опинився.
Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов'язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим. Наприклад:
Шановний пане… !
Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №... від... (дата) минув.
Будемо Вам щиро вдячні, якщо до... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму...
Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.
Залишаємося з повагою...
Лист-претензія, рекламаційний лист
Це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, не-відповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.
Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, платі штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).
Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім претензію. Наприклад:
Шановні панове!
Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.
Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар.
Чекаємо на відповідь,
З повагою...
Лист-відповідь на претензію
Це службовий лист, у яшму пояснюються причини певних порушень або переконливо доводиться безпідставність претензії чи скарги.
Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважа-єте їх безпідставними.
Якщо надіслана претензія є обгрунтованою, то вам спід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів. Зробити це можна так:
Шановні...!
Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.
Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту від-повідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.
Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів!
З повагою...
Рекомендаційний лист
Це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.
Рекомендаційного листа подають під час клопотання про поса-ду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Ці відмінності полягають у таких моментах:
- рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;
за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;
особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;
у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок –"рекомендую" чи "не рекомендую".
Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:
з якого часу ви знаєте особу чи фірму;
рівень її професійної майстерності;
чи має вона авторитет;
які досягнення має особа тощо.
Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа,
яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо
відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність
рекомендації - справа вашої честі.
Наводимо приклад листа-рекомендації:
Шановний...!
Дозвольте представити Вам пані ... (прізвище, ім'я, по батькові), яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.
Пані... (ім'я) працювала в нашій фірмі протягом … років на
посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва, займалася розробкою та подальшою реалізацією комплексних рекламних кампаній.
Пані... зарекомендувала себе як людина принципова, досвідчена, сумлінна. Вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.
Гадаю, що прийнявши…(ім'я, по батькові) на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.
З щирою повагою до Вас....
Лист-подяка
Це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.
"Кодекс ввічливості" ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоб висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої і порядної людини.
Наприклад:
Шановні панове!
Учора... (дата), ми завершили переговори з паном... (прізвище) і сподіваємося, що досягнуті результати с взаємовигідними.
Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за візит пана ... (прізвище). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між паном ... і керівництвом нашої фірми.
Ще раз дякуємо.
Колектив фірми...
Лист-вибачення
Це службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.
Наприклад:
Шановні панове!
Щиро просимо вибачення (перепрошуємо) за прикре непорозуміння, що сталося ...(дата) у програмі „Доброго ранку, Україно". Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик Вашого концерну.
Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов'язуємося відшкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі користуватиметеся нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь.
Ще раз просимо вибачення.
З повагою...
Лист-вітання
Це різновид службового листа, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята,