навіть збільшується; він не самостійний і сам по собі має тільки потенційне значення; ефективність його використання пов'язана з ефектом непервинного виробництва знань, інформаційна взаємодія дозволяє отримати нове знання ціною значно иенших витрат в порівнянні з витратами праці, енергії, часу на його пряме генерування; він виникає в результаті не просто розумової праці, а її творчої частини. В роботі зроблено аналіз класифікації інформаційних ресурсів і виявлено, що вона не є повною, оскільки не охоплює всі ознаки та особливості інформаційного ресурсу. Дана класифікація необхідна для систематизації інформаційних