прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на 10 арк.
12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу, Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.
1.2.2.Вимоги до тексту листа.
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:
- Правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що, діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним).
Змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності.
Послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:
Хотіли б також нагадати про...
Водночас хочемо наголосити на...
Вважаємо за доцільне (потрібне)...
Хотілося б звернути Вашу увагу...
Не зайвим буде нагадати...
Крім зазначених вище причин...
Зважте також і на те...
-Мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень.
-Точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції т глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань.
- Доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.
Висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад: Ви ще не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції.
2.РОЗДІЛ ІІ. Етикетне оформлення ділових листів.
2.1. Етикет ділового листування.
Написання ділового листа - це справжнє мистецтво, адже тексти
листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб
оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення
ділової кореспонденції.
Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.
2.1.1.Правильне написання ділових листів.
Під час написання ділового листа необхідно дотримуватися таких правил:
Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім'я та по батькові)!
Шановний пане/пані...!
Шановні панове!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
Високошановний пане... !
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажаний міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний директоре!
Високоповажний пане прокуроре!
Шановний суддя!
До Президента держави слід звертатися так:
Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте!
Високоповажний Пане Президенте!
Пане Президенте!
Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:
Всечесніший Отче Павле!
Всесвітліший Отче!
Виажопреподобний Отче!
Ваше Блаженство!
Блаженніший і дорогий Митрополите!
Високопреосвященний Владико Митрополите!
Ваша Святосте (до Патріарха)
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок „Шановна Оксана Дмитрівна!", „Шановний директор" є ненор-мативною.
Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.
Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за….
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
Цей лист - вияв нашої вдячності за. .
Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
Дозвольте висловити свою вдячність...
У листах-підтвердженнях варто скористатися таким початковими фразами:
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...
Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро В вдячні...
До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханням Початковими фразами таких листів можуть бути такі:
Будь ласка, повідомте нам про...
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...
Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву фонд...
Просимо Вас терміново оплатити рахунок...
Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати кінцеву відповідь...
Просимо прийняти замовлення...
У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися ч запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:
Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...
Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…
Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення....
Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:
Змушені нагадати Вам, що...
Вважаємо за свій