У селищній раді функціонує такий документи як вказівка -
організаційно-розпорядчий документ, який видається одноосібно і містить
адресні настанови щодо розв'язання окремих завдань. Вказівки видаються
під час оформлення відряджень, вирішення організаційних питань, доведення
до виконавців нормативних матеріалів тощо. За допомогою вказівок до
відома апарату безпосередньо доводяться положення законодавчих і
нормативно-правових актів, роз'яснюється порядок їх використання [24 с.
76].

Реквізити типового формуляра вказівки (додаток ) такі:
07 - назва організації;

10- назва виду документа;

11- дата;

12- реєстраційний індекс;

14 - місце складання або видання;
19 - заголовок до тексту;
21 - текст;
23 - підпис.

Особливого поширення у селищній раді набув такий вид документів як
заява. Заява - це такий документ, який містить прохання чи пропозицію
приватних або юридичних осіб і адресується організації чи посадовій особі з
метою реалізації своїх прав та інтересів.

Заяви, що складаються, селищною радою називаються службовими і
підлягають спеціальному обліку в діловодстві. Заяви, адресовані селищній раді від громадян називаються особовими і зберігаються в
особових справах. Заяви, що застосовуються у селищній раді, бувають
простими, якщо їх текст стосується одного питання і не супроводжується
додатком, і складними, якщо заява містить декілька питань або додаток, який

становить собою перелік документів, що засвідчують чи підтверджують
викладені в заяві факти.

Типовий формуляр заяви (рис. 2.7.) міститиме такі реквізити:
07 - назва організації (адресант);
11 - дата;
16 - адресат;

10 - назва виду документа;

21- текст документа;

22- відмітка про наявність додатків (при потребі);

23- підпис.

Одним із видів документів з кадрово-контрактних питань апарату є
автобіографія. Автобіографія - це такий документ, у якому людина викладає
основні етапи своєї життєдіяльності [34, с. 33].

У Єзупільській селищній раді автобіографії створюють на форматі паперу А4 лінійно-рукописним записом.

Даний документ є одним із різновидів ділових паперів, що супроводжують процес складання трудового договору. Тому автобіографії належать до внутрішніх документів селищної ради.

Формуляр-зразок автобіографії містить такі реквізити ( додаток ):

10- назва виду документа;

11- дата документа;

19 - заголовок до тексту документа;

21-текст, у якому зазначають: прізвище, ім'я, по батькові; дату
народження; місце народження; відомості про освіту; відомості про трудову
діяльність; короткі відомості про склад сім'ї;

23 - підпис.

Іншим видом документів селищної ради є характеристика.
Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних
якостей працівника [60; с. 60]. Характеристика подається при влаштуванні на роботу, при висуванні на виборні посади. Характеристика
складається на вимогу працівника або на письмовий запит іншої установи.

Нами запропоновано створити типовий формуляр характеристики
Додаток ), який містить такі реквізити:

10 - назва виду документа;

11- дата документа;

19-заголовок до тексту (прізвище, ім'я, по батькові у родовому
відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата
вродження; посада);

21-текст, який містить такі відомості: трудова діяльність працівника;
ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни; моральні якості;
висновки; призначення характеристики (якщо потрібно);

23 - підпис;

26 - відбиток печатки.

Дана уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на
підвищення ефективності управлінської діяльності, що забезпечується
використанням єдиних форм документів, також вона призначена для
зменшення кількість витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком
необхідної інформації при оформленні документів. За допомогою створених
нами формулярів усі документи у селищній раді матимуть єдині
норми і у працівників апарату не виникатимуть труднощів при їх
оформленні та використанні, також зменшиться кількість документів, які
використовують в управлінській діяльності та досягнеться однаковість у їх
складанні. Частину документів з низьким рівнем стандартизації можна буде
віднести у документи з високим рівнем стандартизації.

У селищній раді для відображення деяких видів робіт,
пов'язаних з їх експертизою, використовується такий документ як висновок.
Він є вхідним документом. Висновок містить думку, висновки установи, комісії з якогось питання.

Для формуляра висновків (Додаток ) характерні такі реквізити:

07 - назва організації;

10- назва виду документа;

11- дата документа;

12- реєстраційний індекс документа;
19 - заголовок до тексту документа;
21 - текст;

23 - підпис;

26 - відбиток печатки.

Голова апарату селищної ради перевіряє ведення діловодства і вимагає від працівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Відповідальність за організацією ведення діловодства в селищній раді несе голова селищної ради.

Відповідальність за організацію ведення діловодства в апараті, а також збереження документів покладається на секретаря апарату. Відповідно до вимог національних стандартів всі службові документи оформлюються на бланках. У апараті є стандартні бланки особових карток державних службовців (форма № 2-ДС), які затверджені наказом Мінстату України від 26.12.1995 року. В особових картках є такі розділи як: загальні відомості про особу; продовження терміну перебування на державній службі; просування по службі в державному органі; відпустки, дисциплінарна відповідальність; заохочення, нагороди, почесні звання, зарахування до кадрового резерву, підвищення кваліфікації; відомості про військовий облік. Відділ оформляє документи про прийняття присяги, декларації про доходи, забов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця щодо себе та членів своєї сім’ї. У апараті ведення діловодства здійснює спеціально виділений для цього працівник, відповідний за ведення діловодства та архіву.

Єзупільська селищна рада здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

Документи, які надсилаються зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською мовою або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Як правило, всі службові документи Єзупільської селищної ради мають оформлюватись на бланках. Для листування з постійними закордонними кореспондентами виготовляються бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників,окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені кількох або більше організацій, оформлюється не на бланках.

Для економії часу спеціалістів на