2.2.2. Оформлення листа-повідомлення, гарантійного листа,

листа-запита, листа-відповіді на запит, листа-підтвердження,

супровідного листа, листа-прохання, листа-відповіді на прохання.

Лист-повідомлення

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад ... (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...

Гарантійний лист

Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування - у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій

філії.

Наприклад: Шановний пане... !

На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) оросимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.

Оплату гарантуємо. З повагою ...

Лист-запит

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі-запиті обов'язково вказуємо:

Наприклад:

Шановні панове!

Наша компанія є одним із провідних виробників пральних машин. Зважаючи на виробничі потреби, нам необхідно придбати значну кількість електромоторів потужністю...

Чи не змогли б Ви надати нам комерційну пропозицію на постачання таких моторів? У пропозиції просимо повідомити ціни на замовлення... моторів нарік. Просимо також вказати вартість транспортування.

Чекаємо на Вашу докладну пропозицію.

З повагою...

Лист-відповідь на запит

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.

Якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта - це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Наприклад:

Шановні панове!

Дякуємо Вам за запит від ... (дата) на постачання ... (назва товару). Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду.

Про кінцеве рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою....

Лист-підтвердження

Це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів.

Наприклад:

Шановні панове!

Щиро вдячні Вам за пропозицію постачити ... (назва товару), щ її містить Ваш лист від... (дата), якого ми щойно отримали і передали на розгляд до технічного відділу.

Просимо Вас зачекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою...

Супровідний лист

Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від… (дата) надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Лист-прохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакету такі цінні папери: ... акцій за ціною ... Ліміт чинний до ... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка.

Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок..

З пошаною…

Лист відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

У листі від.... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за ... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання -переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать : на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від…(дата), у якому ви просите матеріально підтримати благодійний фонд «Святої Марії». Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок..

З повагою…

2.2.3. Оформлення листа-нагадування, листа-претензії, листа-

відповіді на претензію, рекомендаційного листа, листа-подяки,

листа-вибачення,листа-вітання, листа-запрошення.

Лист-нагадування

Це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав'язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він