Дослідження даному питанню присвятив Пахомов В.М. Ділова українська мова, а саме навів вимоги до документів, зокрема розкрив питання самостійної роботи з документами.

Формуляром документа називається сукупність реквізитів, з яких
складається документ. Формуляр, характерний для конкретного виду
документів, називається типовим формуляром.

Типовий формуляр характеризується визначеною кількістю реквізитів,
розміщених у суворій послідовності. Наприклад, у формуляр заяви входять
такі реквізити: адресат, автор, вид документа, текст, дата, підпис. Згідно
ДСТУ 27-32-2004 «формуляр (службового) документа - це склад та
послідовність розміщення реквізитів у службовому документі» [11, с. 7].

Формуляри різних документів складалися протягом багатьох віків.
Спочатку документ представляв собою єдиний текст, у якому не виділялися
ніякі реквізити. Так, реквізити - автор, дата, адресат входили у вступну або
завершальну частину тексту. Але водночас уже в глибоку давнину кожний
вид документа оформлявся по-різному. Визначений різновид документа
набирав все більш стійкої форми викладу змісту, однотипного оформлення
його окремих реквізитів. Поступово до початку XVIII ст. кожний реквізит
набував самостійного значення, займав постійне місце в формулярі, його
оформлення і розташування визначалося нормативними актами.

У радянський період увага надавалася введенню єдиних зразків в
оформлення і склад документів, були розроблені перші державні стандарти
на документи, що стосувалися, головним чином, їх форми, розміщення
реквізитів.

У 60-і роки XX ст. уніфікація і стандартизація документів висувається як
одне з складових завдань у загальній проблемі створення Єдиної державної
системи діловодства. У 1965-1975 рр. розроблені стандарти, що
встановлювали вимоги до окремих систем документації, які застосовували у сфері управління (зовнішньоторговельній, внутрішньоторговельній, організаційно-розпорядчій, первинній, звітній і ін.) [ 39, с. 113].

1. 2. З історії розвитку формуляра-зразка

При створенні уніфікованої системи документації чи групи документів
розроблюється, як правило, формуляр-зразок. Формуляр-зразок - графічна
модель побудови багатьох документів; це сукупність розміщених у певній
послідовності реквізитів, притаманних всім видам даної системи документів.
Він встановлює формати паперу, розміри полів (берегів), розміщення всіх
частин (постійних і змінних) реквізитів, характерних саме для певної групи
документів і визначає межі розміщення кожного реквізиту.

Прийнята в формулярі-зразку послідовність розміщення реквізитів
повинна відображати найчастіше вживаний варіант при наявності деяких
розбіжностей у конкретних документах вихідної більшості. Ця властивість
документів дозволяє не тільки успішно удосконалювати процеси
документування в традиційних «ручних» технологіях, але і, виявивши спільні
принципи архітектури документів управління, перейти до автоматизованого
проектування необхідних документів у комп'ютерних (інформаційних)
технологіях.

Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді креслення, яке
містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису реквізитів,
вказуючи послідовність їх оформлення і взаємного розміщення у межах
виділеної площі. У практиці традиційної технології більше прижився перший варіант або сполучення двох, у комп'ютерних технологіях переважає
описовий варіант.

Відповідно до ДСТУ 2732-94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», «формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити».

ДСТУ 2732-2004 надає таке визначення формуляра-зразка - «це модель
побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його
застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної
сітки та реквізити» [11, с. 7].

Застосування державних стандартів вводить однаковість в оформлення
документів, що є необхідною умовою для механізації і автоматизації роботи з
ними, підвищує культуру управління праці. У 1972 р. були затверджені перші
два стандарти на організаційно-розпорядчу документацію: ГОСТ 6.38-72 -
«Основные положения» і ГОСТ 6.39.72. - «Формуляр-образец». При розробці
стандартів на організаційно-розпорядчу документацію насамперед був
визначений максимальний склад реквізитів цієї категорії документів.

У державному стандарті («ГОСТ 6.39-72) - «Формуляр-образец» -
наводяться такі реквізити:

26.Відмітка про надходження [5, с. 3].

Стандарти закріпляють за кожним реквізитом суворо визначене місце,
що особливо важливо при механізації робіт з документами. Кожному
реквізитові з постійною інформацією відводиться місце з врахуванням
максимального набору друкованих знаків при його написанні. Реквізити в
формулярі-зразку розміщені з врахуванням послідовності операцій по
підготовці, оформленню і використанню документа.

Відповідно до ГОСТу 6.38-90 «Унифицырованные системы
документации. Система организацыонно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» формуляр-зразок документів містив
такий склад реквізитів:

документа.

9.Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер
телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факса, номер
рахунку в банку.

Порівнюючи цей склад реквізитів і склад реквізитів ГОСТу 6.39-72 -
«Формуляр-образец», можна визначити деякі зміни.