Тема 2: Ділова кореспонденція
«Ділова
кореспонденція»
ЗМІСТ
1.РОЗДІЛ І. Ділові листи, їх реквізити та класифікація………………………3
1.1.Ділові листи, їх ознаки і класифікація………………………………….3
1.1.1. Поняття «діловий лист»…………………………………………...4
1.1.2. Класифікація листів………………………………………………..5
1.2.Вимоги до оформлення ділових листів…………………………………6
1.2.1. Реквізити листів та їх оформлення………………………………..7
1.2.2. Вимоги до тексту листа…………………………………………...10
2.РОЗДІЛ ІІ. Етикетне оформлення ділових листів…………………………..12
2.1.Етикет ділового листування…………………………………………….12
2.1.1. Правильне написання ділових листів…………………………….13
2.2.Оформлення ділових листів різних видів………………………………18
2.2.1. Нумерація сторінок у листах. Рубрикація………………………..19
2.2.2. Оформлення листа-повідомлення, гарантійного листа,
листа-запита, листа-відповіді на запит, листа-підтвердження,
супровідного листа, листа-прохання, листа-відповіді на прохання…..21
2.2.3. Оформлення листа-нагадування, листа-претензії, листа-відповіді
на претензію, рекомендаційного листа, листа-подяки, листа-вибачення,
листа-вітання, листа-запрошення………………………………………..26
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………………...33
ДОДАТКИ………………………………………………………………………..34
1.РОЗДІЛ І. Ділові листи, їх реквізити та класифікація.
1.1. Ділові листи, їх ознаки і класифікація.
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.
Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
1.1.1. Поняття «діловий лист».
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
1.1.2. Класифікація листів.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать;
листи-прохання;
листи-звернення;
листи-пропозиції;
листи-запити;
листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
листи-попередження;
листи-нагадування,
листи-підтвердження;
листи-відмови,
супровідні листи;
гарантійні листи;
листи-повідомлення;
листи-розпорядження.[Гуменюк І.М. С.180].
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й
колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
1.2. Вимоги до оформлення ділових листів.
Написання ділового листа - це справжнє мистецтво, адже тексти
листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб
оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення
ділової кореспонденції.
Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб
лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне
недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни
тону.
Пам'ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, який
естетично і грамотно оформлений.
1.2.1. Реквізити листів та їх оформлення.
Реквізити листа та їх оформлення:
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом:
1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка
або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації, установи чи підприємства.
Відтворюється поряд із назвою організації.
Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.
Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.
5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у її верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2008 р). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
Адресат. Листи адресують організації, установі чи під-приємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:
Друкарня видавництва „ Україна " Савченку В. В.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить
у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому. Наприклад:
Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63
Бондаренку П.П.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:
Директорові загальноосвітньої
середньої школи № І
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
Ректорові Прикарпатського національного
Університету ім. В. Стефаника
проф. Остафійчуку Б.К.
До реквізиту „адресат" може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:
Правління ЖБК „ Мир-98 "
Відділ кадрів
Васильченку Ф.К.
04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки.
Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з "Кому", а потім указують "Куди".
10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або
подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та
пропозицій.
11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом
з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або
ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:
Додаток: на 4 арк. у 2 прим.
якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід
перерахувати із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додатки:
1.Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.
2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у І